席番号：印刷した書類に何が出るか

席次づくりの大半は、だれとだれを同席させるかを決める作業です。その下にもうひとつ小さな決めごとがあります。人に手渡す紙に載るのは、卓でしょうか、それとも椅子でしょうか。

どちらにしてもゲストには椅子がある

ここが多くの人にとって意外なところで、そして全体の鍵になります。

ゲストを椅子の上にドラッグすれば、その椅子がその人の席になります。卓の中央にドラッグすれば、手で置かなかった人たちとまとめて、アプリが順番に椅子を埋めます。どちらにしても、着席するゲスト全員に席がある状態で計画は仕上がります。卓が並ぶ部屋は、椅子が並ぶ部屋だからです。

つまり、あなたが何をしても椅子は決まります。問題は、計画に席の位置があるかどうかではありません。それを決めるのがあなたでありたかったかどうか、そして印刷する書類にそれを書く必要があるかどうかです。

この番号は、出てくる場所すべてで同じになるようにしてあります。ケータリングが手元の表で読む番号は、画面に見えている番号とも、共有リンクでゲストが見る番号とも一致します。

自分で椅子を決める

その椅子であること自体に意味がある場面では、手間をかける価値があります。

• メインテーブル。 位置そのものが本題です。新郎新婦のどちら側にだれが座るかは決めごとであって、ドラッグの順番による偶然ではありません。
• 席番号を刷った席札。 紙がゲストに椅子を伝えるなら、その椅子はあなたが選んでおきたいはずです。
• 長い流し卓。 二十人の卓では「同じ卓」に意味がありません。すぐ隣なのか九席離れているのかが、体験のすべてです。
• 特定の位置が必要なゲスト。 出口の近く、通路側、スピーカーから遠い場所、壁ではなく会場のほうを向いた席。

それ以外の場面では、卓の上にドロップしてアプリに椅子を埋めさせるほうが、同じ仕事をより少ない判断で片づけられます。当日ゲストが自然に座る丸卓が、いちばんはっきりした例です。

知っておくとよい点がひとつ。複数のゲストをまとめてドラッグすると、狙った椅子に入るのは最初のひとりだけです。残りは卓に入ります。複数人のドラッグにドロップ地点はひとつしかなく、三人で椅子をひとつ分け合うことはできません。

書類から席番号を外す

席番号は書類ごとに選びます。書類のページの、ダウンロードボタンの隣です。席番号のチェックを外すと、その書類は番号なしで印刷されます。

書類ごとになっているのは、書類によって必要なものが違うからです。

• 席札が椅子を示すなら、番号が載っている必要があります。
• 受付のご案内リストは、まず卓まで案内して、席は本人に見つけてもらうのが普通です。
• ケータリング用の表は、料理を卓ではなく位置に出すなら番号が要ることもあります。
• お礼リストには席の情報が入らないので、そこにこの選択肢は出てきません。

この選択はダウンロードする書類にだけ効き、計画そのものは変わりません。ここでチェックを動かしてもゲストは動きませんし、同じ計画を二通りに印刷して別々の相手に渡すこともできます。

気が変わったとき

ここでの選択は取り消せない約束ではありません。特定の椅子に置いたからといって固定されるわけではなく、自動配席はほかの人と同じようにその人の周りを組み替えますし、組み替えた計画もそのまま動きます。

配置を組み替えの後も残したいときのために、ゲストごとのロックがあります。これは別の、意図して行う操作です。

迷ったときは

人を卓にドロップして、椅子はアプリに埋めさせてください。

特定の椅子が意味を持ちはじめた時点で、その椅子を指定できます。メインテーブル、通路側が必要なひとりのゲスト、そうした場面が出てきても、戻ってやり直す必要はありません。そして印刷するときに、手元の書類に番号が要るかどうかをそこで決めれば十分です。