The Table Plan をはじめる

The Table Plan なら、手つかずのゲストリストから、共有できる完成した席次表まで、たった一日の午後で仕上げられます。このガイドでは、結婚式の作成から、会場やケータリング業者に必要なものを渡すところまで、いちばんうまくいく順序ですべてのステップを解説します。

結婚式を作成する

app.thetableplan.com/signup にサインインして、新しい結婚式を作成します。挙式日と会場名を入力してください。どちらもケータリング業者や会場コーディネーターと共有するエクスポートに表示されるため、最初から正しく入力しておく価値があります。

他の誰かの計画を手伝っている場合は、複数の結婚式を作成できます。また、大切な当日を迎えるまで、作成途中のプランに何度でも戻れます。

ゲストリストを追加する

ゲストを取り込む方法は 2 通りあります。

CSV ファイルをインポートする方法は、すでにスプレッドシートがある場合や、Zola、The Knot、Joy などの計画ツールからエクスポートしたデータがある場合に便利です。インポート機能は名（ファーストネーム）の列がある CSV であれば何でも受け付け、見出しが一致すれば姓、世帯（またはグループ）、メール、食事メモ、タグを自動で読み取ります。RSVP ステータスなどの余分な列は単純に無視されます。列の詳しい対応表と世帯のルールについては、結婚式のゲストリストをインポートするをご覧ください。

ゲストを手動で入力する方法は、リストがまだ固まっていない場合に向いています。名、姓、任意のメモを入力してください。The Table Plan はすぐに保存するので、変更を失うことはありません。

The Table Plan はリストにあるゲストを着席させるため、すでに出席が確定している人を取り込んでください（これは RSVP を追跡するツールではなく、着席用のツールです）。人数が変わったらゲストを追加または削除すれば、プランとすべてのエクスポートがただちに更新されます。

世帯とグループ

ゲストを世帯にまとめると、誰が一緒に来場し、隣り合って座りたい可能性が高いかを The Table Plan に伝えられます。たとえば、夫婦、子ども連れの家族、同じホテルを予約した友人のグループなどです。自動着席機能はゲストを各テーブルに振り分ける際にこれらのグループを尊重します。

いつでも誰でも別のグループに割り当て直せますし、個人として扱う必要がある場合はグループから完全に外すこともできます。

会場をレイアウトする

フロアプランエディタを開き、要素をキャンバスにドラッグして会場に合わせます。

テーブルには円形と宴会用（長方形）の形があります。各テーブルの席数を設定すると、ゲストを配置していくにつれて The Table Plan が着席状況を追跡します。円形テーブルは通常 6 名から 12 名を着席させます。8 名か 10 名が、反対側の人が黙り込むことなく一つの会話を保てるテーブルの理想的な人数です。宴会用テーブルは納屋風の会場や、大人数の親族を並べる場合に向いています。

壁や部屋の境界を使うと会場の形をなぞれるので、フロアプランが実際の空間のように見えます。これにより、あなたも会場コーディネーターも、宙に浮いたテーブルの格子を読み解く必要がなく、ひと目でプランを把握できます。

ダンスフロア、ステージ、バーのエリアは固定要素として利用できます。ダンスフロアやスピーカーの近くのゲストは、静かな一角のゲストとは夜の過ごし方が違うことが多いため、正確に配置することが大切です。誰をどこに座らせるか決めるときに、その点を考慮してください。

レイアウトを保存したら、空のフロアプランのコピーを印刷して会場の下見に持っていけます。すべてを確定する前に、コーディネーターがテーブルの位置を確認し、通路や非常口に関する制約を指摘してくれます。

着席ルールを設定する

同じテーブルにはどうしても座れないゲストがいます。最近離婚した両親、仲たがいした親族、一度も会ったことのない元パートナーと新しいパートナーなどです。着席ルールを使えば、自動着席を実行する前にそうした制約を書き留めておけるので、何週間もかけて積み上げた社会的な配慮をツールが崩してしまうことはありません。

ルールは、その対象となる人のところにあります。ゲストを開き、対象のゲストを選び、そのゲストの着席ルールセクションを使ってください。離すか同席させるを選び、相手の人か世帯を選んで、ルールを追加を押します。自動着席は設定したすべてのルールに従い、各ルールは守られているか破られているかを表示します。

ルールは、すべてかゼロかである必要はありません。別々のテーブルが厳しいほうの指定です。隣接なしは、隣り合う席でなければ同じテーブルを共有できるという指定で、同席が不可能というより気まずいだけの二人にはたいていこちらが適しています。誰がそのルールを求めたのか、その理由も自分の言葉で記録できます。このメモは非公開で、印刷物にも書き出しにも、ゲストに送るリンクにも決して出ません。

アクセシビリティ上の必要はルールではなく、ここには入りません。通路側の席、段差のない経路、ベビーカーの置き場所が必要なゲストは、そのゲスト自身の記録の食事とアクセシビリティに記入します。そうすれば、その必要は一度の着席判断ではなく、その人について回ります。

ゲストを自動で着席させる

フロアプランが整い、着席ルールを設定したら、自動着席を実行します。ツールは確定したゲストを各テーブルに振り分け、世帯を尊重し（グループをまとめて）、着席ルールを守り、どのテーブルも目立って空かないよう着席状況のバランスを取ります。

自動着席が生み出すのは最初の下書きであって、完成したプランではありません。結果を確認し、ゲストをテーブル間でドラッグして動かしてください。誰の隣に誰が座るかを決めたい場合は、テーブル内の特定の席へ動かすこともできます。変更は着席人数のカウントとフロアプランの表示にリアルタイムで反映されます。

テーブルが定員を超えている場合や、着席ルールが破られている場合（たとえば、それを破らずに実現できる解がなかった場合）は、The Table Plan がそれを示すので、手動で解消できます。

グループ分けの判断、難しい家族関係、主賓テーブルの配置の背景にある計画の考え方については、結婚式の席次表ガイドが全体像を解説しています。

成果物をエクスポートする

プランが固まったら、それぞれの人が必要とするものをエクスポートします。

会場フロアプラン：テーブルの位置、テーブル名または番号、席数を示す PDF です。会場コーディネーターが当日、部屋を設営するのに使います。

ケータリング用シート：すべてのゲスト、そのテーブル、食事メモを一覧にしたものです。ケータリング業者がサービス提供に使うほか、メニューを確定した際に提出した人数の確認としても役立ちます。

席次表の掲示：すべての名前と割り当てられたテーブルを載せた、ゲスト向けの五十音順（アルファベット順）の一覧で、印刷したり、部屋の入口のイーゼルに掲示したりできる形式です。ゲストは到着時にこれを見て、まっすぐ自分のテーブルへ向かいます。テーブル内で誰がどこに座るかを決めたい場合は、席ごとの個別の席札をエクスポートすることもできます。

変更を加えるとすべてのエクスポートが自動で更新されるため、直前の入れ替えの後で印刷し直すのも、一から作り直すのではなく数秒で済みます。

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始める準備はできましたか？席次表を作りはじめると、今日じゅうに最初の下書きが仕上がります。