ゲストのアクセシビリティと快適さ

ゲストの中には、会場に対して何かが必要な方がいます。段差のない入口、話が聞こえる席、十分ほど腰かけられる静かな場所、隣にいる付き添いの方。

そのほとんどは手配が容易で、そのほとんどは直前になると容易ではなくなります。このページは、それを早めに済ませることと、そのうちどの半分を席次が引き受けるかについてのものです。

あなたの席次がすでに会場へ伝えていること

どのゲストにも七つの配慮を付けられます。段差のない動線、聞こえ方、見え方、静かな場所、付き添いの同席、扉の近く、バーから離れた場所。

これらの印はあなたのためだけのものではありません。会場向け資料はそれを卓ごとにまとめ、会場とレンタル業者が使う用紙に印刷します。おかげで「卓4：段差のない動線が必要なゲストが二名」が、前日の朝に什器を並べる担当者まで届きます。

その用紙に名前は意図的に載せません。 会場は椅子を並べるのであって、だれかを迎えるわけではありません。必要なのは場所と配慮の内容です。進行担当者向けの資料には名前が残ります。あいさつをするのは進行担当者だからです。

配席にまつわる半分はこれで片づきます。ここから先は、あなたにしかできない半分です。

会場に尋ねないと分からないこと

あなたの席次は、だれに段差のない動線が必要かを知っています。会場にそれがあるかどうかは知りません。尋ねてください。それも、部屋についてではなく、道のり全体について尋ねてください。

• 駐車場から挙式会場、食事の会場、お手洗いまで、段差のない道のりはありますか。入口は段差がなくても、バーまでに三段ある会場もあります。
• 多目的トイレはどこにあり、施錠されていますか。鍵がバーの奥に置かれているのは、前もって知っておく価値のある問題です。
• エレベーターはありますか。夜間も係員がいて動いていますか。
• ヒアリングループはありますか。メイン会場だけでなく、挙式の部屋も対象ですか。
• 送迎の車はどこまで近づけますか。
• 廊下でもお手洗いでもない、静かに座れる場所はありますか。

書面で残るよう、メールで尋ねてください。まだ間に合うなら、契約前に尋ねてください。

ゲストへの尋ね方

だれにもアクセシビリティの調査票を送らないでください。事務手続きのように読めますし、何かが必要である可能性がもっとも高い方ほど、大丈夫ですと答えがちです。

すでに送っているものの中で、一度だけ、開かれた形で尋ねてください。

その日を過ごしやすくすることが何かあれば、教えてください。会場への入りやすさ、お席のこと、どんなことでもかまいません。手間ではありませんし、いま伺えたほうがありがたいです。

そのうえで、すでに気にかかっている方には、一対一で直接尋ねてください。股関節を手術したばかりの叔母への一本の電話は、どんな調査票でも得られない率直な答えをもたらします。

聞いたことは、聞いたその日に書き留めてください。七つの印は、まさにそのためにあります。

ご年配のゲスト

年齢は障害ではありませんし、ご年配のゲストの多くは何も求めません。それでも以下の点は、最後まで残るか、スピーチのあとで帰るかを分けます。

• 温度。 ご年配のゲストは寒い会場を早く感じ、暑いテントをつらく感じます。どこに風が通るか尋ねてください。
• お手洗いまでの距離。 その道のりを六回行く方が、そのたびに会場を横切るべきではありません。
• 音楽越しに聞こえるか。 生演奏はいちばん近い卓では、午後三時にしらふで想像するよりずっと大きく響きます。スピーカーから離すことは、神経質な話ではなく本物の配席判断です。
• 肘掛けのある椅子。 肘掛けのない低い椅子から立ち上がることは、一部のゲストにとってその日いちばん身体にこたえる動作になります。どんな椅子か会場に尋ねてください。
• 帰れること。 出口に近い席は、九時ごろに何も告げずに退出する余地を残します。

その多くは配席の印になります。扉の近く、バーから離れた場所、静かな場所。

当日

進行担当者には、だれに目を配るべきかを名前で伝えてください。それは進行担当者向け資料が担い、会場用の用紙が担わないものであり、あらかじめ整えられていた配慮と、たまたま気づかれた配慮との違いになります。

そのあとは手放してください。書き留めてあり、会場はそのように整えられ、リストはほかのだれかが持っています。