Stoelnummers: wat je geprinte documenten laten zien

Het meeste werk aan een tafelindeling zit in beslissen wie bij wie zit. Daaronder ligt een kleinere beslissing: noemt het papier dat je mensen in handen geeft een tafel of een stoel?

Elke gast heeft hoe dan ook een stoel

Dit is het deel dat mensen verrast, en het is de sleutel tot het geheel.

Sleep een gast op een stoel en dat is de stoel die hij krijgt. Sleep hem naar het midden van de tafel en de app vult er een stoel voor in, op volgorde, samen met iedereen die je niet met de hand hebt geplaatst. Hoe dan ook eindigt je indeling met een plaats voor elke geplaatste gast, want een zaal vol tafels is een zaal vol stoelen.

De stoelen worden dus sowieso bepaald. De vraag is niet of je indeling stoelposities heeft. De vraag is of jij degene wilde zijn die ze koos, en of het geprinte document dat moet vermelden.

Dat nummer is overal waar het opduikt hetzelfde, en dat is met opzet: wat de cateraar van het blad afleest, komt overeen met wat jij op het scherm ziet en met wat een gast via de deellink ziet.

Zelf de stoelen kiezen

De moeite waard waar de specifieke stoel betekenis draagt:

• De hoofdtafel. De positie is het hele punt. Wie aan welke kant van het bruidspaar zit is een beslissing, geen toeval van de volgorde waarin je sleepte.
• Naamkaartjes met een plaats erop. Als het papier een gast vertelt welke stoel, wil je die waarschijnlijk zelf gekozen hebben.
• Lange banketttafels. Aan een tafel voor twintig betekent "dezelfde tafel" niets. Of iemand naast je zit of negen plaatsen verderop, is de hele ervaring.
• Een gast die een bepaalde plek nodig heeft. Dicht bij een uitgang, aan de gangkant, weg van de speakers, met zicht op de zaal in plaats van op de muur.

Overal elders doet iemand op de tafel loslaten en de app de stoel laten invullen hetzelfde werk met minder beslissingen. Ronde tafels waar gasten het op de dag zelf uitzoeken, zijn het duidelijkste geval.

Eén detail is goed om te weten: als je meerdere gasten tegelijk sleept, krijgt alleen de eerste de stoel waar je op mikte. De rest landt aan de tafel. Een sleep met meerdere gasten heeft één loslaatpunt, en drie mensen kunnen geen stoel delen.

Stoelnummers weglaten bij een document

Stoelnummers kies je per document, op de pagina met documenten, naast de downloadknop. Vink Stoelnummers uit en dat document wordt zonder nummers geprint.

Het is per document omdat de documenten het oneens zijn:

• Naamkaartjes die een stoel noemen hebben het nummer erop nodig.
• Een ontvangstlijst bij de deur wil iemand meestal naar een tafel sturen en de plaats zelf laten vinden.
• Een cateringblad kan ze wel willen, als borden naar posities gaan in plaats van naar een tafel.
• De bedanklijst bevat helemaal geen plaatsing, dus daar wordt de optie niet aangeboden.

De keuze geldt voor het document dat je downloadt, niet voor je indeling. Niets wat je hier aanvinkt verplaatst een gast, en je kunt dezelfde indeling op twee manieren printen voor twee verschillende mensen.

Als je van gedachten verandert

Niets hiervan legt je vast. Iemand op een bepaalde stoel zetten zet hem niet vast: automatisch plaatsen herschikt de zaal nog steeds om hem heen zoals bij iedereen, en een indeling die je omgooit blijft werken.

Wil je dat een plaatsing een herschikking overleeft, dan is daar het slot bij een gast voor, en dat is een aparte, bewuste handeling.

Als je het niet zeker weet

Laat mensen op de tafels los en laat de app de stoelen invullen.

Je kunt een specifieke stoel kiezen op het moment dat een specifieke stoel begint te tellen - de hoofdtafel, die ene gast die aan het gangpad moet - zonder terug te gaan en iets over te doen. En als je print, beslis je dan pas of het document in je hand de nummers nodig heeft.