Je gastenlijst voor de bruiloft importeren
Breng je gastenlijst naar The Table Plan vanuit een spreadsheet, Zola, The Knot, Joy of een willekeurige CSV - automatische kolomherkenning.
Je gastenlijst snel en accuraat in The Table Plan krijgen is de basis voor al het andere. De importfunctie accepteert elk CSV-bestand - of je het nu exporteerde uit Zola, The Knot, Joy of een spreadsheet die je zelf bijhoudt - en leest de kolommen die nodig zijn voor de indeling en de exports. The Table Plan is een tafelindelingstool, geen RSVP-tracker: breng de reacties die je al hebt, en het maakt van die lijst een plattegrond.
Exporteren vanuit je planningstool
De meeste planningstools laten je een gastenlijst als CSV exporteren. Hier vind je die functie in de bekendste.
Zola - ga naar je Guest List, klik op het menu met drie puntjes rechtsboven en kies "Export guest list".
The Knot - open je Guest List en klik rechtsboven op "Export".
Joy - ga naar je Guest List en klik in het menu op "Download CSV".
Je eigen spreadsheet - als je lijst in Google Sheets of Excel staat, exporteer hem dan als CSV-bestand (Bestand → Downloaden → CSV in Google Sheets; Bestand → Opslaan als → CSV in Excel). Elke spreadsheet werkt, zolang er ten minste een kolom voor de voornaam in staat.
Je export kan extra kolommen bevatten zoals de RSVP-status of maaltijdkeuze - dat is prima. The Table Plan leest gewoon de kolommen hieronder en negeert de rest, dus je hoeft vooraf niets weg te halen.
Welke kolommen The Table Plan leest
De importfunctie herkent deze kolommen automatisch aan hun koppen - de exacte hoofdlettergebruik maakt niet uit, en er is niets met de hand te koppelen.
| Veld | Herkende koppen |
|---|---|
| Voornaam (verplicht) | First Name, First, First name, Given Name |
| Achternaam | Last Name, Last, Surname, Family Name |
| Huishouden / groep | Party, Household, Group, Family, Party ID |
Email, E-mail, Email Address | |
| Dieetnotities | Dietary, Dietary Notes, Dietary Requirements, Dietary Needs |
| Labels | Tags, Tag |
Elke kolom die niet met een van deze overeenkomt - inclusief RSVP-status en maaltijdkeuze - wordt genegeerd. Je CSV heeft een voornaamkolom nodig om te importeren; al het andere is optioneel.
Huishoudens bij elkaar houden
De huishoudkolom is het nuttigste veld om goed te krijgen voordat je importeert. Wanneer gasten tot hetzelfde huishouden behoren, houdt de automatische plaatser van The Table Plan hen waar mogelijk samen aan dezelfde tafel - partners, ouders met kinderen, een groep vrienden die samen reist.
Geef in je CSV elk lid van hetzelfde huishouden exact dezelfde waarde in de huishoudkolom. Hoofdletters maken niet uit, maar de spelling wel: Smith Family en Smith family worden als twee verschillende huishoudens behandeld. Als je exporteert uit Zola of The Knot, heet dit veld meestal "Party" en is het al correct ingevuld. The Table Plan geeft zelfs elk huishouden een naam voor je - een groep met dezelfde achternaam wordt automatisch "The Davies".
Gasten zonder huishoudwaarde worden als individuen behandeld en geplaatst volgens de overige indelingsvoorwaarden die je hebt ingesteld.
Dieetnotities
Dieetnotities komen automatisch over uit de dieetkolom. Veelvoorkomende vulwaarden die eigenlijk "geen wensen" betekenen - N/A, None, No, - - worden voor je gewist, zodat alleen echte notities zoals "vegetarisch", "glutenvrij" of "notenallergie" bewaard blijven.
De dieetnotitie van elke gast blijft op de eigen kaart van die gast staan, onder Eten en toegankelijkheid, en stroomt rechtstreeks door naar het cateringoverzicht dat je exporteert, per stoel vermeld, zodat het cateringteam een keurig overzicht krijgt zonder ergens achteraan te hoeven.
Als je na het importeren een notitie moet toevoegen of corrigeren, open dan Gasten, kies de gast, bewerk Dieetwensen onder Eten en toegankelijkheid en druk op Wijzigingen opslaan. De catering-export geeft altijd de huidige waarde weer, dus je kunt correcties doorvoeren tot het moment dat je het definitieve overzicht verstuurt.
Opnieuw importeren om je lijst te synchroniseren
Je gastenlijst zal veranderen tussen de dag dat je hem voor het eerst importeert en je trouwdag - nieuwe gasten komen erbij, gegevens wijzigen, en af en toe komt er een afmelding binnen.
Je kunt op elk moment elke gast met de hand toevoegen of bewerken: klik op "Add guest" of op een bestaande naam om een veld te bewerken, en wijzigingen worden automatisch opgeslagen. De automatische plaatser en elke export nemen de wijziging meteen over.
Wanneer er een grotere batch wijzigingen is binnengekomen, upload je gewoon de bijgewerkte CSV opnieuw. The Table Plan synchroniseert de lijst in plaats van hem te dupliceren: gasten die al op je lijst staan worden herkend en behouden, gloednieuwe rijen worden toegevoegd, en iedereen die niet meer in de CSV staat wordt gemarkeerd voor verwijdering - je bevestigt voordat er iets wordt gewist, zodat een per ongeluk onvolledige export nooit je al ingedeelde gasten kan wissen.
Zodra je lijst is geïmporteerd en klopt, ben je klaar om de zaal in te delen en de automatische plaatsing te draaien. Ga terug naar Aan de slag voor de volledige uitleg, of open The Table Plan en begin nu.