Aan de slag met The Table Plan

The Table Plan brengt je in een enkele middag van een ruwe gastenlijst naar een afgeronde, deelbare tafelindeling. Deze handleiding loopt elke stap door in de volgorde die het beste werkt, van het aanmaken van je bruiloft tot het aanleveren van wat de locatie en de cateraar nodig hebben.

Maak je bruiloft aan

Log in op app.thetableplan.com/signup en maak een nieuwe bruiloft aan. Geef je trouwdatum en de naam van de locatie op - beide verschijnen op de exports die je deelt met je cateraar en de coordinator van de locatie, dus het loont om ze meteen goed in te vullen.

Je kunt meer dan een bruiloft aanmaken als je iemand anders helpt met plannen, en je kunt zo vaak als je wilt terugkeren naar een lopend plan voordat je grote dag aanbreekt.

Voeg je gastenlijst toe

Er zijn twee manieren om je gasten in te voeren.

Importeer een CSV-bestand als je al een spreadsheet hebt of een export uit een planningstool zoals Zola, The Knot of Joy. De importfunctie accepteert elk CSV-bestand met een kolom voor de voornaam en herkent automatisch de achternaam, het huishouden (of de groep), het e-mailadres, dieetnotities en labels wanneer de kolomkoppen overeenkomen - extra kolommen zoals RSVP-status worden simpelweg genegeerd. Zie Je gastenlijst voor de bruiloft importeren voor de volledige kolomreferentie en de regels rond huishoudens.

Voer gasten handmatig in als je lijst nog in ontwikkeling is. Typ een voornaam, een achternaam en eventuele notities; The Table Plan slaat meteen op, zodat je nooit een wijziging kwijtraakt.

The Table Plan plaatst de gasten op je lijst, dus voer de bevestigde aanwezigen in die je al hebt (het is een plaatsingshulpmiddel, geen RSVP-tracker). Als de aantallen veranderen, voeg je gasten toe of verwijder je ze, en het plan en elke export worden meteen bijgewerkt.

Huishoudens en groepen

Gasten groeperen in huishoudens vertelt The Table Plan welke mensen samen zijn aangekomen en het meest waarschijnlijk bij elkaar willen zitten - stellen, gezinnen met kinderen, een groep vrienden die hetzelfde hotel heeft geboekt. De automatische plaatsing houdt rekening met deze groepen wanneer ze de gasten over de tafels verdeelt.

Je kunt iedereen op elk moment aan een andere groep toewijzen, of iemand volledig uit een groep halen als die persoon als individu behandeld moet worden.

Richt de zaal in

Open de plattegrond-editor en sleep elementen op het canvas om je locatie na te bootsen.

Tafels zijn er in ronde en in banket (rechthoekige) vorm. Stel het aantal plaatsen per tafel in; The Table Plan houdt de bezetting bij terwijl je gasten plaatst. Ronde tafels bieden doorgaans plaats aan zes tot twaalf gasten - acht of tien is het ideale aantal voor een tafel waaraan een enkel gesprek mogelijk is zonder dat mensen aan weerszijden stil vallen. Banket-tafels passen bij schuurlocaties en lange rijen voor de uitgebreide familie.

Muren en zaalgrenzen laten je de vorm van de locatie natekenen zodat de plattegrond op de werkelijke ruimte lijkt. Dit helpt jou en de coordinator van de locatie het plan in een oogopslag te lezen in plaats van een raster van zwevende tafels te moeten interpreteren.

Dansvloer, podium en barzones zijn beschikbaar als vaste elementen. Ze nauwkeurig plaatsen is belangrijk, want gasten dicht bij de dansvloer of de speakers beleven de avond vaak anders dan wie in een rustiger hoek zit - houd daar rekening mee wanneer je bepaalt wie waar komt.

Zodra de indeling is opgeslagen, kun je een kopie van de lege plattegrond afdrukken en meenemen naar een rondleiding op de locatie. Je coordinator kan de tafelposities bevestigen en eventuele beperkingen rond toegang of nooduitgangen aangeven voordat je alles vastzet.

Stel je plaatsingsregels in

Sommige gasten kunnen eenvoudigweg niet aan dezelfde tafel zitten - net gescheiden ouders, familieleden die ruzie hebben, of een ex en een nieuwe partner die elkaar nooit hebben ontmoet. Met plaatsingsregels leg je die beperkingen vast voordat je de automatische plaatsing uitvoert, zodat het hulpmiddel het sociale inzicht niet ongedaan maakt waar je weken aan hebt gewerkt.

De regels wonen bij de mensen over wie ze gaan. Open Gasten, kies de gast en gebruik het onderdeel Plaatsingsregels op zijn kaart: kies Uit elkaar houden of Samen houden, kies de andere persoon of het huishouden, en druk op Regel toevoegen. De automatische plaatsing volgt elke regel die je instelt, en elke regel laat zien of hij standhoudt of gebroken is.

Een regel hoeft geen alles of niets te zijn. Verschillende tafels is de strenge variant. Niet naast laat twee mensen dezelfde tafel delen zolang ze niet naast elkaar zitten, wat meestal is wat je wilt voor twee gasten die samen alleen ongemakkelijk zijn en niet onmogelijk. Je kunt ook vastleggen wie om een regel vroeg en waarom, in je eigen woorden; die notitie blijft privé en komt nooit op een afdruk, een export of de link die je gasten stuurt.

Toegankelijkheidswensen zijn geen regels en horen hier niet. Een gast die een plaats aan het gangpad, een drempelloze route of ruimte voor een kinderwagen nodig heeft, wordt op zijn eigen kaart genoteerd onder Eten en toegankelijkheid, zodat de wens met de persoon meereist in plaats van met één plaatsingsbesluit.

Plaats je gasten automatisch

Zodra je plattegrond klaar is en je plaatsingsregels staan, voer je de automatische plaatsing uit. Het hulpmiddel verdeelt de bevestigde gasten over je tafels, houdt daarbij rekening met huishoudens (groepen bij elkaar), respecteert je plaatsingsregels en balanceert de bezetting zodat geen enkele tafel opvallend leeg blijft.

De automatische plaatsing levert een eerste ontwerp op, geen afgerond plan. Bekijk het resultaat en verplaats gasten door ze tussen tafels te slepen - of naar een specifieke plaats aan een tafel als je wilt bepalen wie naast wie zit. Wijzigingen worden live weergegeven in de bezettingstellers en in de plattegrondweergave.

Als een tafel over zijn capaciteit gaat of een plaatsingsregel is gebroken (bijvoorbeeld omdat er geen haalbare oplossing was zonder die te breken), markeert The Table Plan dat zodat je het handmatig kunt oplossen.

Voor de theorie achter groeperingskeuzes, lastige familiedynamiek en de opstelling van de hoofdtafel behandelt de gids voor de tafelindeling van je bruiloft het volledige plaatje.

Exporteer je documenten

Wanneer het plan vaststaat, exporteer je wat elke persoon nodig heeft.

Plattegrond van de locatie - een PDF met de tafelposities, de tafelnamen of -nummers en het aantal plaatsen. De coordinator van je locatie gebruikt deze om de zaal op de dag zelf in te richten.

Cateringlijst - een lijst van elke gast, zijn tafel en zijn dieetnotities. Je cateraar gebruikt deze voor de bediening, en ze dient tevens als controle op de aantallen die je hebt doorgegeven toen je je menu afrondde.

Tafelindeling-overzicht - een alfabetische lijst voor de gasten met elke naam en de toegewezen tafel, opgemaakt om af te drukken of op een ezel bij de ingang van de zaal te tonen. Gasten bekijken deze bij aankomst en lopen direct naar hun tafel. Je kunt ook individuele naamkaartjes per stoel exporteren als je wilt bepalen waar mensen aan de tafel zitten.

Alle exports worden automatisch bijgewerkt wanneer je iets wijzigt, dus opnieuw afdrukken na een wissel op het laatste moment kost seconden in plaats van dat alles vanaf nul moet worden opgebouwd.

---

Klaar om te beginnen? Start je tafelindeling en heb vandaag nog je eerste ontwerp klaar.