Toegankelijkheid en comfort van je gasten

Sommige van je gasten hebben iets nodig van de zaal. Een drempelloze ingang, een plek waar ze kunnen horen, een rustige hoek om tien minuten te zitten, een begeleider naast zich.

Bijna alles daarvan is makkelijk te regelen en bijna niets daarvan is laat nog makkelijk te regelen. Deze pagina gaat over het vroeg doen, en over welke helft de indeling voor je overneemt.

Wat je indeling de locatie al vertelt

Je kunt zeven behoeften bij elke gast markeren: drempelloze toegang, gehoor, zicht, een rustige plek, een begeleider, bij de deur, weg van de bar.

Die markeringen zijn niet alleen voor jou. Het locatiepakket groepeert ze per tafel en print ze op het blad waarmee je locatie en het verhuurbedrijf werken, zodat «tafel 4: twee gasten hebben drempelloze toegang nodig» terechtkomt bij de persoon die de ochtend ervoor het meubilair neerzet.

Namen staan er bewust niet op dat blad. De locatie zet stoelen neer, ze ontvangt niemand. Ze heeft de plek en de behoefte nodig. De briefing van je coördinator houdt de namen wél, want de coördinator is degene die gedag zegt.

De helft over het plaatsen is dus geregeld. Wat volgt is de helft die alleen jij kunt doen.

Wat je alleen bij de locatie te weten komt

Je indeling weet wie een drempelloze route nodig heeft. Ze heeft geen idee of de locatie die heeft. Vraag het, en vraag naar de hele route in plaats van naar de zaal:

• Is er een drempelloze route van de parkeerplaats naar de ceremonie, naar de eetzaal en naar de toiletten? Een locatie kan bij de ingang drempelloos zijn en drie treden naar de bar hebben.
• Waar is het aangepaste toilet en zit het op slot? Een sleutel achter de bar is een probleem dat je van tevoren wilt weten.
• Is er een lift, en blijft die 's avonds bemand en aan?
• Is er een ringleiding, en dekt die de ceremonieruimte net zo goed als de hoofdzaal?
• Hoe dichtbij kan een auto komen om iemand af te zetten?
• Is er ergens rustig te zitten dat geen gang en geen toilet is?

Vraag het per mail, zodat je de antwoorden zwart-op-wit hebt. Vraag het voordat je tekent, als dat nog kan.

Wat je je gasten moet vragen, en hoe

Stuur niemand een toegankelijkheidsformulier. Het leest als papierwerk, en juist de mensen die het meest waarschijnlijk iets nodig hebben, zeggen het vaakst dat het prima gaat.

Vraag het één keer, in het openbaar, in wat je toch al verstuurt:

Als er iets is dat de dag voor je makkelijker maakt, laat het weten. De zaal in komen, waar je zit, wat dan ook. Het is geen enkele moeite en we horen het liever nu.

Vraag het daarna rechtstreeks, onder vier ogen, aan iedereen aan wie je toch al denkt. Een telefoontje naar een tante met een nieuwe heup levert een eerlijk antwoord op dat geen enkel formulier krijgt.

Schrijf op wat je te horen krijgt op de dag dat je het hoort. Daar zijn die zeven markeringen precies voor.

Oudere gasten

Leeftijd is geen beperking en de meeste van je oudere gasten zullen nergens om vragen. De punten hieronder maken toch het verschil tussen tot het eind blijven en na de speeches vertrekken.

• Temperatuur. Oudere gasten voelen een koude zaal eerder en verdragen een warme tent slechter. Vraag waar het tocht.
• Afstand tot het toilet. Wie die tocht zes keer gaat maken, zou niet elke keer de zaal moeten oversteken.
• Horen boven de muziek uit. De band is aan de dichtstbijzijnde tafel harder dan iemand die om drie uur 's middags nuchter is beseft. Weg van de speakers is een echte plaatsingsbeslissing, geen pietluttigheid.
• Een stoel met armleuningen. Uit een lage stoel zonder armleuningen komen is voor sommige gasten het lichamelijk zwaarste van de hele dag. Vraag de locatie wat voor stoelen er staan.
• Weg kunnen. Een plek bij een uitgang laat iemand om negen uur wegglippen zonder aankondiging.

Het meeste daarvan wordt een plaatsingsmarkering: bij de deur, weg van de bar, een rustige plek.

Op de dag zelf

Vertel je coördinator bij naam op wie ze moet letten. Dat draagt de coördinatorbriefing en het locatieblad niet, en het is het verschil tussen een behoefte waarvoor alles is klaargezet en een behoefte die iemand opmerkt.

En laat het dan los. Je hebt het opgeschreven, de zaal is erop ingericht, en iemand anders houdt de lijst bij.