Importera din gästlista till bröllopet
Ta in din gästlista i The Table Plan från ett kalkylark, Zola, The Knot, Joy eller valfri CSV - automatisk kolumnigenkänning.
Att snabbt och korrekt få in din gästlista i The Table Plan är grunden för allt annat. Importfunktionen tar emot vilken CSV-fil som helst - oavsett om du exporterade den från Zola, The Knot, Joy eller ett kalkylark som du själv har fört - och läser de kolumner den behöver för placeringen och exporterna. The Table Plan är ett verktyg för bordsplacering, inte en OSA-hanterare: ta med de svar du redan har, så gör det den listan till en placeringskarta.
Exportera från ditt planeringsverktyg
De flesta planeringsverktyg låter dig exportera en gästlista som CSV. Här är var du hittar den i de vanligaste.
Zola - gå till din Guest List, klicka på trepunktsmenyn uppe till höger och välj "Export guest list".
The Knot - öppna din Guest List och klicka på "Export" uppe till höger.
Joy - gå till din Guest List och klicka på "Download CSV" i menyn.
Ditt eget kalkylark - om din lista finns i Google Sheets eller Excel exporterar du den som en CSV-fil (Arkiv → Ladda ner → CSV i Google Sheets; Arkiv → Spara som → CSV i Excel). Vilket kalkylark som helst fungerar så länge det har åtminstone en kolumn för förnamn.
Din export kan innehålla extra kolumner som OSA-status eller måltidsval - det gör inget. The Table Plan läser helt enkelt kolumnerna nedan och ignorerar resten, så det finns inget att rensa bort i förväg.
Vilka kolumner The Table Plan läser
Importfunktionen känner igen dessa kolumner automatiskt utifrån deras rubriker - exakt versalisering spelar ingen roll, och det finns inget att koppla för hand.
| Fält | Igenkända rubriker |
|---|---|
| Förnamn (obligatoriskt) | First Name, First, First name, Given Name |
| Efternamn | Last Name, Last, Surname, Family Name |
| Hushåll / grupp | Party, Household, Group, Family, Party ID |
| E-post | Email, E-mail, Email Address |
| Kostnoteringar | Dietary, Dietary Notes, Dietary Requirements, Dietary Needs |
| Taggar | Tags, Tag |
Alla kolumner som inte matchar någon av dessa - inklusive OSA-status och måltidsval - ignoreras. Din CSV behöver en förnamnskolumn för att importeras; allt annat är valfritt.
Hålla hushåll samman
Hushållskolumnen är det enskilt mest användbara fältet att få rätt innan du importerar. När gäster delar hushåll håller The Table Plans automatiska placering dem samman vid samma bord där det är möjligt - partner, föräldrar med barn, ett gäng vänner som reser tillsammans.
Ge i din CSV varje medlem i samma hushåll exakt samma värde i hushållskolumnen. Versaler spelar ingen roll, men stavning gör det: Smith Family och Smith family behandlas som två olika hushåll. Om du exporterar från Zola eller The Knot heter det här fältet oftast "Party" och är redan korrekt ifyllt. The Table Plan namnger till och med varje hushåll åt dig - en grupp som delar efternamn blir automatiskt "The Davies".
Gäster utan hushållsvärde behandlas som enskilda personer och placeras enligt de övriga placeringsvillkor du har angett.
Kostnoteringar
Kostnoteringar följer med automatiskt från kostkolumnen. Vanliga platshållarvärden som egentligen betyder "inga krav" - N/A, None, No, - - rensas åt dig, så att bara riktiga noteringar som "vegetarian", "glutenfri" eller "nötallergi" behålls.
Varje gästs kostnotering ligger kvar på gästens eget kort under Mat och tillgänglighet, och går rakt vidare till cateringlistan du exporterar, angiven per plats, så att cateringteamet får en ren lista utan att behöva jaga uppgifter.
Om du behöver lägga till eller rätta en notering efter importen öppnar du Gäster, väljer gästen, rättar Kostbehov under Mat och tillgänglighet och trycker på Spara ändringar. Cateringexporten återger alltid det aktuella värdet, så du kan göra rättelser ända fram till att du skickar den slutliga listan.
Importera om för att synka din lista
Din gästlista kommer att ändras mellan den dag du först importerar den och din bröllopsdag - nya gäster tillkommer, uppgifter ändras och då och då kommer ett återbud.
Du kan lägga till eller redigera vilken gäst som helst för hand när som helst: klicka på "Add guest" eller på ett befintligt namn för att redigera valfritt fält, och ändringar sparas automatiskt. Den automatiska placeringen och alla exporter tar upp ändringen direkt.
När en större omgång ändringar har kommit in laddar du bara upp den uppdaterade CSV-filen på nytt. The Table Plan synkar listan i stället för att duplicera den: gäster som redan finns på din lista matchas och behålls, helt nya rader läggs till, och alla som inte längre finns i CSV-filen flaggas för borttagning - du bekräftar innan något raderas, så en oavsiktligt ofullständig export kan aldrig radera dina redan placerade gäster.
När din lista är importerad och korrekt är du redo att lägga upp lokalen och köra den automatiska placeringen. Gå tillbaka till Kom igång för hela genomgången, eller öppna The Table Plan och sätt igång direkt.