Tillgänglighet och komfort för era gäster

Några av era gäster kommer att behöva något av lokalen. En väg in utan trappsteg, en plats där de hör, ett lugnt ställe att sitta på i tio minuter, en ledsagare bredvid sig.

Nästan allt av det är lätt att ordna, och nästan ingenting av det är lätt att ordna sent. Den här sidan handlar om att göra det tidigt, och om vilken halva placeringen sköter åt er.

Vad er placering redan berättar för lokalen

Du kan markera sju behov på vilken gäst som helst: tillgång utan trappsteg, hörsel, syn, ett lugnt ställe, en ledsagare, nära dörren, bort från baren.

De markeringarna är inte bara för er. Lokalpaketet grupperar dem per bord och skriver ut dem på det ark som er lokal och uthyrningsfirman arbetar utifrån, så att "bord 4: två gäster behöver tillgång utan trappsteg" når fram till den som ställer i ordning möblerna morgonen innan.

Namn är medvetet utelämnade från det arket. Lokalen ställer fram stolar, den tar inte emot någon. Den behöver platsen och behovet. Underlaget till er samordnare behåller namnen, för det är samordnaren som säger hej.

Halvan om placeringen är alltså löst. Det som följer är den halva bara ni kan göra.

Vad bara ni kan få reda på av lokalen

Er placering vet vem som behöver en väg utan trappsteg. Den har ingen aning om lokalen har en. Fråga, och fråga om hela vägen i stället för om salen:

• Finns det en väg utan trappsteg från parkeringen till vigseln, till matsalen och till toaletterna? En lokal kan vara trappstegsfri vid entrén och ha tre steg ner till baren.
• Var ligger den tillgängliga toaletten, och är den låst? En nyckel som förvaras bakom baren är ett problem värt att känna till i förväg.
• Finns det hiss, och är den bemannad och påslagen på kvällen?
• Finns det hörslinga, och täcker den vigselrummet lika väl som huvudsalen?
• Hur nära kan en bil komma för att släppa av någon?
• Finns det något lugnt ställe att sitta på som varken är en korridor eller toaletterna?

Fråga via mejl, så att ni har svaren skriftligt. Fråga innan ni skriver på, om ni fortfarande hinner.

Vad ni bör fråga era gäster, och hur

Skicka inte ett tillgänglighetsformulär till någon. Det läses som pappersarbete, och de människor som mest sannolikt behöver något är de som mest sannolikt säger att det går bra.

Fråga en gång, öppet, i det ni ändå skickar ut:

Om det finns något alls som skulle göra dagen lättare för dig, säg till. Att komma in i salen, var du sitter, vad som helst. Det är inget besvär och vi vill hellre veta nu.

Fråga sedan direkt, på tu man hand, alla ni redan har anledning att tänka på. Ett telefonsamtal till en moster med ny höft ger er ett ärligt svar som inget formulär får.

Skriv ner det ni får veta samma dag som ni får veta det. Det är precis vad de sju markeringarna är till för.

Äldre gäster

Ålder är inte en funktionsnedsättning, och de flesta av era äldre gäster kommer inte att be om något. Punkterna nedan gör ändå skillnaden mellan att stanna till slutet och att gå efter talen.

• Temperatur. Äldre gäster känner en kall lokal tidigare och står ut sämre med ett varmt tält. Fråga var det drar.
• Avstånd till toaletten. Den som ska gå den sträckan sex gånger bör inte korsa lokalen varje gång.
• Att höra över musiken. Bandet är högre vid det närmaste bordet än någon nykter föreställer sig klockan tre på eftermiddagen. Bort från högtalarna är ett riktigt placeringsbeslut, inte en petitess.
• En stol med armstöd. Att resa sig ur en låg stol utan armstöd blir för vissa gäster det fysiskt svåraste de gör hela dagen. Fråga lokalen vad det är för stolar.
• Att kunna gå. En plats nära en utgång låter någon smita ut vid nio utan att behöva säga det högt.

Det mesta av detta blir en placeringsmarkering: nära dörren, bort från baren, ett lugnt ställe.

På själva dagen

Tala om för er samordnare vem hon ska hålla utkik efter, vid namn. Det är vad samordnarunderlaget bär och som lokalens ark inte gör, och det är skillnaden mellan ett behov som det ställts i ordning för och ett behov som någon lägger märke till.

Och släpp det sedan. Ni har skrivit ner det, lokalen är riggad för det, och någon annan håller i listan.