Kom igång med The Table Plan

The Table Plan tar dig från en rå gästlista till en färdig bordsplacering som går att dela, på en enda eftermiddag. Den här guiden går igenom varje steg i den ordning som fungerar bäst, från att skapa bröllopet till att ge lokalen och cateringen det de behöver.

Skapa ditt bröllop

Logga in på app.thetableplan.com/signup och skapa ett nytt bröllop. Ange bröllopsdatum och lokalens namn. Båda syns på de exporter du delar med cateringen och lokalens samordnare, så det är värt att få dem rätt från början.

Du kan skapa fler än ett bröllop om du hjälper någon annan att planera, och du kan återvända till en påbörjad placering hur många gånger du vill före den stora dagen.

Lägg in gästlistan

Det finns två sätt att få in gästerna.

Importera en CSV-fil om du redan har ett kalkylblad eller en export från ett planeringsverktyg som Zola, The Knot eller Joy. Importen tar emot vilken CSV som helst med en kolumn för förnamn och plockar automatiskt upp efternamn, hushåll (eller sällskap), e-post, kostnoteringar och etiketter när rubrikerna stämmer. Extra kolumner som svarsstatus ignoreras helt enkelt. Se Importera gästlistan för den fullständiga kolumnreferensen och reglerna för hushåll.

Skriv in gästerna för hand om listan fortfarande håller på att ta form. Skriv förnamn, efternamn och eventuella noteringar; The Table Plan sparar direkt, så du förlorar aldrig en ändring.

The Table Plan placerar de gäster som står på din lista, så ta med de bekräftade deltagare du redan har (det är ett placeringsverktyg, inte ett system för att hålla reda på svar). När siffrorna ändras lägger du till eller tar bort gäster, och placeringen och alla exporter uppdateras med detsamma.

Hushåll och grupper

Att samla gäster i hushåll talar om för The Table Plan vilka som kom tillsammans och med störst sannolikhet vill sitta tillsammans: par, familjer med barn, ett gäng vänner som bokat samma hotell. Den automatiska placeringen respekterar dessa grupper när den fördelar gästerna över borden.

Du kan när som helst flytta vem som helst till en annan grupp, eller ta bort personen från en grupp helt om hen ska behandlas som enskild.

Planera lokalen

Öppna planritningsredigeraren och dra element till ytan så att det stämmer med er lokal.

Bord finns i runda och långbordsformer (rektangulära). Ange antalet platser för varje bord; The Table Plan håller reda på beläggningen allteftersom du placerar gäster. Runda bord rymmer normalt sex till tolv gäster, och åtta eller tio är bäst för ett bord som kan hålla ett enda samtal utan att folk på motsatta sidor tystnar. Långbord passar ladugårdslokaler och släkt placerad i en följd.

Väggar och rumsgränser låter dig rita av lokalens form, så att planritningen liknar det faktiska rummet. Det hjälper dig och lokalens samordnare att läsa placeringen på ett ögonkast i stället för att behöva tolka ett rutnät av svävande bord.

Dansgolv, scen och barområde finns som fasta element. Det spelar roll att placera dem exakt, eftersom gäster nära dansgolvet eller högtalarna ofta upplever kvällen annorlunda än de som sitter i ett lugnare hörn. Räkna med det när du bestämmer vem som ska sitta var.

När placeringen är sparad kan du skriva ut en kopia av den tomma planritningen och ta med den på en visning. Er samordnare kan bekräfta bordens placering och flagga för framkomlighet eller nödutgångar innan ni låser allt.

Sätt era placeringsregler

Vissa gäster kan helt enkelt inte sitta vid samma bord - nyskilda föräldrar, släktingar som blivit ovänner, eller ett ex och en ny partner som aldrig träffats. Placeringsregler låter er skriva ner de villkoren innan ni kör den automatiska placeringen, så att verktyget inte river ner den sociala omtanke ni lagt veckor på.

Reglerna bor hos personerna de handlar om. Öppna Gäster, välj gästen och använd avsnittet Placeringsregler på deras kort: välj Håll isär eller Håll ihop, välj den andra personen eller hushållet och tryck på Lägg till regel. Den automatiska placeringen följer varje regel ni sätter, och varje regel visar om den håller eller är bruten.

En regel behöver inte vara allt eller inget. Olika bord är den stränga varianten. Ej intill låter två personer dela bord så länge de inte sitter bredvid varandra, vilket oftast är det ni vill ha för två gäster som bara är lite obekväma ihop snarare än omöjliga. Ni kan också notera vem som bad om en regel och varför, med egna ord; den noteringen är privat och hamnar aldrig på en utskrift, i en export eller på länken ni skickar till gästerna.

Tillgänglighetsbehov är inte regler och hör inte hemma här. En gäst som behöver en plats vid gången, trappfri väg eller plats för en barnvagn noteras på sitt eget kort under Mat och tillgänglighet, så att behovet följer personen i stället för ett enda placeringsbeslut.

Placera gästerna automatiskt

När planritningen är klar och placeringsreglerna är på plats kör du den automatiska placeringen. Verktyget fördelar de bekräftade gästerna över borden, respekterar hushåll (håller ihop grupper), följer placeringsreglerna och balanserar beläggningen så att inget bord står påfallande tomt.

Den automatiska placeringen ger ett första utkast, inte en färdig placering. Gå igenom resultatet och flytta gäster genom att dra dem mellan bord, eller till en bestämd plats vid ett bord om du vill styra vem som sitter bredvid vem. Ändringarna syns direkt i beläggningssiffrorna och i planritningen.

Om ett bord är över sin kapacitet, eller en placeringsregel har brutits (till exempel för att det inte fanns någon möjlig lösning utan att bryta den), flaggar The Table Plan det så att du kan lösa det för hand.

För teorin bakom grupperingsbeslut, svåra familjedynamiker och uppställningen vid honnörsbordet täcker guiden till bordsplaceringen hela bilden.

Exportera det ni ska lämna ifrån er

När placeringen är klar exporterar du det var och en behöver.

Planritning till lokalen - en PDF som visar bordens placering, deras namn eller nummer och antalet platser. Lokalens samordnare använder den för att ställa i ordning rummet på dagen.

Cateringens lista - en förteckning över varje gäst, deras bord och deras kostnoteringar. Cateringen använder den under serveringen, och den fungerar samtidigt som en avstämning mot de siffror ni lämnade när menyn spikades.

Placeringstavla - en alfabetisk lista riktad till gästerna med varje namn och tilldelat bord, formaterad för att skrivas ut eller ställas på ett staffli vid ingången till lokalen. Gästerna ögnar igenom den när de kommer och går rakt till sitt bord. Du kan även exportera enskilda placeringskort för varje plats om du vill styra var folk sitter vid bordet.

Alla exporter uppdateras automatiskt när du gör ändringar, så att skriva ut på nytt efter ett byte i sista stund tar sekunder i stället för att kräva att allt byggs om från grunden.

---

Redo att börja? Börja med er placering, gratis och ha första utkastet klart idag.