Números de cadeira: o que os documentos impressos mostram

Quase todo o trabalho de uma planta de mesas está em decidir quem se senta com quem. Por baixo há uma decisão mais pequena: o papel que põe na mão das pessoas nomeia uma mesa ou uma cadeira?

Cada convidado fica com uma cadeira de qualquer forma

É esta a parte que surpreende, e é a chave de tudo o resto.

Arraste um convidado para uma cadeira e é essa a cadeira que ele fica. Arraste-o para o meio da mesa e a aplicação preenche-lhe uma cadeira, por ordem, juntamente com todos os que não colocou à mão. Em qualquer dos casos a sua planta acaba com um lugar para cada convidado sentado, porque uma sala cheia de mesas é uma sala cheia de cadeiras.

Portanto as cadeiras ficam decididas faça o que fizer. A questão não é se a sua planta tem posições de lugar. É se queria ser você a decidi-las, e se o documento impresso precisa de o dizer.

Esse número é o mesmo em todos os sítios onde aparece, e é de propósito: o que o catering lê na folha corresponde ao que vê no ecrã e ao que um convidado vê no link partilhado.

Escolher as cadeiras você mesmo

Vale o esforço onde a cadeira concreta carrega um significado:

• A mesa dos noivos. A posição é o ponto todo. Quem se senta de que lado do casal é uma decisão, não um acaso da ordem em que largou as pessoas.
• Cartões de lugar impressos com um lugar. Se o papel diz ao convidado qual é a cadeira, provavelmente quer ter sido você a escolhê-la.
• Mesas compridas de banquete. Numa mesa de vinte, "a mesma mesa" não quer dizer nada. Estar ao lado de alguém ou nove lugares mais à frente é a experiência inteira.
• Um convidado que precisa de uma posição concreta. Perto de uma saída, do lado do corredor, longe das colunas, virado para a sala em vez de para a parede.

Em tudo o resto, largar alguém na mesa e deixar a aplicação preencher a cadeira faz o mesmo trabalho com menos decisões. As mesas redondas, onde os convidados se arranjam sozinhos no próprio dia, são o caso mais claro.

Um detalhe que vale a pena saber: quando arrasta vários convidados de uma vez, só o primeiro fica com a cadeira que apontou. Os restantes aterram na mesa. Um arrasto com vários convidados tem um único ponto de largada, e três pessoas não podem partilhar uma cadeira.

Deixar os números de cadeira de fora de um documento

Os números de cadeira escolhem-se por documento, na página dos documentos, ao lado do botão de descarregar. Desmarque Números de cadeira e esse documento é impresso sem eles.

É por documento porque os documentos não estão de acordo:

• Os cartões de lugar que nomeiam uma cadeira precisam do número neles.
• A lista de receção à porta costuma querer mandar alguém para uma mesa e deixá-lo encontrar o lugar.
• A folha do catering pode precisar deles, se os pratos vão para posições em vez de para uma mesa.
• A lista de agradecimentos não leva colocação nenhuma, por isso ali a opção nem é oferecida.

A escolha aplica-se ao documento que está a descarregar, não à sua planta. Nada do que marca aqui mexe um convidado, e pode imprimir a mesma planta de duas maneiras para duas pessoas diferentes.

Se mudar de ideias

Nada disto é um compromisso. Pôr alguém numa cadeira concreta não o prende: a colocação automática continua a reorganizar a sala à volta dele como à volta de qualquer um, e uma planta que reorganize continua a funcionar.

Se quer que uma colocação sobreviva a uma reorganização, é para isso que serve o bloqueio num convidado, e é uma ação separada e deliberada.

Se estiver na dúvida

Largue as pessoas nas mesas e deixe a aplicação preencher as cadeiras.

Pode escolher uma cadeira concreta assim que uma cadeira concreta começar a contar - a mesa dos noivos, aquele convidado que precisa do corredor - sem voltar atrás nem refazer nada. E na hora de imprimir, decide então se o documento que tem na mão precisa dos números.