Primeiros passos com o The Table Plan

O The Table Plan leva-o de uma lista de convidados em bruto até uma planta de mesas acabada e partilhável numa só tarde. Este guia percorre cada passo pela ordem que resulta melhor, desde criar o casamento até entregar ao espaço e ao catering aquilo de que precisam.

Crie o seu casamento

Entre em app.thetableplan.com/signup e crie um casamento novo. Indique a data e o nome do espaço: ambos aparecem nas exportações que vai partilhar com o catering e com quem coordena o espaço, por isso vale a pena acertá-los desde o início.

Pode criar mais do que um casamento se estiver a ajudar a organizar o de outra pessoa, e pode voltar a uma planta em curso as vezes que quiser antes do grande dia.

Adicione a lista de convidados

Há duas formas de trazer os seus convidados.

Importe um ficheiro CSV se já tiver uma folha de cálculo ou uma exportação de uma ferramenta de organização como o Zola, o The Knot ou o Joy. O importador aceita qualquer CSV com uma coluna de nome próprio e reconhece automaticamente apelido, agregado (ou grupo), email, notas alimentares e etiquetas quando os cabeçalhos correspondem; colunas a mais, como o estado da confirmação, são simplesmente ignoradas. Veja Importar a lista de convidados para a referência completa das colunas e das regras dos agregados.

Introduza os convidados à mão se a sua lista ainda está a formar-se. Escreva o nome próprio, o apelido e quaisquer notas; o The Table Plan guarda de imediato, por isso nunca perde uma alteração.

O The Table Plan senta os convidados que constam da sua lista, por isso traga as confirmações que já tem (é uma ferramenta de planta de mesas, não um gestor de confirmações). Quando os números mudam, acrescente ou retire convidados e a planta e todas as exportações atualizam-se logo.

Agregados e grupos

Agrupar convidados em agregados diz ao The Table Plan quem chegou junto e tem mais probabilidade de querer sentar-se junto: casais, famílias com crianças, um grupo de amigos que reservou o mesmo hotel. A colocação automática respeita estes grupos quando distribui os convidados pelas mesas.

Pode mudar qualquer pessoa para outro grupo a qualquer momento, ou retirá-la completamente de um grupo se tiver de ser tratada individualmente.

Organize o salão

Abra o editor de plantas e arraste elementos para a tela até corresponder ao seu espaço.

As mesas existem em forma redonda e de banquete (retangular). Defina o número de lugares de cada mesa; o The Table Plan acompanha a ocupação à medida que vai colocando convidados. As mesas redondas acomodam normalmente entre seis e doze convidados: oito ou dez é o ponto ideal para uma mesa que consegue manter uma só conversa sem que as pessoas em lados opostos fiquem caladas. As mesas compridas assentam bem em quintas e em famílias alargadas dispostas de seguida.

Paredes e limites da sala permitem-lhe decalcar a forma do espaço, para que a planta se pareça com o sítio real. Isto ajuda-o a si e a quem coordena o espaço a ler a planta num relance, em vez de terem de interpretar uma grelha de mesas soltas.

Pista de dança, palco e zona de bar estão disponíveis como elementos fixos. Colocá-los com rigor conta, porque os convidados junto à pista ou às colunas vivem muitas vezes a noite de forma diferente de quem está num canto mais sossegado: tenha isso em conta quando decidir quem fica onde.

Depois de guardar a disposição, pode imprimir uma cópia da planta vazia e levá-la a uma visita ao espaço. Quem coordena poderá confirmar as posições das mesas e assinalar restrições de acesso ou de saída de emergência antes de fechar tudo.

Defina as suas regras de disposição

Alguns convidados simplesmente não podem sentar-se à mesma mesa - pais recém-divorciados, familiares zangados, ou um ex e um novo companheiro que nunca se cruzaram. As regras de disposição permitem-lhe escrever essas restrições antes de correr a colocação automática, para que a ferramenta não desfaça o cuidado social que levou semanas a construir.

As regras vivem com as pessoas a que dizem respeito. Abra Convidados, escolha o convidado e use a secção Regras de disposição da ficha dele: escolha Manter afastados ou Manter juntos, escolha a outra pessoa ou o agregado e prima Adicionar regra. A colocação automática cumpre todas as regras que definir, e cada uma mostra se está a aguentar ou se foi quebrada.

Uma regra não tem de ser tudo ou nada. Mesas diferentes é a versão estrita. Não ao lado deixa duas pessoas partilharem mesa desde que não fiquem em lugares vizinhos, que é normalmente o que quer para dois convidados que juntos são apenas incómodos e não impossíveis. Pode também registar quem pediu uma regra e porquê, por palavras suas; essa nota fica privada e nunca aparece numa impressão, numa exportação ou no link que envia aos convidados.

As necessidades de acessibilidade não são regras e não vivem aqui. Um convidado que precise de um lugar de corredor, de acesso sem degraus ou de espaço para um carrinho de bebé é registado na sua própria ficha, em Comida e acessibilidade, para que a necessidade acompanhe a pessoa em vez de uma única decisão de lugar.

Sente os convidados automaticamente

Assim que a planta estiver pronta e as regras de disposição definidas, corra a colocação automática. A ferramenta distribui os convidados confirmados pelas mesas, respeitando os agregados (mantendo os grupos juntos), cumprindo as suas regras de disposição e equilibrando a ocupação para que nenhuma mesa fique visivelmente vazia.

A colocação automática produz um primeiro esboço, não uma planta acabada. Reveja o resultado e desloque convidados arrastando-os entre mesas, ou para um lugar específico dentro de uma mesa se quiser decidir quem fica ao lado de quem. As alterações refletem-se em direto nas contagens de ocupação e na vista da planta.

Se uma mesa exceder a capacidade ou uma regra de disposição for quebrada (por exemplo, porque não havia solução possível sem a quebrar), o The Table Plan assinala-o para que possa resolver à mão.

Para a teoria por detrás das decisões de agrupamento, das dinâmicas familiares delicadas e das soluções de mesa de honra, o guia da planta de mesas cobre o quadro completo.

Exporte o que é preciso entregar

Quando a planta estiver fechada, exporte aquilo de que cada pessoa precisa.

Planta do espaço - um PDF que mostra as posições das mesas, os seus nomes ou números e o número de lugares. Quem coordena o espaço usa isto para montar a sala no dia.

Folha do catering - uma lista de todos os convidados, da sua mesa e das suas notas alimentares. O catering usa-a no serviço, e serve também de verificação dos números que entregou quando fechou o menu.

Painel para os convidados - uma lista alfabética virada para os convidados com cada nome e a mesa atribuída, formatada para imprimir ou expor num cavalete à entrada da sala. Os convidados consultam-na quando chegam e vão direitos à sua mesa. Também pode exportar marcadores de lugar individuais se quiser decidir onde cada um se senta dentro da mesa.

Todas as exportações se atualizam sozinhas quando faz alterações, por isso reimprimir depois de uma troca de última hora leva segundos em vez de exigir refazer tudo de raiz.

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Pronto para começar? Comece a sua planta, grátis e tenha o primeiro esboço pronto hoje.