Acessibilidade e conforto dos seus convidados

Alguns dos seus convidados vão precisar de alguma coisa do salão. Uma entrada sem degraus, um lugar onde consigam ouvir, um canto sossegado para se sentarem dez minutos, um acompanhante ao lado.

Quase tudo isso é fácil de tratar e quase nada disso é fácil de tratar em cima da hora. Esta página é sobre fazê-lo cedo, e sobre que metade a planta trata por si.

O que a sua planta já diz ao espaço

Pode assinalar sete necessidades em qualquer convidado: acesso sem degraus, audição, visão, um sítio sossegado, um acompanhante, perto da porta, longe do bar.

Esses sinais não são só para si. O dossiê do espaço agrupa-os por mesa e imprime-os na folha com que o seu espaço e a empresa de aluguer trabalham, de modo que «mesa 4: dois convidados precisam de acesso sem degraus» chega à pessoa que monta o mobiliário na manhã anterior.

Os nomes são deixados de fora dessa folha de propósito. O espaço está a dispor cadeiras, não a receber ninguém. Precisa do lugar e da necessidade. O documento de quem coordena guarda os nomes, porque é quem coordena que cumprimenta.

A metade dos lugares está portanto tratada. O que se segue é a metade que só você pode fazer.

O que só pode descobrir junto do espaço

A sua planta sabe quem precisa de um percurso sem degraus. Não faz ideia se o espaço tem um. Pergunte, e pergunte por todo o percurso em vez de pelo salão:

• Há um percurso sem degraus do estacionamento até à cerimónia, até à sala de jantar e até às casas de banho? Um espaço pode não ter degraus à entrada e ter três até ao bar.
• Onde fica a casa de banho acessível e está fechada à chave? Uma chave guardada atrás do balcão é um problema que vale a pena conhecer com antecedência.
• Há elevador e mantém-se ligado e com alguém a acompanhar durante a noite?
• Há sistema de indução magnética e cobre a sala da cerimónia além da sala principal?
• Até onde pode um carro aproximar-se para deixar alguém?
• Há algum sítio sossegado para se sentar que não seja um corredor nem as casas de banho?

Pergunte por email, para ter as respostas por escrito. Pergunte antes de assinar, se ainda for a tempo.

O que perguntar aos seus convidados, e como

Não envie a ninguém um formulário de acessibilidade. Lê-se como burocracia, e as pessoas com maior probabilidade de precisar de alguma coisa são as que com maior probabilidade dirão que está tudo bem.

Pergunte uma vez, abertamente, naquilo que já envia:

Se houver alguma coisa que lhe torne o dia mais fácil, diga-nos. Entrar no salão, onde se senta, seja o que for. Não dá trabalho nenhum e preferimos saber agora.

Depois pergunte diretamente, a sós, a quem já tem motivo para pensar. Um telefonema a uma tia com uma anca nova dá-lhe uma resposta honesta que nenhum formulário consegue.

Escreva o que lhe disserem no próprio dia em que lho disserem. É exatamente para isso que servem os sete sinais.

Convidados mais velhos

A idade não é uma deficiência e a maioria dos seus convidados mais velhos não vai pedir nada. Ainda assim, os pormenores abaixo fazem a diferença entre ficar até ao fim e ir embora depois dos discursos.

• Temperatura. Os convidados mais velhos sentem mais cedo um salão frio e aguentam pior uma tenda quente. Pergunte por onde entram as correntes de ar.
• Distância à casa de banho. Quem vai fazer esse percurso seis vezes não devia atravessar o salão de cada vez.
• Ouvir por cima da música. A banda soa mais alto na mesa mais próxima do que alguém sóbrio imagina às três da tarde. Longe das colunas é uma verdadeira decisão de colocação, não uma manha.
• Uma cadeira com braços. Levantar-se de uma cadeira baixa sem braços será a coisa fisicamente mais difícil que alguns convidados vão fazer no dia todo. Pergunte ao espaço como são as cadeiras.
• Poder ir embora. Um lugar perto de uma saída deixa alguém escapar-se às nove sem ter de anunciar.

Quase tudo isso se transforma num sinal de colocação: perto da porta, longe do bar, um sítio sossegado.

No próprio dia

Diga a quem coordena quem procurar, pelo nome. É isso que o documento da coordenação leva e a folha do espaço não leva, e é a diferença entre uma necessidade para a qual ficou tudo preparado e uma necessidade que alguém repara.

Depois disso, largue. Já ficou escrito, o salão está montado para isso, e a lista está com outra pessoa.