Stolnumre: hva de utskrevne dokumentene viser

Mesteparten av arbeidet med en bordplan handler om å bestemme hvem som sitter sammen. Under det ligger en mindre avgjørelse: nevner papiret du gir folk et bord eller en stol?

Hver gjest har en stol uansett

Det er denne delen som overrasker folk, og den er nøkkelen til hele saken.

Dra en gjest over på en stol, og det er den stolen vedkommende får. Dra vedkommende midt på bordet, og appen fyller en stol for dem, i rekkefølge, sammen med alle andre du ikke har plassert for hånd. Uansett ender planen din opp med en plass til hver plasserte gjest, for en sal full av bord er en sal full av stoler.

Stolene blir altså bestemt uansett hva du gjør. Spørsmålet er ikke om planen din har plassposisjoner. Det er om du ville være den som bestemte dem, og om det utskrevne dokumentet trenger å si det.

Det nummeret er det samme alle steder det dukker opp, og det er med vilje: det cateringen leser av arket, stemmer med det du ser på skjermen og det en gjest ser på delelenken.

Å velge stolene selv

Verdt innsatsen der den bestemte stolen bærer en mening:

• Hovedbordet. Posisjonen er hele poenget. Hvem som sitter på hvilken side av paret er en avgjørelse, ikke en tilfeldighet i hvilken rekkefølge du slapp folk.
• Bordkort trykt med en plass. Hvis papiret forteller en gjest hvilken stol, vil du sannsynligvis ha valgt den selv.
• Lange bankettbord. Ved et bord for tjue betyr "samme bord" ingenting. Om noen sitter rett ved siden av deg eller ni plasser unna, er hele opplevelsen.
• En gjest som trenger en bestemt plassering. Nær en utgang, ut mot midtgangen, vekk fra høyttalerne, vendt mot salen i stedet for mot veggen.

Alle andre steder gjør det samme jobben med færre avgjørelser å slippe noen på bordet og la appen fylle stolen. Runde bord der gjestene ordner seg selv på dagen, er det klareste tilfellet.

En detalje verdt å kjenne til: når du drar flere gjester samtidig, er det bare den første som får stolen du siktet på. Resten lander ved bordet. Et drag med flere gjester har ett slippunkt, og tre mennesker kan ikke dele en stol.

Å utelate stolnumre på et dokument

Stolnumre velges per dokument, på siden med leveranser, ved siden av nedlastingsknappen. Fjern haken ved Stolnumre, og det dokumentet skrives ut uten dem.

Det er per dokument fordi dokumentene er uenige:

• Bordkort som nevner en stol trenger nummeret på seg.
• En ankomstliste ved døren vil som regel sende noen til et bord og la dem finne plassen selv.
• Et cateringark kan trenge dem, hvis tallerkenene går til posisjoner i stedet for til et bord.
• Takkelisten inneholder ingen plassering i det hele tatt, så valget tilbys ikke der.

Valget gjelder dokumentet du laster ned, ikke planen din. Ingen hake her flytter en gjest, og du kan skrive ut den samme planen på to måter til to forskjellige personer.

Hvis du ombestemmer deg

Ingenting her er en forpliktelse. Å sette noen på en bestemt stol låser dem ikke: automatisk plassering ordner fortsatt salen rundt dem som rundt alle andre, og en plan du legger om fortsetter å virke.

Vil du at en plassering skal overleve en omrokering, er det det låsen på en gjest er til for, og den er en egen, bevisst handling.

Hvis du er i tvil

Slipp folk på bordene og la appen fylle stolene.

Du kan velge en bestemt stol i det øyeblikket en bestemt stol begynner å bety noe - hovedbordet, den ene gjesten som trenger midtgangen - uten å gå tilbake og gjøre noe om igjen. Og når du skriver ut, bestemmer du der og da om dokumentet i hånden din trenger numrene på seg.