Tilgjengelighet og komfort for gjestene deres

Noen av gjestene deres kommer til å trenge noe fra lokalet. En vei inn uten trinn, en plass der de hører, et rolig sted å sitte i ti minutter, en ledsager ved siden av seg.

Nesten alt av dette er lett å ordne, og nesten ingenting av det er lett å ordne sent. Denne siden handler om å gjøre det tidlig, og om hvilken halvdel planen tar seg av for dere.

Hva planen deres allerede forteller lokalet

Du kan merke sju behov på hvilken som helst gjest: trinnfri adkomst, hørsel, syn, et rolig sted, en ledsager, nær døren, unna baren.

Disse merkene er ikke bare for dere. Lokalepakken grupperer dem etter bord og skriver dem ut på arket lokalet og utleiefirmaet jobber ut fra, slik at «bord 4: to gjester trenger trinnfri adkomst» når fram til den som setter opp møblene morgenen før.

Navn er bevisst utelatt fra det arket. Lokalet setter opp stoler, det tar ikke imot noen. De trenger plassen og behovet. Oppdraget til koordinatoren deres beholder navnene, for det er koordinatoren som sier hei.

Halvdelen med plasseringen er dermed ordnet. Det som følger er den halvdelen bare dere kan gjøre.

Hva bare dere kan finne ut av lokalet

Planen deres vet hvem som trenger en trinnfri vei. Den aner ikke om lokalet har en. Spør, og spør om hele veien i stedet for om salen:

• Finnes det en trinnfri vei fra parkeringen til vielsen, til spisesalen og til toalettene? Et lokale kan være trinnfritt ved inngangen og ha tre trinn ned til baren.
• Hvor er det tilgjengelige toalettet, og er det låst? En nøkkel som ligger bak baren er et problem det er verdt å vite om på forhånd.
• Finnes det heis, og er den bemannet og påslått om kvelden?
• Finnes det teleslynge, og dekker den vielsesrommet like godt som hovedsalen?
• Hvor nær kan en bil komme for å slippe av noen?
• Finnes det et rolig sted å sitte som verken er en gang eller toalettene?

Spør på e-post, så dere har svarene skriftlig. Spør før dere signerer, hvis dere fortsatt rekker det.

Hva dere bør spørre gjestene om, og hvordan

Ikke send noen et tilgjengelighetsskjema. Det leses som papirarbeid, og de menneskene som mest sannsynlig trenger noe, er de som mest sannsynlig sier at det går fint.

Spør én gang, åpent, i det dere uansett sender ut:

Hvis det er noe som helst som ville gjøre dagen lettere for deg, si fra. Å komme inn i salen, hvor du sitter, hva som helst. Det er ikke noe bry, og vi vil heller vite det nå.

Spør deretter direkte, én til én, alle dere allerede har grunn til å tenke på. En telefon til en tante med ny hofte gir dere et ærlig svar som ingen skjema får.

Skriv ned det dere får vite, den dagen dere får vite det. Det er nøyaktig det de sju merkene er til.

Eldre gjester

Alder er ikke en funksjonsnedsettelse, og de fleste av de eldre gjestene deres kommer ikke til å be om noe. Punktene under gjør likevel forskjellen på å bli til slutten og å gå etter talene.

• Temperatur. Eldre gjester kjenner en kald sal tidligere og tåler et varmt telt dårligere. Spør hvor det trekker.
• Avstand til toalettet. Den som skal gå den turen seks ganger, bør ikke krysse salen hver gang.
• Å høre over musikken. Bandet er høyere ved det nærmeste bordet enn noen edru forestiller seg klokken tre på ettermiddagen. Unna høyttalerne er en ekte plasseringsavgjørelse, ikke pirk.
• En stol med armlener. Å reise seg fra en lav stol uten armlener blir for noen gjester det fysisk vanskeligste de gjør hele dagen. Spør lokalet hva slags stoler det er.
• Å kunne dra. En plass nær en utgang lar noen snike seg ut klokken ni uten å måtte si det høyt.

Det meste av dette blir til et plasseringsmerke: nær døren, unna baren, et rolig sted.

På selve dagen

Fortell koordinatoren ved navn hvem hun skal se etter. Det er det koordinatoroppdraget bærer og som lokalets ark ikke gjør, og det er forskjellen på et behov det er stelt i stand for og et behov noen legger merke til.

Og så slipp det. Dere har skrevet det ned, salen er rigget for det, og noen andre holder listen.