Kom i gang med The Table Plan

The Table Plan tar deg fra en rå gjesteliste til en ferdig bordplan du kan dele, på én ettermiddag. Denne guiden går gjennom hvert trinn i den rekkefølgen som fungerer best, fra å opprette bryllupet til å gi lokalet og cateringen det de trenger.

Opprett bryllupet ditt

Logg inn på app.thetableplan.com/signup, og opprett et nytt bryllup. Oppgi bryllupsdatoen og navnet på lokalet. Begge deler står på eksportene du deler med cateringen og lokalets koordinator, så det er verdt å få dem riktige fra starten.

Du kan opprette mer enn ett bryllup hvis du hjelper til med å planlegge for noen andre, og du kan komme tilbake til en påbegynt plan så mange ganger du vil før den store dagen.

Legg inn gjestelisten

Det er to måter å få gjestene inn på.

Importer en CSV-fil hvis du allerede har et regneark eller en eksport fra et planleggingsverktøy som Zola, The Knot eller Joy. Importen godtar enhver CSV med en kolonne for fornavn og fanger automatisk opp etternavn, husstand (eller gruppe), e-post, kostnotater og merkelapper når overskriftene stemmer. Ekstra kolonner som svarstatus blir rett og slett ignorert. Se Importere gjestelisten for den fullstendige oversikten over kolonner og regler for husstander.

Legg inn gjestene manuelt hvis listen fortsatt er under arbeid. Skriv fornavn, etternavn og eventuelle notater; The Table Plan lagrer med én gang, så du mister aldri en endring.

The Table Plan plasserer gjestene som står på listen din, så ta med de bekreftede deltakerne du allerede har (det er et bordplanverktøy, ikke et system for å holde styr på svar). Når tallene endrer seg, legger du til eller fjerner gjester, og planen og alle eksporter oppdateres med det samme.

Husstander og grupper

Å samle gjester i husstander forteller The Table Plan hvem som kom sammen og mest sannsynlig vil sitte sammen: par, familier med barn, en vennegjeng som bestilte samme hotell. Den automatiske plasseringen respekterer disse gruppene når den fordeler gjestene på bordene.

Du kan når som helst flytte hvem som helst til en annen gruppe, eller ta vedkommende helt ut av en gruppe hvis personen skal behandles som enkeltperson.

Planlegg lokalet

Åpne planredigereren, og dra elementer inn på lerretet slik at det stemmer med lokalet deres.

Bord finnes i runde og langbordsformer (rektangulære). Angi antall plasser for hvert bord; The Table Plan holder styr på belegget etter hvert som du plasserer gjester. Runde bord har vanligvis plass til seks til tolv gjester, og åtte eller ti er det beste for et bord som kan holde én samtale uten at folk på motsatt side blir sittende tause. Langbord passer til låver og til slekt satt i én lang rekke.

Vegger og romgrenser lar deg tegne formen på lokalet, slik at plantegningen ligner det faktiske stedet. Det hjelper deg og lokalets koordinator med å lese planen på et blunk i stedet for å måtte tolke et rutenett av svevende bord.

Dansegulv, scene og barområde finnes som faste elementer. Det betyr noe å plassere dem nøyaktig, for gjester nær dansegulvet eller høyttalerne opplever ofte kvelden annerledes enn de som sitter i et roligere hjørne. Ta høyde for det når du bestemmer hvem som skal sitte hvor.

Når planen er lagret, kan du skrive ut en kopi av den tomme plantegningen og ta den med på en befaring. Koordinatoren kan bekrefte bordplasseringene og si fra om adkomst eller rømningsveier før dere låser alt.

Sett plasseringsreglene deres

Noen gjester kan rett og slett ikke sitte ved samme bord - nyskilte foreldre, slektninger som er blitt uvenner, eller en eks og en ny partner som aldri har møtt hverandre. Plasseringsregler lar dere skrive ned disse bindingene før dere kjører den automatiske plasseringen, slik at verktøyet ikke river ned den sosiale omtanken dere har brukt uker på å bygge.

Reglene bor hos menneskene de handler om. Åpne Gjester, velg gjesten, og bruk seksjonen Plasseringsregler på kortet deres: velg Hold fra hverandre eller Hold sammen, velg den andre personen eller husstanden, og trykk Legg til regel. Den automatiske plasseringen følger hver regel dere setter, og hver regel viser om den holder eller er brutt.

En regel trenger ikke være alt eller ingenting. Ulike bord er den strenge varianten. Ikke ved siden av lar to personer dele bord så lenge de ikke sitter på naboplasser, noe som som regel er det dere vil ha for to gjester som bare er litt ubekvemme sammen, ikke umulige. Dere kan også notere hvem som ba om en regel, og hvorfor, med egne ord; det notatet er privat og havner aldri på en utskrift, en eksport eller lenken dere sender gjestene.

Tilgjengelighetsbehov er ikke regler og hører ikke hjemme her. En gjest som trenger plass ved midtgangen, trinnfri adkomst eller plass til en barnevogn, noteres på sitt eget kort under Mat og tilgjengelighet, slik at behovet følger personen i stedet for én plasseringsbeslutning.

Plasser gjestene automatisk

Når plantegningen er klar og plasseringsreglene er på plass, kjører du den automatiske plasseringen. Verktøyet fordeler de bekreftede gjestene på bordene, respekterer husstander (holder grupper samlet), følger plasseringsreglene og balanserer belegget slik at ingen bord blir stående påfallende tomme.

Den automatiske plasseringen gir et førsteutkast, ikke en ferdig plan. Gå gjennom resultatet, og flytt gjester ved å dra dem mellom bord, eller til en bestemt plass ved et bord hvis du vil bestemme hvem som sitter ved siden av hvem. Endringene vises direkte i belegningstallene og i plantegningen.

Hvis et bord er over kapasiteten, eller en plasseringsregel er brutt (for eksempel fordi det ikke fantes en mulig løsning uten å bryte den), sier The Table Plan fra, slik at du kan løse det manuelt.

For teorien bak gruppering, vanskelige familiedynamikker og oppsettet ved hovedbordet dekker guiden til bordplanen hele bildet.

Eksporter det dere skal levere

Når planen er på plass, eksporterer du det hver enkelt trenger.

Plantegning til lokalet - en PDF som viser bordplasseringene, navnene eller numrene deres og antall plasser. Lokalets koordinator bruker den til å rigge rommet på dagen.

Cateringarket - en liste over hver gjest, bordet deres og kostnotatene deres. Cateringen bruker den under serveringen, og den fungerer samtidig som en kontroll av tallene dere sendte inn da menyen ble endelig.

Bordplantavle - en alfabetisk liste rettet mot gjestene med hvert navn og det tildelte bordet, satt opp for å skrives ut eller settes på en staffeli ved inngangen til lokalet. Gjestene skanner den når de kommer, og går rett til bordet sitt. Du kan også eksportere bordkort til hver plass hvis du vil bestemme hvor folk sitter ved bordet.

Alle eksporter oppdateres automatisk når du endrer noe, så å skrive ut på nytt etter et bytte i siste liten tar sekunder i stedet for å kreve at alt bygges opp på nytt.

---

Klar til å begynne? Start planen deres, gratis og få førsteutkastet ferdig i dag.