Números de silla: qué muestran tus documentos impresos

Casi todo el trabajo de un plano de mesas consiste en decidir quién se sienta con quién. Debajo hay una decisión más pequeña: el papel que le pones en la mano a la gente, ¿nombra una mesa o una silla?

Cada invitado tiene una silla de todas formas

Esta es la parte que sorprende, y es la clave de todo lo demás.

Arrastra a un invitado hasta una silla y esa es la silla que le toca. Arrástralo al centro de la mesa y la aplicación le rellena una silla, por orden, junto con todos los que no colocaste a mano. En cualquier caso tu plano acaba con un sitio para cada invitado sentado, porque una sala llena de mesas es una sala llena de sillas.

Así que las sillas se deciden hagas lo que hagas. La pregunta no es si tu plano tiene posiciones de asiento. Es si querías ser tú quien las decidiera, y si el documento impreso necesita decirlo.

Ese número es el mismo en todos los sitios donde aparece, y es a propósito: lo que el catering lee en su hoja coincide con lo que ves en pantalla y con lo que un invitado ve en el enlace compartido.

Elegir las sillas tú

Merece el esfuerzo allí donde la silla concreta significa algo:

• La mesa presidencial. La posición es justo el asunto. Quién se sienta a cada lado de la pareja es una decisión, no una casualidad del orden en que soltaste a la gente.
• Tarjetas de sitio impresas con un asiento. Si el papel le dice a un invitado qué silla, seguramente quieres haberla elegido tú.
• Mesas largas de banquete. En una mesa de veinte, "la misma mesa" no quiere decir nada. Estar al lado de alguien o a nueve sitios de distancia es toda la experiencia.
• Un invitado que necesita una posición concreta. Cerca de una salida, al lado del pasillo, lejos de los altavoces, mirando a la sala en vez de a la pared.

En todo lo demás, soltar a alguien sobre la mesa y dejar que la aplicación rellene la silla hace el mismo trabajo con menos decisiones. Las mesas redondas donde los invitados se apañan solos el mismo día son el caso más claro.

Un detalle que conviene conocer: cuando arrastras varios invitados a la vez, solo el primero se queda con la silla a la que apuntabas. El resto aterriza en la mesa. Un arrastre con varios invitados tiene un único punto de soltado, y tres personas no pueden compartir una silla.

Dejar los números de silla fuera de un documento

Los números de silla se eligen por documento, en la página de documentos, junto al botón de descarga. Desmarca Números de silla y ese documento se imprime sin ellos.

Es por documento porque los documentos no se ponen de acuerdo:

• Las tarjetas de sitio que nombran una silla necesitan el número encima.
• La lista de recepción de la puerta normalmente quiere mandar a alguien a una mesa y dejar que encuentre su sitio.
• La hoja del catering puede quererlos, si los platos van a posiciones y no a una mesa.
• La lista de agradecimientos no lleva ninguna colocación, así que ahí la opción ni se ofrece.

La elección se aplica al documento que estás descargando, no a tu plano. Nada de lo que marques aquí mueve a un invitado, y puedes imprimir el mismo plano de dos maneras para dos personas distintas.

Si cambias de idea

Aquí nada es un compromiso. Colocar a alguien en una silla concreta no lo bloquea: la colocación automática sigue reorganizando la sala a su alrededor como con cualquiera, y un plano que reorganizas sigue funcionando.

Si quieres que una colocación sobreviva a una reorganización, para eso está el bloqueo de un invitado, y es una acción aparte y deliberada.

Si no lo tienes claro

Suelta a la gente sobre las mesas y deja que la aplicación rellene las sillas.

Puedes elegir una silla concreta en cuanto una silla concreta empiece a importar - la mesa presidencial, ese invitado que necesita el pasillo - sin volver atrás ni rehacer nada. Y al imprimir, decides entonces si el documento que tienes en la mano necesita los números.