Primeros pasos con The Table Plan

The Table Plan te lleva de una lista de invitados en bruto a un plano de mesas terminado y listo para compartir en una sola tarde. Esta guía recorre cada paso en el orden que mejor funciona, desde crear tu boda hasta entregar al lugar y al catering lo que necesitan.

Crea tu boda

Inicia sesión en app.thetableplan.com/signup y crea una nueva boda. Indica la fecha de tu boda y el nombre del lugar - ambos aparecen en las exportaciones que compartirás con tu catering y con el coordinador del lugar, así que conviene acertar desde el principio.

Puedes crear más de una boda si estás ayudando a organizar la de otra persona, y puedes volver a un plano en curso tantas veces como quieras antes de tu gran día.

Añade tu lista de invitados

Hay dos maneras de incorporar a tus invitados.

Importa un archivo CSV si ya tienes una hoja de cálculo o una exportación de una herramienta de organización como Zola, The Knot o Joy. El importador acepta cualquier CSV con una columna de nombre y detecta automáticamente el apellido, el hogar (o grupo), el correo electrónico, las notas dietéticas y las etiquetas cuando los encabezados coinciden - las columnas adicionales, como el estado de RSVP, simplemente se ignoran. Consulta Cómo importar tu lista de invitados de boda para ver la referencia completa de columnas y las reglas de hogares.

Introduce los invitados manualmente si tu lista aún se está formando. Escribe un nombre, un apellido y cualquier nota; The Table Plan guarda al instante, así que nunca pierdes un cambio.

The Table Plan sienta a los invitados de tu lista, así que incluye a los asistentes confirmados que ya tengas (es una herramienta de asignación de asientos, no un rastreador de RSVP). Cuando cambien las cifras, añade o elimina invitados y el plano y todas las exportaciones se actualizan al momento.

Hogares y grupos

Agrupar a los invitados en hogares le indica a The Table Plan qué personas llegaron juntas y son las que probablemente querrán sentarse juntas - parejas, familias con niños, un grupo de amigos que reservó el mismo hotel. El asignador automático respeta estos grupos al distribuir a los invitados por las mesas.

Puedes reasignar a cualquiera a un grupo distinto en cualquier momento, o sacarlo por completo de un grupo si debe tratarse de forma individual.

Distribuye la sala

Abre el editor de plano de sala y arrastra elementos al lienzo para que coincidan con tu lugar.

Las mesas están disponibles en forma redonda y de banquete (rectangular). Define el número de asientos de cada mesa; The Table Plan llevará el control de la ocupación a medida que colocas a los invitados. Las mesas redondas suelen sentar de seis a doce invitados - ocho o diez es el punto ideal para una mesa que pueda mantener una sola conversación sin que quienes están en lados opuestos se queden en silencio. Las mesas de banquete son adecuadas para lugares tipo granero y para tramos de familia numerosa.

Los muros y límites de la sala te permiten trazar la forma del lugar para que el plano se parezca al espacio real. Esto te ayuda a ti y al coordinador del lugar a leer el plano de un vistazo en lugar de tener que interpretar una cuadrícula de mesas flotantes.

Las zonas de pista de baile, escenario y barra están disponibles como elementos fijos. Colocarlas con precisión importa, porque los invitados cerca de la pista de baile o de los altavoces suelen vivir la velada de forma distinta a los de un rincón más tranquilo - tenlo en cuenta al decidir dónde va cada invitado.

Una vez guardada la distribución, puedes imprimir una copia del plano en blanco y llevarla a una visita al lugar. Tu coordinador podrá confirmar las posiciones de las mesas y señalar cualquier restricción de acceso o salidas de emergencia antes de que lo dejes todo fijado.

Define tus reglas de asientos

Algunos invitados sencillamente no pueden sentarse a la misma mesa - padres recién divorciados, familiares enfadados, o un ex y una nueva pareja que nunca se han visto. Las reglas de asientos te permiten dejar esas restricciones por escrito antes de lanzar la asignación automática, para que la herramienta no deshaga la sensibilidad social que has construido durante semanas.

Las reglas viven con las personas a las que se refieren. Abre Invitados, elige al invitado y usa la sección Reglas de asientos de su ficha: elige Mantener separados o Mantener juntos, elige a la otra persona u hogar y pulsa Añadir regla. La asignación automática respeta cada regla que pongas, y cada una indica si se está cumpliendo o si está rota.

Una regla no tiene que ser todo o nada. Mesas distintas es la versión estricta. No al lado permite que dos personas compartan mesa siempre que no ocupen asientos contiguos, que suele ser lo que quieres para dos invitados que solo resultan incómodos juntos, no imposibles. También puedes anotar quién pidió una regla y por qué, con tus propias palabras; esa nota es privada y nunca aparece en una impresión, una exportación ni en el enlace que envías a tus invitados.

Las necesidades de accesibilidad no son reglas y no viven aquí. Un invitado que necesita un asiento de pasillo, acceso sin escalones o sitio para un carrito se anota en su propia ficha, en Comida y accesibilidad, para que la necesidad viaje con la persona y no con una sola decisión de asiento.

Sienta a tus invitados automáticamente

Cuando tu plano de sala esté listo y tus reglas de asientos estén definidas, ejecuta la asignación automática. La herramienta distribuye a los invitados confirmados por tus mesas, respetando los hogares (manteniendo los grupos juntos), honrando tus reglas de asientos y equilibrando la ocupación para que ninguna mesa quede visiblemente vacía.

La asignación automática produce un primer borrador, no un plano terminado. Revisa el resultado y mueve a los invitados arrastrándolos entre mesas - o a un asiento concreto dentro de una mesa si quieres controlar quién se sienta junto a quién. Los cambios se reflejan en vivo en los recuentos de ocupación y en la vista del plano de sala.

Si una mesa supera su capacidad o se ha roto una regla de asientos (por ejemplo, porque no había ninguna solución viable sin romperla), The Table Plan lo señala para que puedas resolverlo manualmente.

Para la teoría de organización detrás de las decisiones de agrupación, las dinámicas familiares delicadas y la disposición de la mesa presidencial, la guía del plano de mesas de boda cubre el panorama completo.

Exporta tus entregables

Cuando el plano esté cerrado, exporta lo que cada persona necesita.

Plano de sala del lugar - un PDF que muestra las posiciones de las mesas, los nombres o números de mesa y el número de asientos. Tu coordinador del lugar lo usa para montar la sala el día del evento.

Hoja del catering - una lista de cada invitado, su mesa y sus notas dietéticas. Tu catering la usa para el servicio, y sirve además como comprobación frente a las cifras que enviaste al cerrar tu menú.

Panel del plano de mesas - una lista alfabética de cara a los invitados con cada nombre y su mesa asignada, con formato para imprimir o mostrar en un caballete a la entrada de la sala. Los invitados la consultan al llegar y van directos a su mesa. También puedes exportar tarjetas de sitio individuales para cada asiento si quieres controlar dónde se sienta cada persona dentro de la mesa.

Todas las exportaciones se actualizan automáticamente cuando haces cambios, así que reimprimir tras un cambio de última hora lleva segundos en lugar de exigir rehacerlo todo desde cero.

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¿Listo para empezar? Comienza tu plano de mesas y ten el primer borrador hecho hoy mismo.