Erste Schritte mit The Table Plan

The Table Plan bringt Sie an einem einzigen Nachmittag von einer rohen Gastliste zu einem fertigen, teilbaren Sitzplan. Diese Anleitung führt Sie durch jeden Schritt in der Reihenfolge, die am besten funktioniert - vom Anlegen Ihrer Hochzeit bis zur Übergabe der Unterlagen an Location und Caterer.

Legen Sie Ihre Hochzeit an

Melden Sie sich unter app.thetableplan.com/signup an und legen Sie eine neue Hochzeit an. Geben Sie Ihr Hochzeitsdatum und den Namen der Location ein - beide erscheinen auf den Exporten, die Sie mit Ihrem Caterer und dem Koordinator der Location teilen. Es lohnt sich daher, sie von Anfang an richtig anzugeben.

Sie können mehr als eine Hochzeit anlegen, wenn Sie jemand anderem bei der Planung helfen, und Sie können so oft zu einem laufenden Plan zurückkehren, wie Sie möchten, bevor Ihr großer Tag kommt.

Fügen Sie Ihre Gastliste hinzu

Es gibt zwei Wege, Ihre Gäste hinzuzufügen.

Importieren Sie eine CSV-Datei, wenn Sie bereits eine Tabelle oder einen Export aus einem Planungstool wie Zola, The Knot oder Joy haben. Der Importer akzeptiert jede CSV-Datei mit einer Spalte für den Vornamen und übernimmt Nachname, Haushalt (oder Gruppe), E-Mail, Ernährungshinweise und Tags automatisch, sobald die Spaltenköpfe passen - zusätzliche Spalten wie der RSVP-Status werden einfach ignoriert. Siehe Ihre Hochzeitsgastliste importieren für die vollständige Spaltenreferenz und die Haushaltsregeln.

Geben Sie Gäste manuell ein, wenn Ihre Liste noch entsteht. Tippen Sie einen Vornamen, einen Nachnamen und beliebige Notizen ein; The Table Plan speichert sofort, sodass Sie nie eine Änderung verlieren.

The Table Plan setzt die Gäste auf Ihrer Liste, bringen Sie also die bereits bestätigten Teilnehmer mit (es ist ein Sitzplan-Werkzeug, kein RSVP-Tracker). Wenn sich die Zahlen ändern, fügen Sie Gäste hinzu oder entfernen Sie sie, und der Plan sowie jeder Export aktualisieren sich sofort.

Haushalte und Gruppen

Gäste in Haushalte zu gruppieren, sagt The Table Plan, welche Personen gemeinsam angereist sind und am ehesten zusammensitzen möchten - Paare, Familien mit Kindern, eine Gruppe von Freunden, die dasselbe Hotel gebucht hat. Die automatische Platzierung beachtet diese Gruppen, wenn sie die Gäste auf die Tische verteilt.

Sie können jederzeit jemanden einer anderen Gruppe zuordnen oder ihn ganz aus einer Gruppe entfernen, wenn er einzeln behandelt werden soll.

Gestalten Sie den Raum

Öffnen Sie den Raumplan-Editor und ziehen Sie Elemente auf die Fläche, damit sie zu Ihrer Location passen.

Tische gibt es in runder und in Bankett-Form (rechteckig). Legen Sie die Anzahl der Plätze pro Tisch fest; The Table Plan verfolgt die Belegung, während Sie Gäste platzieren. Runde Tische bieten in der Regel Platz für sechs bis zwölf Gäste - acht oder zehn ist der ideale Wert für einen Tisch, an dem ein einziges Gespräch möglich ist, ohne dass die Personen an gegenüberliegenden Seiten verstummen. Bankett-Tische eignen sich für Scheunen-Locations und lange Reihen für die große Verwandtschaft.

Wände und Raumgrenzen lassen Sie die Form der Location nachzeichnen, sodass der Raumplan dem tatsächlichen Raum ähnelt. Das hilft Ihnen und dem Koordinator der Location, den Plan auf einen Blick zu erfassen, statt ein Raster schwebender Tische deuten zu müssen.

Tanzfläche, Bühne und Barbereiche sind als feste Elemente verfügbar. Sie genau zu platzieren ist wichtig, denn Gäste in der Nähe der Tanzfläche oder der Lautsprecher erleben den Abend oft anders als jene in einer ruhigeren Ecke - berücksichtigen Sie das, wenn Sie entscheiden, wer wohin kommt.

Sobald der Aufbau gespeichert ist, können Sie eine Kopie des leeren Raumplans ausdrucken und zu einer Begehung der Location mitnehmen. Ihr Koordinator kann die Tischpositionen bestätigen und etwaige Zugangs- oder Notausgangs-Einschränkungen markieren, bevor Sie alles endgültig festlegen.

Legen Sie Ihre Sitzregeln fest

Manche Gäste können schlicht nicht am selben Tisch sitzen - frisch geschiedene Eltern, zerstrittene Verwandte oder ein Ex und ein neuer Partner, die sich nie begegnet sind. Sitzregeln halten diese Bedingungen fest, bevor Sie die automatische Platzierung starten, damit das Werkzeug das soziale Fingerspitzengefühl nicht zunichtemacht, an dem Sie wochenlang gearbeitet haben.

Die Regeln liegen bei den Menschen, um die es geht. Öffnen Sie Gäste, wählen Sie den Gast und nutzen Sie den Abschnitt Sitzregeln auf seinem Datensatz: wählen Sie Getrennt halten oder Zusammen halten, wählen Sie die zweite Person oder den zweiten Haushalt und drücken Sie Regel hinzufügen. Die automatische Platzierung folgt jeder Regel, die Sie setzen, und jede zeigt an, ob sie hält oder gebrochen ist.

Eine Regel muss nicht alles oder nichts sein. Verschiedene Tische ist die strenge Fassung. Nicht nebeneinander erlaubt zwei Personen denselben Tisch, solange sie nicht auf Nachbarplätzen sitzen - meist genau das, was Sie für zwei Gäste wollen, die miteinander nur unangenehm und nicht unmöglich sind. Sie können außerdem festhalten, wer eine Regel gewünscht hat und warum, in Ihren eigenen Worten; diese Notiz bleibt privat und erscheint nie auf einem Ausdruck, in einem Export oder auf dem Link, den Sie Ihren Gästen schicken.

Zugangsbedürfnisse sind keine Regeln und stehen nicht hier. Ein Gast, der einen Platz am Gang, einen stufenlosen Zugang oder Platz für einen Kinderwagen braucht, wird auf seinem eigenen Datensatz unter Essen und Zugang vermerkt, damit das Bedürfnis der Person folgt und nicht einer einzelnen Platzentscheidung.

Setzen Sie Ihre Gäste automatisch

Sobald Ihr Raumplan fertig ist und Ihre Sitzregeln stehen, starten Sie die automatische Platzierung. Das Werkzeug verteilt die bestätigten Gäste auf Ihre Tische, respektiert dabei die Haushalte (hält Gruppen zusammen), beachtet Ihre Sitzregeln und gleicht die Belegung aus, sodass kein Tisch auffällig leer bleibt.

Die automatische Platzierung liefert einen ersten Entwurf, keinen fertigen Plan. Prüfen Sie das Ergebnis und verschieben Sie Gäste, indem Sie sie zwischen Tischen ziehen - oder auf einen bestimmten Platz an einem Tisch, wenn Sie steuern möchten, wer neben wem sitzt. Änderungen werden live in den Belegungszahlen und in der Raumplan-Ansicht wiedergegeben.

Wenn ein Tisch über seiner Kapazität liegt oder eine Sitzregel gebrochen wurde (etwa weil es keine machbare Lösung gab, ohne sie zu brechen), markiert The Table Plan das, damit Sie es manuell lösen können.

Für die Planungstheorie hinter Gruppierungsentscheidungen, heiklen Familiendynamiken und der Anordnung des Brauttisches deckt der Leitfaden zum Hochzeits-Sitzplan das gesamte Bild ab.

Exportieren Sie Ihre Unterlagen

Wenn der Plan feststeht, exportieren Sie, was jede Person benötigt.

Raumplan der Location - ein PDF mit den Tischpositionen, den Tischnamen oder -nummern und den Platzzahlen. Ihr Koordinator der Location nutzt ihn, um den Raum am Tag herzurichten.

Caterer-Liste - eine Liste jedes Gastes, seines Tisches und seiner Ernährungshinweise. Ihr Caterer nutzt sie für den Service, und sie dient zugleich als Abgleich mit den Zahlen, die Sie beim Finalisieren Ihres Menüs eingereicht haben.

Sitzplan-Anzeige - eine an die Gäste gerichtete alphabetische Liste mit jedem Namen und dem zugewiesenen Tisch, formatiert zum Ausdrucken oder zum Anzeigen auf einer Staffelei am Eingang des Raums. Die Gäste überfliegen sie bei der Ankunft und gehen direkt zu ihrem Tisch. Sie können außerdem einzelne Tischkarten für jeden Platz exportieren, wenn Sie steuern möchten, wo die Leute am Tisch sitzen.

Alle Exporte aktualisieren sich automatisch, wenn Sie Änderungen vornehmen. So dauert ein Nachdruck nach einem Tausch in letzter Minute Sekunden, statt einen kompletten Neuaufbau zu erfordern.

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Bereit anzufangen? Starten Sie Ihren Sitzplan und haben Sie den ersten Entwurf noch heute fertig.