Pierwsze kroki z The Table Plan

The Table Plan przeprowadzi Cię od surowej listy gości do gotowego, możliwego do udostępnienia planu stołów w ciągu jednego popołudnia. Ten przewodnik omawia każdy krok w kolejności, która sprawdza się najlepiej - od utworzenia wesela aż po przekazanie sali i firmie cateringowej tego, czego potrzebują.

Utwórz swoje wesele

Zaloguj się na app.thetableplan.com/signup i utwórz nowe wesele. Podaj datę wesela i nazwę sali - obie pojawiają się w eksportach, które udostępnisz firmie cateringowej i koordynatorowi sali, dlatego warto wprowadzić je poprawnie od samego początku.

Możesz utworzyć więcej niż jedno wesele, jeśli pomagasz zaplanować je komuś innemu, i możesz wracać do planu w trakcie przygotowań tyle razy, ile chcesz, przed swoim wielkim dniem.

Dodaj listę gości

Są dwa sposoby wprowadzenia gości.

Zaimportuj plik CSV, jeśli masz już arkusz kalkulacyjny lub eksport z narzędzia do planowania, takiego jak Zola, The Knot czy Joy. Importer przyjmuje każdy plik CSV z kolumną imienia i automatycznie rozpoznaje nazwisko, gospodarstwo domowe (lub grupę), adres e-mail, uwagi dietetyczne oraz etykiety, gdy nagłówki pasują - dodatkowe kolumny, takie jak status RSVP, są po prostu pomijane. Zobacz Importowanie listy gości weselnych, aby poznać pełny opis kolumn i zasady dotyczące gospodarstw domowych.

Wprowadź gości ręcznie, jeśli Twoja lista wciąż się kształtuje. Wpisz imię, nazwisko i wszelkie uwagi; The Table Plan zapisuje natychmiast, więc nigdy nie stracisz zmiany.

The Table Plan rozsadza gości z Twojej listy, dlatego wprowadź potwierdzonych uczestników, których już masz (to narzędzie do rozsadzania, nie do śledzenia RSVP). Gdy liczby się zmienią, dodaj lub usuń gości, a plan oraz każdy eksport zaktualizują się od razu.

Gospodarstwa domowe i grupy

Grupowanie gości w gospodarstwa domowe mówi The Table Plan, które osoby przybyły razem i najprawdopodobniej będą chciały siedzieć razem - pary, rodziny z dziećmi, grupa przyjaciół, która zarezerwowała ten sam hotel. Automatyczne rozsadzanie uwzględnia te grupy podczas rozmieszczania gości przy stołach.

Możesz w każdej chwili przypisać dowolną osobę do innej grupy lub całkowicie usunąć ją z grupy, jeśli ma być traktowana indywidualnie.

Rozplanuj salę

Otwórz edytor planu sali i przeciągaj elementy na planszę, aby odwzorować swoją salę.

Stoły dostępne są w kształcie okrągłym i bankietowym (prostokątnym). Ustaw liczbę miejsc dla każdego stołu; The Table Plan będzie śledzić zajętość w miarę rozsadzania gości. Okrągłe stoły zwykle mieszczą od sześciu do dwunastu gości - osiem lub dziesięć to idealna liczba dla stołu, przy którym możliwa jest jedna wspólna rozmowa bez tego, by osoby po przeciwnych stronach milkły. Stoły bankietowe pasują do sal w stodołach i długich rzędów dla dalszej rodziny.

Ściany i granice sali pozwalają obrysować kształt sali, aby plan wyglądał jak rzeczywista przestrzeń. Dzięki temu Ty i koordynator sali odczytacie plan na pierwszy rzut oka, zamiast interpretować siatkę rozproszonych stołów.

Parkiet, scena i strefy baru są dostępne jako elementy stałe. Dokładne ich rozmieszczenie ma znaczenie, ponieważ goście w pobliżu parkietu lub głośników często przeżywają wieczór inaczej niż ci w spokojniejszym kącie - uwzględnij to, decydując, kto gdzie siada.

Po zapisaniu układu możesz wydrukować kopię pustego planu sali i zabrać ją na obchód sali. Twój koordynator będzie mógł potwierdzić rozmieszczenie stołów i wskazać wszelkie ograniczenia dotyczące dostępu lub wyjść ewakuacyjnych, zanim wszystko zablokujesz.

Ustaw swoje reguły rozsadzania

Niektórzy goście po prostu nie mogą siedzieć przy tym samym stole - świeżo rozwiedzeni rodzice, poróżnieni krewni albo była i nowa partnerka, które nigdy się nie spotkały. Reguły rozsadzania pozwalają zapisać te ograniczenia, zanim uruchomisz automatyczne rozsadzanie, dzięki czemu narzędzie nie zniweczy wyczucia, nad którym pracowaliście tygodniami.

Reguły mieszkają przy osobach, których dotyczą. Otwórz Goście, wybierz gościa i skorzystaj z sekcji Reguły rozsadzania na jego karcie: wybierz Trzymaj osobno albo Trzymaj razem, wskaż drugą osobę lub gospodarstwo i naciśnij Dodaj regułę. Automatyczne rozsadzanie stosuje każdą ustawioną regułę, a każda pokazuje, czy jest zachowana, czy złamana.

Reguła nie musi być wszystkim albo niczym. Różne stoły to wariant ostry. Nie obok pozwala dwóm osobom siedzieć przy jednym stole, o ile nie na sąsiednich krzesłach, i zwykle właśnie tego potrzebujecie przy dwojgu gościach, którym razem jest po prostu niezręcznie, a nie niemożliwie. Możecie też zapisać, kto poprosił o regułę i dlaczego, własnymi słowami; ta notatka jest prywatna i nigdy nie trafia na wydruk, do eksportu ani na link wysyłany gościom.

Potrzeby dostępności to nie reguły i nie mieszkają tutaj. Gość, który potrzebuje miejsca od strony przejścia, wejścia bez schodów albo miejsca na wózek, jest opisany na własnej karcie w sekcji Jedzenie i dostępność, dzięki czemu potrzeba podąża za osobą, a nie za jedną decyzją o rozsadzeniu.

Rozsadź gości automatycznie

Gdy Twój plan sali jest gotowy, a reguły rozsadzania są ustawione, uruchom automatyczne rozsadzanie. Narzędzie rozmieszcza potwierdzonych gości przy stołach, uwzględniając gospodarstwa domowe (trzymając grupy razem), respektując Twoje reguły rozsadzania i balansując zajętość, aby żaden stół nie pozostał rzucająco się w oczy pusty.

Automatyczne rozsadzanie tworzy pierwszy szkic, nie gotowy plan. Przejrzyj wynik i przenoś gości, przeciągając ich między stołami - albo na konkretne miejsce przy stole, jeśli chcesz decydować, kto siedzi obok kogo. Zmiany są odzwierciedlane na żywo w licznikach zajętości i w widoku planu sali.

Jeśli stół przekroczy swoją pojemność lub zostanie złamana reguła rozsadzania (na przykład dlatego, że nie było wykonalnego rozwiązania bez jej złamania), The Table Plan oznaczy to, abyś mógł rozwiązać problem ręcznie.

Aby poznać teorię planowania stojącą za decyzjami o grupowaniu, trudnymi relacjami rodzinnymi i układem stołu głównego, przewodnik po planie stołów weselnych omawia cały obraz.

Wyeksportuj swoje materiały

Gdy plan jest ustalony, wyeksportuj to, czego potrzebuje każda osoba.

Plan sali - plik PDF pokazujący rozmieszczenie stołów, nazwy lub numery stołów oraz liczbę miejsc. Koordynator Twojej sali używa go do przygotowania sali w dniu wesela.

Zestawienie dla cateringu - lista każdego gościa, jego stołu i uwag dietetycznych. Firma cateringowa używa jej do obsługi, a dodatkowo służy jako weryfikacja liczb, które podałeś przy finalizowaniu menu.

Tablica planu stołów - alfabetyczna lista skierowana do gości, z każdym nazwiskiem i przypisanym stołem, sformatowana do wydruku lub prezentacji na sztaludze przy wejściu do sali. Goście sprawdzają ją po przybyciu i kierują się prosto do swojego stołu. Możesz również wyeksportować indywidualne winietki dla każdego miejsca, jeśli chcesz decydować, gdzie ludzie siedzą przy stole.

Wszystkie eksporty aktualizują się automatycznie po wprowadzeniu zmian, więc ponowny wydruk po zmianie w ostatniej chwili zajmuje sekundy zamiast wymagać budowania wszystkiego od nowa.

---

Gotowy, aby zacząć? Rozpocznij swój plan stołów i miej pierwszy szkic gotowy jeszcze dziś.