Dostępność i wygoda waszych gości

Część waszych gości będzie czegoś potrzebowała od sali. Wejścia bez schodów, miejsca, z którego usłyszą, spokojnego kąta, żeby usiąść na dziesięć minut, opiekuna obok siebie.

Prawie wszystko to jest łatwe do zorganizowania i prawie nic z tego nie jest łatwe do zorganizowania na ostatnią chwilę. Ta strona jest o zrobieniu tego wcześnie i o tym, którą połowę plan bierze na siebie.

Co wasz plan już mówi sali

Przy każdym gościu możesz oznaczyć siedem potrzeb: wejście bez schodów, słuch, wzrok, spokojne miejsce, opiekun, blisko drzwi, z dala od baru.

Te oznaczenia nie są tylko dla was. Pakiet dla sali grupuje je według stołów i drukuje na arkuszu, z którego pracuje wasza sala i firma wynajmująca wyposażenie, dzięki czemu „stół 4: dwoje gości potrzebuje wejścia bez schodów" trafia do osoby, która poprzedniego ranka ustawia meble.

Nazwiska celowo nie trafiają na ten arkusz. Sala ustawia krzesła, nie wita nikogo. Potrzebuje miejsca i potrzeby. Materiał dla waszego koordynatora zachowuje nazwiska, bo to koordynator mówi dzień dobry.

Połowa dotycząca rozsadzenia jest więc załatwiona. To, co następuje, to połowa, którą możecie zrobić tylko wy.

Czego dowiecie się wyłącznie od sali

Wasz plan wie, kto potrzebuje trasy bez schodów. Nie ma pojęcia, czy sala taką ma. Zapytajcie, i zapytajcie o całą drogę, a nie o samo pomieszczenie:

• Czy jest droga bez schodów z parkingu na ceremonię, do sali jadalnej i do toalet? Sala może być bez progów przy wejściu i mieć trzy stopnie do baru.
• Gdzie jest toaleta dla osób z niepełnosprawnościami i czy jest zamknięta na klucz? Klucz trzymany za barem to problem, o którym warto wiedzieć wcześniej.
• Czy jest winda i czy wieczorem pozostaje obsługiwana i włączona?
• Czy jest pętla indukcyjna i czy obejmuje salę ceremonii tak samo jak salę główną?
• Jak blisko może podjechać samochód, żeby kogoś wysadzić?
• Czy jest jakieś spokojne miejsce do siedzenia, które nie jest korytarzem ani toaletą?

Pytajcie mailem, żeby mieć odpowiedzi na piśmie. Pytajcie przed podpisaniem umowy, jeśli jeszcze zdążycie.

O co zapytać gości i jak

Nie wysyłajcie nikomu formularza o dostępności. Czyta się to jak papierologię, a osoby, które najpewniej czegoś potrzebują, najpewniej odpowiedzą, że wszystko w porządku.

Zapytajcie raz, otwarcie, w tym, co i tak wysyłacie:

Jeśli jest cokolwiek, co ułatwiłoby ci ten dzień, powiedz nam. Wejście do sali, miejsce, w którym siedzisz, cokolwiek. To żaden kłopot, a wolimy wiedzieć teraz.

Potem zapytajcie wprost, w cztery oczy, każdego, o kim i tak myślicie. Telefon do cioci po wstawieniu endoprotezy biodra da wam szczerą odpowiedź, jakiej nie da żaden formularz.

Zapisujcie to, co usłyszycie, tego samego dnia, w którym to usłyszycie. Dokładnie do tego służy tych siedem oznaczeń.

Starsi goście

Wiek to nie niepełnosprawność i większość waszych starszych gości o nic nie poprosi. Poniższe drobiazgi i tak decydują o tym, czy zostaną do końca, czy wyjdą po przemówieniach.

• Temperatura. Starsi goście szybciej odczuwają chłód w sali i gorzej znoszą gorący namiot. Zapytajcie, gdzie ciągnie.
• Odległość do toalety. Ktoś, kto pokona tę trasę sześć razy, nie powinien za każdym razem przechodzić przez całą salę.
• Słyszalność mimo muzyki. Zespół jest przy najbliższym stole głośniejszy, niż ktokolwiek trzeźwy szacuje o trzeciej po południu. Z dala od głośników to prawdziwa decyzja o rozsadzeniu, a nie grymas.
• Krzesło z podłokietnikami. Wstanie z niskiego krzesła bez podłokietników będzie dla niektórych gości najtrudniejszą fizycznie rzeczą tego dnia. Zapytajcie salę, jakie są krzesła.
• Możliwość wyjścia. Miejsce blisko wyjścia pozwala komuś wymknąć się o dziewiątej bez ogłaszania tego.

Większość tych rzeczy zamienia się w oznaczenie przy rozsadzeniu: blisko drzwi, z dala od baru, spokojne miejsce.

W dniu wesela

Powiedzcie koordynatorowi z imienia i nazwiska, kogo ma wypatrywać. To właśnie niesie materiał dla koordynatora, a czego nie niesie arkusz dla sali, i to jest różnica między potrzebą, pod którą wszystko przygotowano, a potrzebą, którą ktoś zauważy.

A potem odpuśćcie. Zapisaliście to, sala jest pod to ustawiona, a listę trzyma ktoś inny.