Come iniziare con The Table Plan

The Table Plan ti porta da una lista grezza di invitati a una disposizione dei tavoli finita e condivisibile in un solo pomeriggio. Questa guida ripercorre ogni passaggio nell'ordine che funziona meglio, dalla creazione del matrimonio fino a consegnare alla sala e al catering quello che serve loro.

Crea il tuo matrimonio

Accedi su app.thetableplan.com/signup e crea un nuovo matrimonio. Indica la data e il nome della sala: entrambi compaiono sulle esportazioni che condividerai con il catering e con chi coordina la sala, quindi conviene inserirli giusti fin dall'inizio.

Puoi creare più di un matrimonio se stai aiutando a organizzare quello di qualcun altro, e puoi tornare su una disposizione in corso tutte le volte che vuoi prima del grande giorno.

Aggiungi la lista degli invitati

Ci sono due modi per far entrare i tuoi invitati.

Importa un file CSV se hai già un foglio di calcolo o un'esportazione da uno strumento di organizzazione come Zola, The Knot o Joy. L'importatore accetta qualsiasi CSV con una colonna per il nome e riconosce automaticamente cognome, nucleo familiare (o gruppo), email, note alimentari ed etichette quando le intestazioni corrispondono; le colonne in più, come lo stato della conferma, vengono semplicemente ignorate. Vedi Importare la lista degli invitati per il riferimento completo alle colonne e alle regole sui nuclei familiari.

Inserisci gli invitati a mano se la tua lista si sta ancora formando. Scrivi nome, cognome e le eventuali note; The Table Plan salva subito, così non perdi mai una modifica.

The Table Plan sistema gli invitati presenti nella tua lista, quindi porta le conferme che hai già (è uno strumento per la disposizione, non per la gestione delle conferme). Quando i numeri cambiano, aggiungi o togli invitati: la pianta e tutte le esportazioni si aggiornano immediatamente.

Nuclei familiari e gruppi

Raggruppare gli invitati in nuclei familiari dice a The Table Plan chi è arrivato insieme e con più probabilità vorrà sedersi insieme: coppie, famiglie con bambini, un gruppo di amici che ha prenotato lo stesso albergo. La sistemazione automatica rispetta questi gruppi quando distribuisce gli invitati sui tavoli.

Puoi spostare chiunque in un gruppo diverso in qualsiasi momento, o toglierlo del tutto da un gruppo se va trattato come singolo.

Disponi la sala

Apri l'editor della pianta e trascina gli elementi sulla tela per riprodurre la tua sala.

I tavoli esistono in forma rotonda e da banchetto (rettangolare). Imposta il numero di posti per ciascun tavolo; The Table Plan terrà conto dell'occupazione man mano che sistemi gli invitati. I tavoli rotondi ospitano di norma da sei a dodici invitati: otto o dieci è il punto ideale per un tavolo che riesce a tenere un'unica conversazione senza che le persone ai lati opposti restino zitte. Le tavolate da banchetto si adattano ai casali e alle famiglie allargate messe in fila.

Muri e confini della sala ti permettono di ricalcare la forma dell'ambiente, così la pianta somiglia allo spazio reale. Questo aiuta te e chi coordina la sala a leggere la disposizione a colpo d'occhio, invece di dover interpretare una griglia di tavoli sospesi.

Pista da ballo, palco e zona bar sono disponibili come elementi fissi. Collocarli con precisione conta, perché gli invitati vicini alla pista o alle casse vivono spesso la serata in modo diverso da chi sta in un angolo più tranquillo: tienine conto quando decidi chi va dove.

Una volta salvata la disposizione, puoi stampare una copia della pianta vuota e portarla a un sopralluogo. Chi coordina la sala potrà confermare la posizione dei tavoli e segnalare eventuali vincoli di accesso o di uscita di sicurezza prima che tu fissi tutto.

Imposta le tue regole per i posti

Alcuni invitati semplicemente non possono sedere allo stesso tavolo - genitori appena divorziati, parenti che hanno litigato, o un ex e un nuovo partner che non si sono mai incontrati. Le regole per i posti ti permettono di mettere per iscritto questi vincoli prima di lanciare la sistemazione automatica, così lo strumento non disfa la sensibilità sociale che hai costruito in settimane.

Le regole stanno insieme alle persone a cui si riferiscono. Apri Invitati, scegli l'invitato e usa la sezione Regole per i posti della sua scheda: scegli Tieni separati o Tieni insieme, scegli l'altra persona o il nucleo familiare e premi Aggiungi regola. La sistemazione automatica segue ogni regola che imposti, e ciascuna mostra se sta reggendo o se è infranta.

Una regola non deve essere tutto o niente. Tavoli diversi è la versione severa. Non accanto lascia due persone allo stesso tavolo purché non siano su sedie vicine, che di solito è quello che serve per due invitati soltanto imbarazzati insieme e non incompatibili. Puoi anche annotare chi ha chiesto una regola e perché, con parole tue; quella nota resta privata e non compare mai su una stampa, su un'esportazione o sul link che mandi agli invitati.

Le esigenze di accessibilità non sono regole e non stanno qui. Un invitato che ha bisogno di un posto sul corridoio, di un accesso senza gradini o di spazio per un passeggino si annota sulla sua scheda, sotto Cibo e accessibilità, così l'esigenza segue la persona invece di una singola decisione sui posti.

Sistema automaticamente gli invitati

Quando la pianta è pronta e le regole per i posti sono al loro posto, lancia la sistemazione automatica. Lo strumento distribuisce gli invitati confermati sui tavoli, rispettando i nuclei familiari (tenendo insieme i gruppi), onorando le tue regole per i posti ed equilibrando l'occupazione perché nessun tavolo resti vistosamente vuoto.

La sistemazione automatica produce una prima bozza, non una pianta finita. Rivedi il risultato e sposta gli invitati trascinandoli fra i tavoli, o su un posto preciso all'interno di un tavolo se vuoi decidere chi siede accanto a chi. Le modifiche si riflettono in tempo reale sui conteggi di occupazione e sulla vista della pianta.

Se un tavolo supera la sua capienza o una regola per i posti è stata infranta (per esempio perché non esisteva una soluzione praticabile senza infrangerla), The Table Plan lo segnala così puoi risolvere a mano.

Per la teoria dietro le scelte di raggruppamento, le dinamiche familiari delicate e le soluzioni per il tavolo degli sposi, la guida alla disposizione dei tavoli copre il quadro completo.

Esporta quello che serve

Quando la pianta è definita, esporta ciò di cui ciascuno ha bisogno.

Pianta della sala - un PDF che mostra la posizione dei tavoli, i loro nomi o numeri e il numero di posti. Chi coordina la sala lo usa per allestire l'ambiente il giorno stesso.

Foglio per il catering - l'elenco di ogni invitato, del suo tavolo e delle sue note alimentari. Il catering lo usa per il servizio, e serve anche come verifica dei numeri che hai comunicato quando hai chiuso il menu.

Tabellone per gli invitati - un elenco alfabetico rivolto agli invitati con ogni nome e il tavolo assegnato, formattato per essere stampato o esposto su un cavalletto all'ingresso della sala. Gli invitati lo consultano appena arrivano e vanno dritti al loro tavolo. Puoi anche esportare i singoli segnaposto per ogni posto, se vuoi decidere dove si siedono all'interno del tavolo.

Tutte le esportazioni si aggiornano da sole quando fai una modifica, quindi ristampare dopo uno scambio dell'ultimo momento richiede pochi secondi invece di una ricostruzione da zero.

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