Accessibilità e comfort dei tuoi invitati

Alcuni dei tuoi invitati avranno bisogno di qualcosa dalla sala. Un ingresso senza gradini, un posto da cui riescano a sentire, un angolo tranquillo dove sedersi dieci minuti, un accompagnatore accanto.

Quasi tutto questo è facile da organizzare e quasi niente di questo è facile da organizzare all'ultimo. Questa pagina parla di farlo per tempo, e di quale metà se ne occupa la pianta al posto tuo.

Che cosa la tua pianta dice già al locale

Puoi segnalare sette esigenze su qualsiasi invitato: accesso senza gradini, udito, vista, un posto tranquillo, un accompagnatore, vicino alla porta, lontano dal bar.

Quelle segnalazioni non sono solo per te. Il fascicolo per il locale le raggruppa per tavolo e le stampa sul foglio con cui lavorano il locale e la ditta di noleggio, così che «tavolo 4: due invitati hanno bisogno di accesso senza gradini» arrivi alla persona che sistema gli arredi la mattina prima.

I nomi sono volutamente assenti da quel foglio. Il locale sta disponendo le sedie, non accogliendo nessuno. Gli servono il posto e l'esigenza. Il promemoria per chi coordina, invece, conserva i nomi, perché è chi coordina a salutare.

La metà relativa ai posti è quindi risolta. Quello che segue è la metà che puoi fare solo tu.

Che cosa puoi scoprire solo dal locale

La tua pianta sa chi ha bisogno di un percorso senza gradini. Non ha idea se il locale ne abbia uno. Chiedi, e chiedi dell'intero percorso invece che della sala:

• C'è un percorso senza gradini dal parcheggio alla cerimonia, alla sala da pranzo e ai bagni? Un locale può essere senza gradini all'ingresso e avere tre scalini fino al bar.
• Dov'è il bagno accessibile ed è chiuso a chiave? Una chiave tenuta dietro al bancone è un problema che conviene conoscere in anticipo.
• C'è un ascensore, e resta presidiato e acceso la sera?
• C'è un impianto a induzione magnetica, e copre anche la sala della cerimonia oltre a quella principale?
• Quanto può avvicinarsi un'auto per far scendere qualcuno?
• C'è un posto tranquillo dove sedersi che non sia un corridoio o i bagni?

Chiedi via email, così hai le risposte per iscritto. Chiedi prima di firmare, se sei ancora in tempo.

Che cosa chiedere ai tuoi invitati, e come

Non mandare a nessuno un modulo sull'accessibilità. Si legge come burocrazia, e le persone che più probabilmente hanno bisogno di qualcosa sono quelle che più probabilmente diranno che va tutto bene.

Chiedi una volta, apertamente, in quello che già mandi:

Se c'è qualcosa che ti renderebbe la giornata più semplice, dillo. Entrare in sala, dove sei seduto, qualsiasi cosa. Non è un disturbo e preferiamo saperlo ora.

Poi chiedi direttamente, a quattr'occhi, a chiunque tu abbia già motivo di considerare. Una telefonata a una zia con una protesi all'anca ti dà una risposta sincera che nessun modulo otterrà.

Annota quello che ti dicono il giorno stesso in cui te lo dicono. È esattamente a questo che servono le sette segnalazioni.

Invitati anziani

L'età non è una disabilità e la maggior parte dei tuoi invitati anziani non chiederà nulla. I dettagli qui sotto fanno comunque la differenza tra restare fino alla fine e andarsene dopo i discorsi.

• Temperatura. Gli invitati anziani sentono prima una sala fredda e sopportano peggio un tendone caldo. Chiedi dove passano le correnti d'aria.
• Distanza dal bagno. Chi farà quel percorso sei volte non dovrebbe attraversare la sala ogni volta.
• Sentire sopra la musica. La band è più forte al tavolo più vicino di quanto chiunque, da sobrio alle tre del pomeriggio, immagini. Lontano dalle casse è una vera decisione di disposizione, non una pignoleria.
• Una sedia con i braccioli. Alzarsi da una sedia bassa senza braccioli sarà per alcuni invitati la cosa fisicamente più difficile di tutta la giornata. Chiedi al locale com'è fatta la sedia.
• Poter andare via. Un posto vicino a un'uscita permette a qualcuno di sfilarsi alle nove senza doverlo annunciare.

Quasi tutto questo diventa una segnalazione di disposizione: vicino alla porta, lontano dal bar, un posto tranquillo.

Il giorno stesso

Di' a chi coordina chi cercare, per nome. È quello che porta il promemoria della coordinazione e che il foglio del locale non porta, ed è la differenza tra un'esigenza per cui è stato preparato tutto e un'esigenza che qualcuno nota.

Poi lascia andare. L'hai messo per iscritto, la sala è allestita di conseguenza, e la lista la tiene qualcun altro.