Importer la liste des invités de votre mariage
Importez votre liste d'invités dans The Table Plan depuis un tableur, Zola, The Knot, Joy ou n'importe quel CSV - détection automatique des colonnes.
Importer votre liste d'invités dans The Table Plan rapidement et avec précision est la base de tout le reste. L'importateur accepte n'importe quel fichier CSV - que vous l'ayez exporté depuis Zola, The Knot, Joy ou un tableur que vous tenez vous-même - et lit les colonnes dont il a besoin pour le placement et les exports. The Table Plan est un outil de placement, pas un gestionnaire de RSVP : apportez les réponses que vous avez déjà, et il transforme cette liste en plan de table.
Exporter depuis votre outil d'organisation
La plupart des outils d'organisation permettent d'exporter une liste d'invités au format CSV. Voici où le trouver dans les plus courants.
Zola - allez dans votre Guest List, cliquez sur le menu à trois points en haut à droite et choisissez "Export guest list".
The Knot - ouvrez votre Guest List et cliquez sur "Export" en haut à droite.
Joy - allez dans votre Guest List et cliquez sur "Download CSV" dans le menu.
Votre propre tableur - si votre liste est dans Google Sheets ou Excel, exportez-la au format CSV (Fichier → Télécharger → CSV dans Google Sheets ; Fichier → Enregistrer sous → CSV dans Excel). N'importe quel tableur convient tant qu'il contient au moins une colonne pour le prénom.
Votre export peut inclure des colonnes supplémentaires comme le statut RSVP ou le choix de repas - ce n'est pas un problème. The Table Plan lit simplement les colonnes ci-dessous et ignore le reste, il n'y a donc rien à supprimer au préalable.
Quelles colonnes The Table Plan lit
L'importateur détecte automatiquement ces colonnes à partir de leurs en-têtes - la casse exacte n'a pas d'importance et il n'y a rien à associer à la main.
| Champ | En-têtes reconnus |
|---|---|
| Prénom (obligatoire) | First Name, First, First name, Given Name |
| Nom | Last Name, Last, Surname, Family Name |
| Foyer / groupe | Party, Household, Group, Family, Party ID |
Email, E-mail, Email Address | |
| Notes alimentaires | Dietary, Dietary Notes, Dietary Requirements, Dietary Needs |
| Étiquettes | Tags, Tag |
Toute colonne qui ne correspond pas à l'une de celles-ci - y compris le statut RSVP et le choix de repas - est ignorée. Votre CSV a besoin d'une colonne prénom pour être importé ; tout le reste est facultatif.
Garder les foyers ensemble
La colonne foyer est le champ le plus utile à bien renseigner avant l'import. Lorsque des invités partagent un foyer, le placeur automatique de The Table Plan les garde ensemble à la même table autant que possible - conjoints, parents avec enfants, un groupe d'amis qui voyage ensemble.
Dans votre CSV, donnez à chaque membre d'un même foyer exactement la même valeur dans la colonne foyer. La casse n'a pas d'importance, mais l'orthographe si : Smith Family et Smith family seront traités comme deux foyers différents. Si vous exportez depuis Zola ou The Knot, ce champ s'appelle généralement "Party" et est déjà correctement rempli. The Table Plan nomme même chaque foyer pour vous - un groupe qui partage un nom de famille devient "The Davies" automatiquement.
Les invités sans valeur de foyer sont traités comme des individus et placés selon les autres contraintes de placement que vous avez définies.
Notes alimentaires
Les notes alimentaires sont importées automatiquement depuis la colonne dédiée. Les valeurs de remplissage courantes qui signifient en réalité "aucune exigence" - N/A, None, No, - - sont effacées pour vous, si bien que seules les vraies notes comme "végétarien", "sans gluten" ou "allergie aux fruits à coque" sont conservées.
La note alimentaire de chaque invité reste sur sa propre fiche, sous Repas et accessibilité, et passe directement dans la feuille du traiteur que vous exportez, listée par siège, pour que l'équipe de restauration reçoive une feuille claire sans avoir à relancer qui que ce soit.
Si vous devez ajouter ou corriger une note après l'import, ouvrez Invités, choisissez l'invité, modifiez Régime alimentaire sous Repas et accessibilité, puis appuyez sur Enregistrer. L'export traiteur reflète toujours la valeur actuelle, vous pouvez donc apporter des corrections jusqu'au moment d'envoyer la feuille finale.
Réimporter pour synchroniser votre liste
Votre liste d'invités évoluera entre le jour de votre premier import et celui de votre mariage - de nouveaux invités s'ajoutent, des informations changent et une annulation arrive de temps en temps.
Vous pouvez ajouter ou modifier n'importe quel invité à la main à tout moment : cliquez sur "Add guest" ou sur un nom existant pour modifier n'importe quel champ, et les modifications sont enregistrées automatiquement. Le placeur automatique et tous les exports prennent le changement en compte immédiatement.
Lorsqu'un lot plus important de modifications est arrivé, il suffit de réimporter le CSV mis à jour. The Table Plan synchronise la liste plutôt que de la dupliquer : les invités déjà présents sont retrouvés et conservés, les nouvelles lignes sont ajoutées, et toute personne qui ne figure plus dans le CSV est signalée pour suppression - vous confirmez avant qu'une suppression n'ait lieu, ainsi un export incomplet accidentel ne peut jamais effacer vos invités déjà placés.
Une fois votre liste importée et exacte, vous êtes prêt à agencer la salle et à lancer le placement automatique. Retournez à Premiers pas pour le guide complet, ou ouvrez The Table Plan et commencez dès maintenant.