Accessibilité et confort de vos invités

Certains de vos invités auront besoin de quelque chose de la salle. Un accès de plain-pied, une place où ils entendent, un endroit calme pour s'asseoir dix minutes, un accompagnant à côté d'eux.

Presque tout cela est facile à organiser et presque rien ne l'est tardivement. Cette page parle de le faire tôt, et de la moitié dont le plan se charge pour vous.

Ce que votre plan dit déjà au lieu de réception

Vous pouvez signaler sept besoins sur n'importe quel invité : accès de plain-pied, audition, vision, un endroit calme, un accompagnant, près de la porte, loin du bar.

Ces signalements ne sont pas seulement pour vous. Le dossier du lieu les regroupe par table et les imprime sur la feuille dont se servent votre lieu et le loueur de mobilier, si bien que « table 4 : deux invités ont besoin d'un accès de plain-pied » parvient à la personne qui installe les meubles la veille au matin.

Les noms sont délibérément absents de cette feuille. Le lieu dispose des chaises, il n'accueille personne. Il lui faut la place et le besoin. Le brief de votre coordinateur, lui, conserve les noms, parce que c'est le coordinateur qui dit bonjour.

La moitié « placement » est donc réglée. Ce qui suit est la moitié que vous seuls pouvez faire.

Ce que vous seuls pouvez apprendre du lieu

Votre plan sait qui a besoin d'un itinéraire de plain-pied. Il n'a aucune idée de savoir si le lieu en a un. Demandez, et demandez pour tout le trajet plutôt que pour la salle :

• Y a-t-il un itinéraire de plain-pied du parking à la cérémonie, à la salle à manger et aux toilettes ? Un lieu peut être de plain-pied à l'entrée et avoir trois marches jusqu'au bar.
• Où sont les toilettes accessibles, et sont-elles fermées à clé ? Une clé gardée derrière le bar est un problème qu'il vaut mieux connaître à l'avance.
• Y a-t-il un ascenseur, et reste-t-il en service et surveillé le soir ?
• Y a-t-il une boucle magnétique, et couvre-t-elle la salle de cérémonie autant que la salle principale ?
• Jusqu'où une voiture peut-elle approcher pour déposer quelqu'un ?
• Y a-t-il un endroit calme pour s'asseoir qui ne soit ni un couloir ni les toilettes ?

Demandez par e-mail, pour avoir les réponses par écrit. Demandez avant de signer si vous le pouvez encore.

Ce qu'il faut demander à vos invités, et comment

N'envoyez de formulaire d'accessibilité à personne. Cela se lit comme de la paperasse, et les personnes les plus susceptibles d'avoir besoin de quelque chose sont les plus susceptibles de dire que tout va bien.

Demandez une fois, ouvertement, dans ce que vous envoyez déjà :

S'il y a quoi que ce soit qui vous faciliterait la journée, dites-le-nous. Entrer dans la salle, l'endroit où vous êtes assis, n'importe quoi. Cela ne nous dérange pas et nous préférons le savoir maintenant.

Puis demandez directement, en tête-à-tête, à toute personne à laquelle vous avez déjà une raison de penser. Un coup de téléphone à une tante récemment opérée de la hanche vous donne une réponse honnête qu'aucun formulaire n'obtiendra.

Notez ce qu'on vous dit le jour où on vous le dit. C'est exactement à cela que servent les sept signalements.

Les invités âgés

L'âge n'est pas un handicap et la plupart de vos invités âgés ne demanderont rien. Les détails ci-dessous font quand même la différence entre rester jusqu'au bout et partir après les discours.

• La température. Les invités âgés ressentent plus vite une salle froide et supportent moins bien un chapiteau chaud. Demandez où sont les courants d'air.
• La distance jusqu'aux toilettes. Quelqu'un qui va faire ce trajet six fois ne devrait pas traverser la salle à chaque fois.
• Entendre malgré la musique. L'orchestre est plus fort à la table la plus proche que ne l'imagine quiconque à jeun à trois heures de l'après-midi. Loin des enceintes est une vraie décision de placement, pas une coquetterie.
• Une chaise avec accoudoirs. Se relever d'une chaise basse sans accoudoirs sera pour certains invités l'effort physique le plus dur de la journée. Demandez au lieu quelles sont les chaises.
• Pouvoir partir. Une place près d'une sortie permet à quelqu'un de s'éclipser à neuf heures sans annonce.

La plupart de ces points deviennent un signalement de placement : près de la porte, loin du bar, un endroit calme.

Le jour même

Dites à votre coordinateur qui chercher, par son nom. C'est ce que porte le brief du coordinateur et que la feuille du lieu ne porte pas, et c'est la différence entre un besoin pour lequel tout a été prévu et un besoin qu'on remarque.

Puis lâchez prise. Vous l'avez écrit, la salle est disposée pour, et quelqu'un d'autre tient la liste.