Premiers pas avec The Table Plan

The Table Plan vous fait passer d'une simple liste d'invités à un plan de table terminé et prêt à partager en une seule après-midi. Ce guide parcourt chaque étape dans l'ordre le plus efficace, de la création de votre mariage jusqu'à la remise à la salle et au traiteur de ce dont ils ont besoin.

Créez votre mariage

Connectez-vous sur app.thetableplan.com/signup et créez un nouveau mariage. Indiquez la date de votre mariage et le nom du lieu - tous deux apparaissent sur les exports que vous partagerez avec votre traiteur et le coordinateur du lieu, il vaut donc mieux les renseigner correctement dès le départ.

Vous pouvez créer plusieurs mariages si vous aidez à organiser celui de quelqu'un d'autre, et vous pouvez revenir sur un plan en cours autant de fois que vous le souhaitez avant le grand jour.

Ajoutez votre liste d'invités

Il existe deux façons d'importer vos invités.

Importez un fichier CSV si vous disposez déjà d'un tableur ou d'un export d'un outil d'organisation comme Zola, The Knot ou Joy. L'importateur accepte tout CSV comportant une colonne de prénom et récupère automatiquement le nom de famille, le foyer (ou groupe), l'e-mail, les notes alimentaires et les étiquettes lorsque les en-têtes correspondent - les colonnes supplémentaires, comme le statut RSVP, sont simplement ignorées. Consultez Importer votre liste d'invités de mariage pour la référence complète des colonnes et les règles de foyers.

Saisissez les invités manuellement si votre liste est encore en cours d'élaboration. Tapez un prénom, un nom et vos notes ; The Table Plan enregistre immédiatement, vous ne perdez donc jamais une modification.

The Table Plan place les invités de votre liste : indiquez donc les participants déjà confirmés dont vous disposez (c'est un outil de placement, pas un suivi de RSVP). Lorsque les chiffres changent, ajoutez ou retirez des invités, et le plan ainsi que tous les exports se mettent aussitôt à jour.

Foyers et groupes

Regrouper les invités en foyers indique à The Table Plan quelles personnes sont arrivées ensemble et sont les plus susceptibles de vouloir s'asseoir ensemble - des couples, des familles avec enfants, un groupe d'amis ayant réservé le même hôtel. Le placement automatique respecte ces groupes lorsqu'il répartit les invités entre les tables.

Vous pouvez réaffecter n'importe qui à un autre groupe à tout moment, ou le retirer complètement d'un groupe s'il doit être traité individuellement.

Agencez la salle

Ouvrez l'éditeur de plan de salle et faites glisser des éléments sur le canevas pour reproduire votre lieu.

Les tables existent en forme ronde et en banquet (rectangulaire). Définissez le nombre de places de chaque table ; The Table Plan suivra le taux d'occupation au fur et à mesure que vous placez les invités. Les tables rondes accueillent en général de six à douze invités - huit ou dix est l'idéal pour une table qui peut tenir une seule conversation sans que les personnes assises en vis-à-vis ne restent silencieuses. Les tables de banquet conviennent aux lieux de type grange et aux longues rangées de familles nombreuses.

Les murs et limites de la salle vous permettent de tracer la forme du lieu afin que le plan ressemble à l'espace réel. Cela vous aide, vous et le coordinateur du lieu, à lire le plan d'un coup d'œil plutôt que d'avoir à interpréter une grille de tables flottantes.

Les zones de piste de danse, de scène et de bar sont disponibles en tant qu'éléments fixes. Les placer avec précision compte, car les invités proches de la piste de danse ou des enceintes vivent souvent la soirée différemment de ceux installés dans un coin plus calme - tenez-en compte au moment de décider qui va où.

Une fois l'agencement enregistré, vous pouvez imprimer une copie du plan de salle vierge et l'emporter lors d'une visite du lieu. Votre coordinateur pourra confirmer la position des tables et signaler toute contrainte d'accès ou de sortie de secours avant que vous ne verrouilliez le tout.

Définissez vos règles de placement

Certains invités ne peuvent tout simplement pas être assis à la même table - parents récemment divorcés, proches brouillés, ou un ex et un nouveau partenaire qui ne se sont jamais rencontrés. Les règles de placement vous permettent de noter ces contraintes avant de lancer le placement automatique, afin que l'outil ne défasse pas la finesse sociale que vous avez mis des semaines à bâtir.

Les règles vivent avec les personnes qu'elles concernent. Ouvrez Invités, choisissez l'invité, puis utilisez la section Règles de placement de sa fiche : choisissez Séparer ou Regrouper, choisissez l'autre personne ou le foyer, et appuyez sur Ajouter la règle. Le placement automatique suit chaque règle que vous posez, et chacune indique si elle tient ou si elle est enfreinte.

Une règle n'est pas forcément tout ou rien. Tables différentes est la version stricte. Pas à côté laisse deux personnes partager une table tant qu'elles ne sont pas sur des sièges voisins, ce qui convient en général à deux invités simplement gênés ensemble plutôt qu'incompatibles. Vous pouvez aussi noter qui a demandé une règle et pourquoi, avec vos propres mots ; cette note reste privée et n'apparaît jamais sur une impression, un export ou le lien que vous envoyez aux invités.

Les besoins d'accessibilité ne sont pas des règles et ne se trouvent pas ici. Un invité qui a besoin d'un siège côté allée, d'un accès de plain-pied ou de place pour une poussette est noté sur sa propre fiche, sous Repas et accessibilité, pour que le besoin suive la personne plutôt qu'une seule décision de placement.

Placez vos invités automatiquement

Une fois votre plan de salle prêt et vos règles de placement en place, lancez le placement automatique. L'outil répartit les invités confirmés entre vos tables, en respectant les foyers (en gardant les groupes ensemble), en honorant vos règles de placement et en équilibrant l'occupation afin qu'aucune table ne reste visiblement vide.

Le placement automatique produit un premier brouillon, pas un plan terminé. Examinez le résultat et déplacez les invités en les faisant glisser d'une table à l'autre - ou vers un siège précis au sein d'une table si vous voulez maîtriser qui est assis à côté de qui. Les modifications apparaissent en direct dans les compteurs d'occupation et dans la vue du plan de salle.

Si une table dépasse sa capacité ou qu'une règle de placement a été enfreinte (par exemple parce qu'aucune solution viable n'existait sans l'enfreindre), The Table Plan le signale pour que vous puissiez le résoudre manuellement.

Pour la théorie d'organisation derrière les choix de regroupement, les dynamiques familiales délicates et l'agencement de la table d'honneur, le guide du plan de table de mariage couvre l'ensemble du sujet.

Exportez vos livrables

Une fois le plan arrêté, exportez ce dont chacun a besoin.

Plan de salle du lieu - un PDF montrant la position des tables, le nom ou le numéro des tables et le nombre de places. Votre coordinateur du lieu l'utilise pour installer la salle le jour J.

Fiche du traiteur - une liste de chaque invité, sa table et ses notes alimentaires. Votre traiteur l'utilise pour le service, et elle sert aussi de vérification face aux chiffres que vous avez transmis en finalisant votre menu.

Affichage du plan de table - une liste alphabétique destinée aux invités reprenant chaque nom et la table attribuée, mise en forme pour être imprimée ou affichée sur un chevalet à l'entrée de la salle. Les invités la consultent en arrivant et se dirigent directement vers leur table. Vous pouvez aussi exporter des marque-places individuels pour chaque siège si vous voulez maîtriser où chacun s'assoit à la table.

Tous les exports se mettent à jour automatiquement lorsque vous effectuez des modifications, si bien qu'une réimpression après un changement de dernière minute prend quelques secondes plutôt que d'exiger une reconstruction complète.

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Prêt à commencer ? Lancez votre plan de table et ayez votre premier brouillon dès aujourd'hui.