Kom godt i gang med The Table Plan

The Table Plan tager dig fra en rå gæsteliste til en færdig bordplan, du kan dele, på én eftermiddag. Denne guide gennemgår hvert trin i den rækkefølge, der fungerer bedst, fra at oprette dit bryllup til at give stedet og cateringen det, de har brug for.

Opret dit bryllup

Log ind på app.thetableplan.com/signup, og opret et nyt bryllup. Angiv jeres bryllupsdato og stedets navn. Begge dele står på de eksporter, du deler med cateringen og stedets koordinator, så det er værd at få dem rigtige fra begyndelsen.

Du kan oprette mere end ét bryllup, hvis du hjælper med at planlægge for en anden, og du kan vende tilbage til en igangværende plan, så mange gange du vil, før den store dag.

Tilføj din gæsteliste

Der er to måder at få gæsterne ind på.

Importér en CSV-fil, hvis du allerede har et regneark eller en eksport fra et planlægningsværktøj som Zola, The Knot eller Joy. Importen accepterer enhver CSV med en kolonne til fornavn og opfanger automatisk efternavn, husstand (eller gruppe), e-mail, kostnoter og mærkater, når overskrifterne passer. Ekstra kolonner som svarstatus bliver ganske enkelt ignoreret. Se Importér din gæsteliste for den fulde oversigt over kolonner og regler for husstande.

Indtast gæsterne manuelt, hvis din liste stadig er ved at tage form. Skriv fornavn, efternavn og eventuelle noter; The Table Plan gemmer med det samme, så du aldrig mister en ændring.

The Table Plan placerer de gæster, der står på din liste, så tag de bekræftede deltagere med, du allerede har (det er et bordplansværktøj, ikke et system til at holde styr på svar). Når tallene ændrer sig, tilføjer eller fjerner du gæster, og planen og alle eksporter opdateres med det samme.

Husstande og grupper

At samle gæster i husstande fortæller The Table Plan, hvem der er kommet sammen og med størst sandsynlighed gerne vil sidde sammen: par, familier med børn, en gruppe venner der har booket samme hotel. Den automatiske placering respekterer disse grupper, når den fordeler gæsterne på bordene.

Du kan når som helst flytte enhver til en anden gruppe eller helt tage vedkommende ud af en gruppe, hvis personen skal behandles som enkeltperson.

Indret lokalet

Åbn plantegningseditoren, og træk elementer ind på lærredet, så det svarer til jeres lokale.

Borde findes i runde og bankettformer (rektangulære). Angiv antallet af pladser for hvert bord; The Table Plan holder styr på belægningen, efterhånden som du placerer gæster. Runde borde har typisk plads til seks til tolv gæster, og otte eller ti er det bedste for et bord, der kan holde én samtale, uden at folk på hver sin side falder i staver. Bankettborde passer til lader og til slægt sat i én lang række.

Vægge og lokalets afgrænsning lader dig tegne rummets form, så plantegningen ligner det faktiske sted. Det hjælper dig og stedets koordinator med at læse planen på et øjeblik i stedet for at skulle tolke et gitter af svævende borde.

Dansegulv, scene og barområde findes som faste elementer. Det betyder noget at placere dem præcist, for gæster tæt på dansegulvet eller højttalerne oplever ofte aftenen anderledes end dem i et roligere hjørne. Tag højde for det, når du beslutter, hvem der skal sidde hvor.

Når indretningen er gemt, kan du printe en kopi af den tomme plantegning og tage den med til en gennemgang på stedet. Jeres koordinator kan bekræfte bordenes placering og gøre opmærksom på adgangsforhold eller flugtveje, før I låser det hele fast.

Sæt jeres placeringsregler

Nogle gæster kan simpelthen ikke sidde ved samme bord - nyskilte forældre, slægtninge der er blevet uvenner, eller en eks og en ny partner, der aldrig har mødt hinanden. Placeringsregler lader jer skrive de bindinger ned, før I kører den automatiske placering, så værktøjet ikke river den sociale omtanke ned, I har brugt uger på at bygge op.

Reglerne bor hos de mennesker, de handler om. Åbn Gæster, vælg gæsten, og brug afsnittet Placeringsregler på deres kort: vælg Hold adskilt eller Hold sammen, vælg den anden person eller husstand, og tryk på Tilføj regel. Den automatiske placering følger hver regel, I sætter, og hver regel viser, om den holder eller er brudt.

En regel behøver ikke være alt eller intet. Forskellige borde er den strenge udgave. Ikke ved siden af lader to personer dele bord, så længe de ikke sidder på nabopladser, hvilket som regel er det, I vil have for to gæster, der bare er lidt akavede sammen frem for umulige. I kan også notere, hvem der bad om en regel, og hvorfor, med jeres egne ord; den note er privat og kommer aldrig på et print, en eksport eller det link, I sender til gæsterne.

Behov for adgang er ikke regler og hører ikke til her. En gæst, der har brug for en plads ved gangen, trinfri adgang eller plads til en barnevogn, noteres på deres eget kort under Mad og adgang, så behovet følger personen frem for én placeringsbeslutning.

Placér gæsterne automatisk

Når plantegningen er klar, og placeringsreglerne er på plads, kører du den automatiske placering. Værktøjet fordeler de bekræftede gæster på bordene, respekterer husstande (holder grupper samlet), overholder placeringsreglerne og balancerer belægningen, så intet bord står påfaldende tomt.

Den automatiske placering giver et første udkast, ikke en færdig plan. Gennemgå resultatet, og flyt gæster ved at trække dem mellem borde, eller til en bestemt plads ved et bord, hvis du vil bestemme, hvem der sidder ved siden af hvem. Ændringer afspejles direkte i belægningstallene og i plantegningen.

Hvis et bord er over sin kapacitet, eller en placeringsregel er blevet brudt (for eksempel fordi der ikke fandtes en mulig løsning uden at bryde den), gør The Table Plan opmærksom på det, så du kan løse det manuelt.

For teorien bag gruppering, svære familiedynamikker og opstillingen ved bordet for enden dækker guiden til bordplanen hele billedet.

Eksportér det, I skal aflevere

Når planen er på plads, eksporterer du det, hver enkelt har brug for.

Plantegning til stedet - en PDF, der viser bordenes placering, deres navne eller numre og antal pladser. Stedets koordinator bruger den til at stille lokalet op på dagen.

Cateringens ark - en liste over hver gæst, deres bord og deres kostnoter. Cateringen bruger den under serveringen, og den fungerer samtidig som kontrol af de tal, I indsendte, da menuen blev endelig.

Bordplanstavle - en alfabetisk liste henvendt til gæsterne med hvert navn og det tildelte bord, sat op til at printe eller stille på en staffeli ved indgangen til lokalet. Gæsterne skimmer den, når de ankommer, og går direkte til deres bord. Du kan også eksportere bordkort til hver plads, hvis du vil bestemme, hvor folk sidder ved bordet.

Alle eksporter opdateres automatisk, når du ændrer noget, så at printe igen efter en ombytning i sidste øjeblik tager sekunder frem for at kræve, at det hele bygges op forfra.

---

Klar til at gå i gang? Start jeres plan, gratis og få det første udkast færdigt i dag.