席次表から業者が必要としているもの

ある時点から、席次表はあなたのものではなくなり、他の人が作業に使う3つの書類になります。会場はそのひとつから部屋を整え、ケータリングは別のひとつから数を数え、印刷会社は三つ目から名前を組みます。この3つが食い違えば、当日に気づくことになります。

以下は、それぞれがそれをどう使っているか、そして何かを送る前に確かめておく価値のあることです。

あなたの業者が何を求めるかは、私たちには言えません

はっきり申し上げておきます。結婚式のアドバイスの多くは、自信ありげな一覧を差し出してくるからです。

カードの寸法、皿の数、締切までの日数、ファイル形式は、あなたが依頼したその一社が決めるもので、まちまちです。私たちはあなたのケータリングの厨房も、印刷会社の機械も見たことがありません。ここに「ケータリングにはXが必要」と書けば、それは基準を装った推測であり、いちばん大事な場面で間違いだと分かることになります。

ですから以下は、席次表に何が含まれているかと、私たちの答えではなく相手の答えを引き出す質問です。

会場

会場は部屋を整えます。会場が動く根拠になるのはその形です。卓がいくつあり、どんな形で、どこに置かれ、主賓卓がどちらを向いているか。

手に持てる会場図は、言葉での説明よりも価値があります。名前のついた卓より番号のついた卓のほうが重要です。当日の朝、「ヴェローナ」を探している人はいないからです。

確かめておきたいこと。配置はいつまで変更できるか、あなたの図の番号が会場の使う番号と一致しているか、スピーカーと多目的トイレはどこか。

ケータリング

ケータリングは皿を数えていて、その数は名前の一覧と合っていなければなりません。合わなければ、だれかの分がなくなります。

ここで狂うのは合計ではありません。だれも一覧に入れなかった食事です。カメラマン、生演奏の方々、ビデオ担当、量を減らしたお子さま、ゲストに付き添って来られた方。そのうち卓に着く人もいれば、着かない人もいて、別の時間に食べる人もいます。

席の有無にかかわらず、食事をするすべての人の一覧をひとつ作ってください。 それがケータリングの必要とする数であり、ゲストの人数と一致することはほとんどありません。

食事制限は、独立したメモではなく、席に紐づいた形で届ける必要があります。「ベジタリアン3名」では配膳のときに動けません。「6卓、2番席、ベジタリアン」なら動けます。

確かめておきたいこと。最終人数がいつ必要か、そのあとで動いた場合どうなるか、業者の食事は請求が異なるか、そして食事制限をどんな形で渡してほしいか。

印刷会社

印刷会社は名前を刷ります。間違った名前は、恒久的に、そして人目に触れる形で間違ったままになります。

読ませたいとおりの表記そのままの名前が必要です。意図してほかと違う書き方をしているものも含めてです。手元にある一覧をそのまま送ってください。打ち直した版ではいけません。誤りは打ち直しから生まれます。

刷る前に、声に出して、家族を知っている人と一緒に読み合わせてください。

確かめておきたいこと。締切、刷り直しの費用、そして一覧をどの形式で渡してほしいか。

3者に同じ版を送る

いちばんよくある失敗は、間違った書類ではありません。別々の日の午後につくられた、3つの正しい書類です。

最後の変更が終わったあとに、同じ日に、まとめて書き出してください。そのあとで何かが動いたら、影響を受けたと思う1つではなく3つとも送り直してください。影響を受けたと思うその1つが、たいてい唯一ではないからです。

三者それぞれに何を渡すかは、引き継ぎ一式にまとめています。

業者によって言葉の使い方は異なり、その違いは発注のときに効いてきます。案内板・席次表・席札の違いで、どれがどれかを整理しています。