What Your Suppliers Need From the Seating Plan
What the venue, the caterer and the stationer actually get from a finished plan, which meals get counted, and the questions worth asking each of them.
A certa altura a planta de mesas deixa de ser sua e passa a ser 3 documentos com que outras pessoas trabalham. O espaço monta a sala a partir de um, o catering conta a partir de outro, e a tipografia imprime nomes a partir de um terceiro. Se esses 3 não baterem certo, dá por isso no próprio dia.
Isto é o que cada um deles faz com ela, e o que vale a pena perguntar antes de enviar seja o que for.
Não lhe podemos dizer o que os seus fornecedores exigem
Vale a pena dizê-lo com clareza, porque muitos conselhos sobre casamentos lhe entregam uma lista cheia de certezas.
Os tamanhos dos cartões, o número de pratos, os prazos de aviso e os formatos de ficheiro são definidos pela empresa concreta que contratou, e variam. Nunca vimos a cozinha do seu catering nem a máquina da sua tipografia. Tudo o que aqui fosse escrito como «os caterings precisam de X» seria um palpite disfarçado de norma, e descobriria que estava errado precisamente quando importava.
Por isso, o que se segue é o que uma planta de mesas CONTÉM, e as perguntas que lhe dão a resposta deles em vez da nossa.
O espaço
Estão a montar uma sala. Aquilo sobre que atuam é a forma dela: quantas mesas, de que forma, onde ficam e para que lado está virada a mesa de honra.
Uma planta que possam ter na mão vale mais do que uma descrição. Mesas numeradas contam mais do que mesas com nome, porque de manhã ninguém anda à procura de «Verona».
Vale a pena perguntar: até quando a disposição pode mudar, se os números da sua planta correspondem aos que eles usam, e onde ficam as colunas e a casa de banho acessível.
O catering
Estão a contar pratos, e a conta tem de bater certo com uma lista de nomes, senão alguém fica sem.
O que corre mal aqui não é o total. São as refeições que ninguém pôs na lista: o fotógrafo, a banda, o videógrafo, uma criança com uma dose mais pequena, um acompanhante que vem com um convidado. Algumas dessas pessoas estão numa mesa, outras não, e algumas comem a outra hora.
Faça uma única lista de todas as pessoas que comem, tenham ou não lugar. É esse o número de que o catering precisa, e quase nunca é o mesmo que a sua contagem de convidados.
As necessidades alimentares têm de lhes chegar agarradas a um lugar, e não como uma nota à parte. «3 vegetarianos» não é acionável no serviço. «Mesa 6, lugar 2, vegetariano» é.
Vale a pena perguntar: quando precisam dos números finais, o que acontece se mudarem depois disso, se as refeições de fornecedores são cobradas de forma diferente, e como querem as notas alimentares apresentadas.
A tipografia
Estão a imprimir nomes, e um nome errado fica errado para sempre e em público.
Precisam dos nomes exatamente como quer que se leiam, incluindo os que escreve de outra maneira de propósito. Envie a lista que tem mesmo, e não uma versão reescrita, porque é de reescrever que vêm os erros.
Reveja antes de imprimir, em voz alta, com alguém que conheça a família.
Vale a pena perguntar: a data-limite deles, quanto custa uma reimpressão, e em que formato querem a lista.
Envie a mesma versão aos 3
A falha mais comum não é um documento errado. São 3 documentos certos de três tardes diferentes.
Exporte-os em conjunto, no mesmo dia, depois da última alteração que conta fazer. Se algo mudar depois, reenvie os 3 em vez de só aquele que julga afetado, porque aquele que julga afetado costuma não ser o único.
O que vai para cada um dos três está descrito no dossiê de entrega.
Os fornecedores usam as palavras de maneiras diferentes, e a diferença conta na altura de encomendar: painel, planta e cartões de acolhimento explica o que é o quê.