How to Read a Venue Floor Plan

O vosso espaço envia um PDF com uns círculos e uma nota a dizer "capacidade 120". Esse desenho decide onde se senta cada um dos vossos convidados, e ninguém explica como se lê.

Não é uma competência difícil. É apenas uma que ninguém ensina, porque o espaço vê plantas destas todas as semanas e esquece-se de que vocês nunca viram nenhuma.

É o salão visto de cima, e a escala é a primeira coisa a encontrar

Uma planta é uma vista a direito de cima, com o telhado tirado. Está tudo desenhado plano, por isso um teto de três metros e uma viga baixa parecem iguais, e um degrau para descer ao salão não aparece de todo.

Algures no desenho há uma escala, normalmente uma barrinha marcada com uma distância, ou uma nota do género 1:100. Procurem-na antes de mais nada. Sem ela um círculo é só um círculo, e não conseguem saber se duas mesas estão a uma distância confortável ou perto o suficiente para as cadeiras baterem quando as duas mesas se levantam.

Se não houver escala, peçam-na. Um salão desenhado sem escala é uma imagem, não uma planta.

As formas e o que costumam significar

As convenções variam de espaço para espaço, mas quase todos os desenhos usam o mesmo vocabulário curto.

Os círculos são mesas redondas. O número escrito dentro ou ao lado é quantas cadeiras o espaço tenciona pôr à volta, não quantas cabem. Um círculo desenhado para dez leva fisicamente doze, e vai ficar apertado.

Os retângulos compridos são mesas de cavalete ou de banquete, desenhadas apenas como o tampo. As cadeiras raramente aparecem, por isso têm de imaginar uma fila em cada lado comprido e lembrar-se de que as pontas costumam ficar livres para o serviço.

Os blocos pretos cheios são estrutura. Paredes, colunas, pilares. Esses não se mexem para ninguém.

Os retângulos tracejados ou sombreados são normalmente elementos fixos: um bar, um palco, uma pista de dança. Alguns movem-se e outros não, e o desenho não vos diz quais.

As linhas a pontilhado significam quase sempre alguma coisa acima da cabeça ou alguma coisa que abre. Um arco pontilhado numa porta é o varrimento da folha, ou seja área de chão onde não podem pôr uma cadeira. Um retângulo pontilhado a meio do salão é muitas vezes uma viga ou um teto baixo.

As setinhas ou os cortes numa parede são portas e saídas de emergência. Anotem todas, incluindo as que nunca vão usar.

Que números são promessas e quais são sugestões

O número de capacidade é o menos útil da página. "Capacidade 120" costuma querer dizer 120 sentados em mesas redondas de dez com pista de dança, e muda no momento em que querem mesas compridas, ou uma banda, ou uma pista maior, ou uma mesa do bolo perto da mesa dos noivos.

Tomem-no como um limite máximo numa disposição específica, não como um objetivo.

Os números em que vale a pena confiar são os físicos: as dimensões do salão, a posição dos pilares, a largura das portas, onde estão as tomadas. Esses descrevem o edifício. Todo o resto descreve uma maneira de o encher.

As cinco perguntas antes de pôr uma mesa

Leiam a planta com estas na mão. Cada uma delas já mudou o lugar de alguém num casamento a sério.

Por onde entram as pessoas, e onde fica a mesa dos noivos a partir daí? Os convidados que chegam veem o salão a partir da porta. Essa primeira perspetiva é a que o vosso fotógrafo vai usar, e pela mesa mais próxima da porta passa toda a gente, duas vezes.

O que é fixo e o que se move? Perguntem-no explicitamente. Uma pista de dança que se pode montar em qualquer sítio é um salão completamente diferente de uma embutida no soalho. Os pilares nunca se movem. Os bares às vezes sim.

Que mesas não vos veem? Tracem uma linha reta de cada mesa até ao sítio onde vão estar sentados. Se cruzar um pilar, um bar ou uma parede-mestra, esses convidados passam os discursos a olhar para as costas de alguma coisa.

Por onde passa o serviço? O catering precisa de um caminho da cozinha até cada mesa, e costuma ser mais largo do que os casais esperam. Mesas apertadas num canto podem ficar bem no papel e ser impossíveis de servir.

Onde estão as portas que interessam? A porta da cozinha bate, as casas de banho têm um fluxo constante, as saídas de emergência têm de ficar desimpedidas. Ninguém quer um lugar ao pé de nenhuma delas, e alguém tem de o ter: decidam quem, em vez de descobrirem na própria noite.

Redesenhem-na vocês

A coisa mais útil que podem fazer com a planta de um espaço é reconstruí-la. Ponham as paredes, os pilares, o bar, a pista de dança e a entrada, e depois coloquem as vossas mesas dentro dessa forma.

É exatamente para isso que serve o editor de plantas do The Table Plan. Colocam paredes, pilares, a pista, o palco, o bar, a entrada, a mesa do bolo e a das prendas, e tudo o mais que o salão tenha, e depois arrastam as vossas mesas à volta. Depois de o salão estar desenhado, a planta consegue dizer-vos que mesas têm alguma coisa entre elas e a mesa dos noivos, e até que cadeiras em concreto, porque uma mesa redonda ao lado de um pilar costuma ter o centro livre e três cadeiras atrás.

Também ficam a saber logo se o vosso número de convidados cabe mesmo. Um salão de 120 no papel e um salão de 120 com os vossos tamanhos de mesa, a vossa pista e a vossa banda nem sempre são o mesmo salão.

Levem o desenho ao espaço

Imprimam a vossa versão e percorram o salão com ela. Dez minutos de pé no espaço corrigem coisas que planta nenhuma mostra: que canto é frio, para onde apontam as colunas de som, que porta a equipa usa mesmo, se aquele "pilar" é uma coluna estrutural ou um decorativo ao lado do qual poderiam sentar alguém.

Marquem as correções na folha impressa e atualizem a planta quando chegarem a casa. O desenho é um ponto de partida, e o salão é a verdade.

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Prontos para reconstruir a planta do vosso espaço? Comecem a vossa planta de mesas e ponham hoje a primeira mesa.

Assim que souberem ler a planta, as duas decisões que ela impõe são quantas pessoas cabem em cada mesa e que forma devem ter essas mesas. Ambas são tratadas em quantos convidados por mesa num casamento e mesas redondas ou compridas num casamento.