Gasten plaatsen die het makkelijker nodig hebben
Waar je gasten zet die een rolstoel gebruiken, langzaam lopen, slecht horen of vroeg weg moeten, en wat je de locatie vertelt voordat ze er zijn.
Ergens op je gastenlijst staat een grootouder die niet ver loopt, een oom die aan één kant bijna al zijn gehoor kwijt is, en een vriendin van 7 maanden zwanger die weg wil voordat er gedanst wordt. Sommigen vertellen je wat ze nodig hebben. Anderen willen op jouw trouwdag geen gedoe maken, en juist daarom loont het om te vragen in plaats van af te wachten.
Ze doen niet moeilijk. Niemand wil de gast zijn om wie het stel een tafel heeft verzet.
Dit is dus een van de weinige delen van een tafelindeling die je moet uitzoeken zonder dat erom gevraagd wordt.
Aan wie je moet denken
Loop je lijst langs en markeer iedereen op wie een van deze punten past. Het kost ongeveer 10 minuten en dat is het hele werk.
- Gebruikt een rolstoel, rollator of stok. Heeft een route naar binnen en naar buiten nodig die niet tussen twee stoelleuningen door loopt.
- Loopt langzaam of raakt snel vermoeid. De afstand tot de deur, de bar en het toilet telt zwaarder dan het uitzicht.
- Hoort slecht. Het probleem zijn harde speakers, een live band en een harde vloer, niet de stoel.
- Is slechtziend. Een gelijkblijvende route telt zwaarder dan een korte.
- Is zwanger of heeft een kleine baby. Wil een uitgang die niet over de dansvloer loopt.
- Gaat waarschijnlijk vroeg weg. Voor een taxi om 21.00 uur zouden geen 12 mensen hoeven op te staan.
- Heeft een begeleider of verzorger bij zich. Ze horen bij elkaar. Zet ze als één geheel.
Waar ze echt horen
Bij de deur waar ze door binnenkwamen, niet bij de dichtstbijzijnde deur. Locaties hebben vaak een dienstdeur die dichterbij is en op slot zit.
Aan het uiteinde van een tafel, of aan de buitenkant van de zaal. Beide betekenen dat iemand naar buiten kan zonder aan wie dan ook te vragen op te staan.
Weg van de speakers, en nooit er recht onder. Iemand met gehoorverlies aan de tafel het dichtst bij de band brengt de avond door met knikken naar dingen die hij niet heeft verstaan. Staan de speakers niet op je plattegrond, vraag dan waar ze komen. Het is het nuttigste dat je over een zaal kunt weten en precies wat locaties vergeten te melden.
Bij mensen die ze kunnen verstaan. Een rustiger hoek is meer waard dan een goed uitzicht. Wie het gesprek aan zijn eigen tafel niet kan volgen, heeft een mooie plek en een lange avond gekregen.
Niet aan de eretafel alleen omdat het familie is. De eretafel is vaak het verst van de deur, het dichtst bij de speakers en het lastigst om te verlaten. Als een grootouder zich prettiger zou voelen aan tafel 2, is dat geen degradatie.
Wat de locatie van jou moet horen
De zaal wordt opgezet voordat jij aankomt, meestal die ochtend, door mensen die je gasten nooit hebben ontmoet. Waar zij mee uit de voeten kunnen is concreet en saai.
Vertel ze:
- hoeveel gasten drempelloos bij hun plek moeten kunnen komen, en om welke tafels dat gaat;
- of een van die gasten een rolstoel gebruikt, want een rolstoel vraagt om ruimte die aan tafel wordt opengelaten en niet om een stoel die op de dag zelf wordt weggetrokken, en jouw locatie kent de maat waarmee ze werkt;
- welke tafels het dichtst bij de deur moeten staan;
- welke kant de speakers liever niet op moeten staan;
- of iemand een stoel zonder armleuningen nodig heeft, wat een echt punt is en steevast over het hoofd wordt gezien.
Je hoeft niet uit te leggen waarom, en je zou niemands aandoening aan een vreemde hoeven noemen. "Tafel 4 heeft drempelloze toegang nodig en ruimte voor een rolstoel" is genoeg, en het houdt het detail bij jou in plaats van bij de locatie.
Het stuk waar niemand op plant
Vraag de locatie waar het aangepaste toilet is voordat je de indeling vastzet, niet erna. Zit het achter de bar, of achter een drempel, of aan de andere kant van het gebouw, dan verandert dat aan welke tafel iemand hoort, en het is een vraag van 2 minuten die alleen vervelend wordt als je hem tot de dag zelf laat liggen.
Elk van deze aantekeningen moet op de dag zelf bij iemand terechtkomen, en dat is het werk van de overdracht. Wat elke leverancier echt nodig heeft staat in wat je leveranciers nodig hebben uit de tafelindeling.