Hva leverandørene deres trenger fra bordplanen
Hva lokalet, cateringen og trykkeriet faktisk får ut av en ferdig plan, hvilke måltider som telles, og spørsmålene det er verdt å stille hver av dem.
På et tidspunkt slutter bordplanen å være deres og blir til 3 dokumenter som andre jobber ut fra. Lokalet rigger rommet etter det ene, cateringen teller etter det neste, og trykkeriet setter navn etter det tredje. Hvis de 3 er uenige, finner dere det ut på dagen.
Her er hva hver av dem bruker den til, og hva det er verdt å spørre om før dere sender noe som helst.
Vi kan ikke si dere hva leverandørene deres krever
Det er verdt å si rett ut, for mye bryllupsråd rekker dere en skråsikker liste.
Kortstørrelser, tallerkenantall, varslingsfrister og filformater bestemmes av den bedriften dere har leid inn, og de varierer. Vi har aldri sett kjøkkenet til cateringen deres eller pressen til trykkeriet deres. Alt som sto her som «caterere trenger X», ville vært en gjetning forkledd som en standard, og dere ville oppdaget at den var feil akkurat når det gjaldt.
Det som følger er derfor hva en bordplan INNEHOLDER, og spørsmålene som gir dere deres svar i stedet for vårt.
Lokalet
De rigger et rom. Det de handler ut fra, er formen på det: hvor mange bord, hvilken form, hvor de skal stå, og hvilken vei hovedbordet vender.
En plantegning de kan holde i hånden, er mer verdt enn en beskrivelse. Nummererte bord betyr mer enn navngitte, for om morgenen leter ingen etter «Verona».
Verdt å spørre om: hvor sent oppsettet kan endres, om numrene på planen deres stemmer med dem de bruker, og hvor høyttalerne og det tilgjengelige toalettet er.
Cateringen
De teller tallerkener, og tallet må stemme med en navneliste, ellers går noen tomhendt.
Det som går galt her, er ikke totalen. Det er måltidene ingen fikk skrevet opp: fotografen, bandet, videografen, et barn med mindre porsjon, en ledsager som kommer med en gjest. Noen av dem sitter ved et bord, andre gjør det ikke, og noen spiser på et annet tidspunkt.
Lag én liste over hver eneste person som spiser, enten de har en plass eller ikke. Det er tallet cateringen trenger, og det er nesten aldri det samme som gjesteantallet deres.
Kosthensyn må nå fram til dem festet til en plass, ikke som et løsrevet notat. «3 vegetarianere» er ikke til å handle etter under serveringen. «Bord 6, plass 2, vegetarianer» er det.
Verdt å spørre om: når de trenger de endelige tallene, hva som skjer hvis noe flytter seg etterpå, om leverandørmåltider faktureres annerledes, og hvordan de vil ha kosthensynene satt opp.
Trykkeriet
De trykker navn, og et navn som er feil, er feil permanent og offentlig.
De trenger navnene nøyaktig slik dere vil at de skal leses, også de dere med vilje staver annerledes. Send listen dere faktisk har, ikke en renskrevet utgave, for det er renskrivingen feilene kommer fra.
Les korrektur før det går i trykken, høyt, sammen med noen som kjenner familien.
Verdt å spørre om: fristen deres, hva et opptrykk koster, og hvilket format de vil ha listen i.
Send samme versjon til alle 3
Den vanligste feilen er ikke et galt dokument. Det er 3 riktige dokumenter fra tre forskjellige ettermiddager.
Eksporter dem sammen, samme dag, etter den siste endringen dere regner med å gjøre. Flytter noe seg etterpå, send alle 3 på nytt i stedet for den dere tror er berørt, for den dere tror er berørt, er som regel ikke den eneste.
Hva som går til hver av de tre, står i overleveringspakken.
Leverandører bruker ordene ulikt, og forskjellen betyr noe når dere bestiller: tavle, bordplan og bordkort gjør rede for hva som er hva.