Qué necesitan tus proveedores del plano de mesas
Qué reciben de verdad el espacio, el catering y la imprenta de un plano terminado, qué comidas se cuentan y las preguntas que vale la pena hacer a cada uno.
En algún momento el plano de mesas deja de ser tuyo y se convierte en 3 documentos con los que trabajan otras personas. El espacio monta el salón con uno, el catering cuenta con otro y la imprenta imprime nombres con un tercero. Si esos 3 no coinciden, te enteras el mismo día.
Esto es lo que cada uno hace con él, y lo que vale la pena preguntar antes de enviar nada.
No podemos decirte qué exigen tus proveedores
Conviene decirlo claro, porque muchos consejos de bodas te entregarán una lista con mucha seguridad.
Los tamaños de tarjeta, el número de platos, los plazos de aviso y los formatos de archivo los fija el negocio concreto que contrataste, y varían. No hemos visto la cocina de tu catering ni la máquina de tu imprenta. Cualquier cosa escrita aquí como «los caterings necesitan X» sería una suposición disfrazada de norma, y descubrirías que estaba mal justo cuando importaba.
Así que lo que sigue es lo que CONTIENE un plano de mesas, y las preguntas que te dan su respuesta en lugar de la nuestra.
El espacio
Están montando un salón. Sobre lo que actúan es su forma: cuántas mesas, de qué forma, dónde van y hacia dónde mira la mesa presidencial.
Un plano que puedan tener en la mano vale más que una descripción. Las mesas numeradas importan más que las nombradas, porque por la mañana nadie está buscando «Verona».
Vale la pena preguntar: hasta cuándo puede cambiar la disposición, si los números de tu plano coinciden con los que ellos usan, y dónde están los altavoces y el aseo adaptado.
El catering
Están contando platos, y la cuenta tiene que cuadrar con una lista de nombres o alguien se queda sin comer.
Lo que sale mal aquí no es el total. Son las comidas que nadie puso en la lista: el fotógrafo, el grupo, el videógrafo, un niño con una ración más pequeña, un acompañante que viene con un invitado. Algunas de esas personas están en una mesa, otras no, y algunas comen a otra hora.
Haz una sola lista de todas las personas que comen, tengan o no un sitio. Ese es el número que el catering necesita, y casi nunca coincide con tu número de invitados.
Las necesidades alimentarias tienen que llegarles unidas a un sitio, no como una nota aparte. «3 vegetarianos» no sirve durante el servicio. «Mesa 6, asiento 2, vegetariano» sí.
Vale la pena preguntar: cuándo necesitan los números definitivos, qué pasa si cambian después, si las comidas de proveedores se cobran distinto, y cómo quieren que les des las dietas.
La imprenta
Están imprimiendo nombres, y un nombre mal escrito está mal para siempre y en público.
Necesitan los nombres exactamente como quieres que se lean, incluidos los que escribes de otra manera a propósito. Envía la lista que realmente tienes, no una versión reescrita, porque de reescribir es de donde salen los errores.
Revísala antes de imprimir, en voz alta, con alguien que conozca a la familia.
Vale la pena preguntar: su fecha límite, cuánto cuesta una reimpresión, y en qué formato quieren la lista.
Envía la misma versión a los 3
El fallo más común no es un documento equivocado. Son 3 documentos correctos de tres tardes distintas.
Expórtalos juntos, el mismo día, después del último cambio que esperes hacer. Si algo se mueve después, reenvía los 3 en lugar del que crees afectado, porque el que crees afectado no suele ser el único.
Lo que va a cada uno de los tres está detallado en el dosier de entrega.
Los proveedores usan las palabras de forma distinta, y la diferencia importa al encargar: panel, plano de mesas y tarjetas de sitio aclara cuál es cuál.