Sentar a invitados que necesitan más facilidad

En algún punto de tu lista de invitados hay un abuelo que no camina mucho, un tío que ha perdido casi todo el oído de un lado y una amiga de 7 meses de embarazo que querrá irse antes del baile. Algunos te dirán qué necesitan. Otros no querrán dar la lata el día de tu boda, y por eso conviene preguntar en lugar de esperar a que te lo cuenten.

No están siendo complicados. Nadie quiere ser el invitado que hizo mover una mesa a los novios.

Así que esta es una de las pocas partes de un plano de mesas que tienes que resolver sin que nadie te lo pida.

En quién pensar

Repasa tu lista y marca a cualquiera que encaje en uno de estos casos. Lleva unos 10 minutos y es todo el trabajo.

• Usa silla de ruedas, andador o bastón. Necesita una ruta de entrada y salida que no pase entre dos respaldos.
• Camina despacio o se cansa rápido. La distancia a la puerta, a la barra y a los aseos importa más que las vistas.
• No oye bien. El problema son los altavoces altos, un grupo en directo y un suelo duro, no el asiento.
• Tiene discapacidad visual. Un recorrido constante importa más que uno corto.
• Está embarazada o tiene un bebé pequeño. Quiere una salida que no cruce la pista de baile.
• Es probable que se vaya pronto. Un taxi a las 21:00 no debería obligar a 12 personas a levantarse.
• Viene con un acompañante o cuidador. Son una pareja. Siéntalos como una unidad.

Dónde van en realidad

Cerca de la puerta por la que entraron, no de la puerta más cercana. Los espacios suelen tener una puerta de servicio que está más cerca y cerrada con llave.

En la punta de una mesa, o en el lado exterior del salón. Ambas cosas significan que alguien puede salir sin pedirle a nadie que se mueva.

Lejos de los altavoces, y nunca justo debajo. Alguien con pérdida auditiva en la mesa más cercana al grupo pasará la noche asintiendo a cosas que no ha captado. Si los altavoces no están marcados en tu plano, pregunta dónde estarán. Es lo más útil que se puede saber de un salón y es justo lo que los espacios se olvidan de mencionar.

Con gente a la que pueda oír. Un rincón más tranquilo vale más que unas buenas vistas. A quien no puede seguir la conversación de su mesa le has dado un asiento bonito y una noche larga.

No en la mesa presidencial solo por ser familia. La mesa presidencial suele ser la más alejada de la puerta, la más cercana a los altavoces y la más difícil de abandonar. Si un abuelo estaría más cómodo en la mesa 2, eso no es una degradación.

Qué necesita oír el espacio de tu parte

El salón se monta antes de que llegues, normalmente esa misma mañana, por gente que no ha conocido a tus invitados. Lo que pueden aplicar es concreto y aburrido.

Diles:

• cuántos invitados necesitan acceso sin escalones hasta su sitio, y de qué mesas se trata;
• si alguno de esos invitados usa silla de ruedas, porque una silla de ruedas necesita un hueco dejado en la mesa y no una silla retirada el mismo día, y tu espacio ya sabe el hueco con el que trabaja;
• qué mesas deben quedar más cerca de la puerta;
• hacia dónde preferirías que no apuntaran los altavoces;
• si alguien necesita una silla sin brazos, que es una necesidad real y se pasa por alto constantemente.

No hace falta que expliques por qué, ni deberías tener que nombrar la condición de nadie ante un desconocido. «La mesa 4 necesita acceso sin escalones y sitio para una silla de ruedas» basta, y mantiene el detalle contigo en lugar de con el espacio.

La parte que nadie planifica

Pregunta al espacio dónde está el aseo adaptado antes de cerrar el plano, no después. Si está al otro lado de la barra, o hay un escalón, o está en la otra punta del edificio, eso cambia en qué mesa debería estar alguien, y es una pregunta de 2 minutos que solo se vuelve incómoda si la dejas para el día.

Cada una de estas notas tiene que llegarle a alguien el mismo día, y de eso se ocupa la entrega. Lo que cada proveedor necesita de verdad está en qué necesitan tus proveedores del plano de mesas.