Was Ihre Dienstleister aus dem Sitzplan brauchen
Was Location, Catering und Druckerei aus einem fertigen Plan tatsächlich bekommen, welche Essen gezählt werden und welche Fragen sich bei jedem lohnen.
Irgendwann hört der Sitzplan auf, Ihrer zu sein, und wird zu 3 Dokumenten, mit denen andere arbeiten. Die Location stellt den Raum nach dem einen, das Catering zählt nach dem nächsten, und die Druckerei setzt Namen nach dem dritten. Widersprechen sich diese 3, merken Sie es am Tag selbst.
Das Folgende ist, was jeder damit macht, und was sich zu fragen lohnt, bevor Sie irgendetwas verschicken.
Wir können Ihnen nicht sagen, was Ihre Dienstleister verlangen
Das sei klar gesagt, denn viele Hochzeitsratgeber halten Ihnen eine selbstbewusste Liste hin.
Kartenformate, Tellerzahlen, Vorlaufzeiten und Dateiformate legt der Betrieb fest, den Sie beauftragt haben, und sie sind unterschiedlich. Wir haben die Küche Ihres Caterings und die Presse Ihrer Druckerei nie gesehen. Alles, was hier als „Caterer brauchen X" stünde, wäre eine als Standard verkleidete Vermutung, und Sie würden genau dann merken, dass sie falsch ist, wenn es darauf ankommt.
Was folgt, ist deshalb, was ein Sitzplan ENTHÄLT, und die Fragen, die Ihnen deren Antwort geben statt unserer.
Die Location
Sie stellen einen Raum. Was sie umsetzen, ist dessen Form: wie viele Tische, welche Form, wohin sie kommen und in welche Richtung der Ehrentisch zeigt.
Ein Raumplan, den sie in der Hand halten können, ist mehr wert als eine Beschreibung. Nummerierte Tische zählen mehr als benannte, denn am Morgen sucht niemand nach „Verona".
Fragen Sie: bis wann sich die Anordnung noch ändern darf, ob die Nummern auf Ihrem Plan denen entsprechen, die sie verwenden, und wo Lautsprecher und barrierefreie Toilette sind.
Das Catering
Sie zählen Teller, und die Zahl muss sich mit einer Namensliste decken, sonst geht jemand leer aus.
Was hier schiefgeht, ist nicht die Gesamtzahl. Es sind die Essen, die niemand auf die Liste gesetzt hat: der Fotograf, die Band, der Videofilmer, ein Kind mit kleinerer Portion, eine Begleitperson, die mit einem Gast kommt. Manche davon sitzen an einem Tisch, manche nicht, und manche essen zu einer anderen Zeit.
Machen Sie eine einzige Liste aller Menschen, die essen, ob sie einen Platz haben oder nicht. Das ist die Zahl, die das Catering braucht, und sie stimmt fast nie mit Ihrer Gästezahl überein.
Ernährungsangaben müssen sie an einem Platz hängend erreichen, nicht als getrennte Notiz. „3 Vegetarier" ist im Service nicht umsetzbar. „Tisch 6, Platz 2, vegetarisch" schon.
Fragen Sie: wann sie die endgültigen Zahlen brauchen, was passiert, wenn sich danach etwas ändert, ob Dienstleisteressen anders berechnet werden, und wie sie die Ernährungsangaben aufbereitet haben wollen.
Die Druckerei
Sie drucken Namen, und ein falscher Name ist dauerhaft und öffentlich falsch.
Sie brauchen die Namen genau so, wie sie gelesen werden sollen, auch die, die Sie absichtlich anders schreiben. Schicken Sie die Liste, die Sie tatsächlich führen, nicht eine abgetippte Fassung, denn aus dem Abtippen kommen die Fehler.
Lesen Sie vor dem Druck Korrektur, laut, mit jemandem, der die Familie kennt.
Fragen Sie: ihren Stichtag, was ein Nachdruck kostet, und in welchem Format sie die Liste wollen.
Schicken Sie allen 3 dieselbe Fassung
Der häufigste Fehler ist nicht ein falsches Dokument. Es sind 3 richtige Dokumente von drei verschiedenen Nachmittagen.
Exportieren Sie sie zusammen, am selben Tag, nach der letzten Änderung, die Sie erwarten. Ändert sich danach etwas, schicken Sie alle 3 erneut statt nur das, von dem Sie glauben, es sei betroffen, denn das ist meist nicht das einzige.
Was an jeden der drei geht, steht im Übergabepaket.
Dienstleister verwenden die Wörter unterschiedlich, und beim Bestellen macht der Unterschied etwas aus: Tafel, Sitzplan und Platzkarten ordnet das.