Vad era leverantörer behöver ur bordsplaceringen
Vad lokalen, cateringen och tryckeriet faktiskt får ut av en färdig placering, vilka måltider som räknas, och frågorna det är värt att ställa var och en.
Vid någon punkt slutar bordsplaceringen att vara er och blir 3 dokument som andra arbetar utifrån. Lokalen ställer i ordning rummet efter det ena, cateringen räknar efter det andra, och tryckeriet sätter namn efter det tredje. Om de 3 säger emot varandra märker ni det på dagen.
Det här är vad var och en av dem gör med den, och vad det är värt att fråga innan ni skickar något alls.
Vi kan inte säga vad era leverantörer kräver
Det är värt att säga rakt ut, för en hel del bröllopsråd räcker er en tvärsäker lista.
Kortstorlekar, antal tallrikar, varseltider och filformat bestäms av det företag ni anlitat, och de varierar. Vi har aldrig sett er caterings kök eller ert tryckeris press. Allt som stod här som "caterare behöver X" vore en gissning utklädd till standard, och ni skulle upptäcka att den var fel precis när det gällde.
Det som följer är därför vad en bordsplacering INNEHÅLLER, och frågorna som ger er deras svar i stället för vårt.
Lokalen
De ställer i ordning ett rum. Det de agerar på är dess form: hur många bord, vilken form, var de ska stå, och åt vilket håll honnörsbordet är vänt.
En planritning de kan hålla i handen är värd mer än en beskrivning. Numrerade bord betyder mer än namngivna, för på morgonen letar ingen efter "Verona".
Värt att fråga: hur sent uppställningen kan ändras, om numren på er placering stämmer med dem de använder, och var högtalarna och den tillgängliga toaletten finns.
Cateringen
De räknar tallrikar, och räkningen måste stämma mot en namnlista, annars blir någon utan.
Det som går fel här är inte summan. Det är måltiderna som ingen skrev upp: fotografen, bandet, videografen, ett barn med mindre portion, en ledsagare som kommer med en gäst. Några av dem sitter vid ett bord, andra inte, och några äter vid en annan tid.
Gör en enda lista över varje person som äter, oavsett om de har en plats. Det är siffran cateringen behöver, och den är nästan aldrig densamma som ert gästantal.
Kosthänsyn måste nå dem fästa vid en plats, inte som en fristående notering. "3 vegetarianer" går inte att agera på under serveringen. "Bord 6, plats 2, vegetarian" gör det.
Värt att fråga: när de behöver de slutgiltiga siffrorna, vad som händer om det ändras efter det, om leverantörsmåltider debiteras annorlunda, och hur de vill ha kosthänsynen uppställda.
Tryckeriet
De trycker namn, och ett namn som är fel är fel permanent och offentligt.
De behöver namnen exakt så som ni vill att de ska läsas, även de ni stavar annorlunda med flit. Skicka listan ni faktiskt har, inte en renskriven version, för det är renskrivningen felen kommer ifrån.
Korrekturläs innan det går i tryck, högt, tillsammans med någon som känner familjen.
Värt att fråga: deras sista dag, vad en omtryckning kostar, och i vilket format de vill ha listan.
Skicka samma version till alla 3
Det vanligaste felet är inte ett felaktigt dokument. Det är 3 riktiga dokument från tre olika eftermiddagar.
Exportera dem tillsammans, samma dag, efter den sista ändring ni räknar med att göra. Om något flyttar sig efteråt, skicka om alla 3 i stället för den ni tror berörs, för den ni tror berörs är oftast inte den enda.
Vad som går till var och en av de tre står i överlämningspaketet.
Leverantörer använder orden olika, och skillnaden spelar roll när ni beställer: tavla, placering och placeringskort reder ut vad som är vad.