Czego wasi dostawcy potrzebują z planu stołów
Co sala, catering i drukarnia naprawdę dostają z gotowego planu, które posiłki są liczone i o co warto zapytać każde z nich.
W pewnym momencie plan stołów przestaje być wasz i staje się 3 dokumentami, na których pracują inni. Sala ustawia pomieszczenie według jednego, catering liczy według drugiego, a drukarnia składa nazwiska według trzeciego. Jeśli te 3 się nie zgadzają, dowiadujecie się o tym w dniu wesela.
Oto co każde z nich z nim robi i o co warto zapytać, zanim cokolwiek wyślecie.
Nie możemy wam powiedzieć, czego wymagają wasi dostawcy
Warto powiedzieć to wprost, bo mnóstwo weselnych porad poda wam pewną siebie listę.
Rozmiary winietek, liczbę talerzy, terminy uprzedzenia i formaty plików ustala konkretna firma, którą wynajęliście, i różnią się one między sobą. Nigdy nie widzieliśmy kuchni waszego cateringu ani maszyny waszej drukarni. Cokolwiek napisalibyśmy tutaj w stylu „catering potrzebuje X", byłoby zgadywaniem przebranym za standard, a przekonalibyście się, że jest błędne dokładnie wtedy, gdy to ma znaczenie.
Dalej jest więc to, co plan stołów ZAWIERA, i pytania, które dają wam ich odpowiedź zamiast naszej.
Sala
Oni ustawiają pomieszczenie. Działają na podstawie jego kształtu: ile stołów, jakiego kształtu, gdzie stoją i w którą stronę zwrócony jest stół główny.
Rzut sali, który mogą wziąć do ręki, jest wart więcej niż opis. Numerowane stoły znaczą więcej niż nazwane, bo rano nikt nie szuka „Werony".
Warto zapytać: do kiedy układ może się zmienić, czy numery na waszym planie odpowiadają tym, których oni używają, i gdzie są głośniki oraz toaleta dla osób z niepełnosprawnościami.
Catering
Oni liczą talerze, a rachunek musi się zgadzać z listą nazwisk, bo inaczej ktoś zostanie bez jedzenia.
To, co się tu psuje, to nie suma. To posiłki, których nikt nie wpisał na listę: fotograf, zespół, operator, dziecko z mniejszą porcją, opiekun przybyły z gościem. Część z tych osób siedzi przy stole, część nie, a niektóre jedzą o innej porze.
Zróbcie jedną listę wszystkich osób, które jedzą, niezależnie od tego, czy mają miejsce. To jest liczba, której potrzebuje catering, i prawie nigdy nie jest tożsama z liczbą waszych gości.
Wymagania żywieniowe muszą do nich trafić przypięte do miejsca, a nie jako osobna notatka. „3 wegetarian" nie da się użyć przy wydawaniu. „Stół 6, miejsce 2, wegetarianin" już tak.
Warto zapytać: kiedy potrzebują ostatecznych liczb, co się stanie, jeśli coś się później zmieni, czy posiłki dla dostawców są rozliczane inaczej i w jakiej formie chcą dostać informacje o dietach.
Drukarnia
Oni drukują nazwiska, a nazwisko błędne jest błędne na stałe i publicznie.
Potrzebują nazwisk dokładnie w takiej formie, w jakiej mają być czytane, łącznie z tymi, które celowo zapisujecie inaczej. Wyślijcie listę, którą naprawdę prowadzicie, a nie przepisaną wersję, bo to z przepisywania biorą się błędy.
Sprawdźcie ją przed drukiem, na głos, z kimś, kto zna rodzinę.
Warto zapytać: o ich termin graniczny, ile kosztuje dodruk i w jakim formacie chcą listę.
Wyślijcie tę samą wersję wszystkim 3
Najczęstszą awarią nie jest zły dokument. To 3 dobre dokumenty z trzech różnych popołudni.
Wyeksportujcie je razem, tego samego dnia, po ostatniej zmianie, jakiej się spodziewacie. Jeśli coś się potem przesunie, wyślijcie ponownie wszystkie 3, a nie tylko ten, który waszym zdaniem tego dotyczy, bo ten, który waszym zdaniem tego dotyczy, zwykle nie jest jedyny.
Co trafia do każdego z trojga, opisuje pakiet przekazania.
Dostawcy używają tych słów w różny sposób, a przy zamawianiu różnica ma znaczenie: tablica, plan stołów i winietki porządkuje, co jest czym.