Sistemare gli invitati che hanno bisogno di più facilità

Da qualche parte nella tua lista c'è un nonno che non cammina a lungo, uno zio che ha perso quasi tutto l'udito da un lato, e un'amica al 7° mese che vorrà andarsene prima dei balli. Alcuni ti diranno di che cosa hanno bisogno. Altri non vorranno fare storie il giorno del tuo matrimonio, ed è proprio per questo che conviene chiedere invece di aspettare che te lo dicano.

Non stanno complicando le cose. Nessuno vuole essere l'invitato per cui gli sposi hanno spostato un tavolo.

Questa è quindi una delle poche parti di una disposizione che devi risolvere senza che nessuno te lo chieda.

A chi pensare

Scorri la lista e segna chiunque rientri in uno di questi casi. Ci vogliono circa 10 minuti ed è tutto il lavoro.

• Usa carrozzina, deambulatore o bastone. Ha bisogno di un percorso di entrata e uscita che non passi fra due schienali.
• Cammina piano o si stanca in fretta. La distanza dalla porta, dal bar e dai bagni conta più della vista.
• Non sente bene. Il problema sono le casse a volume alto, una band dal vivo e un pavimento duro, non il posto.
• Ha una disabilità visiva. Un percorso costante conta più di uno corto.
• È incinta, o ha un bambino piccolo. Vuole un'uscita che non attraversi la pista da ballo.
• Probabilmente andrà via presto. Per un taxi alle 21 non dovrebbero doversi alzare 12 persone.
• Ha con sé un accompagnatore. Sono una coppia. Sistemali come un'unica unità.

Dove vanno davvero

Vicino alla porta da cui sono entrati, non alla porta più vicina. Le sale hanno spesso una porta di servizio più vicina e chiusa a chiave.

A capotavola, o sul lato esterno della sala. Entrambe le cose vogliono dire che una persona può uscire senza chiedere a nessuno di spostarsi.

Lontano dalle casse, e mai direttamente sotto. Chi ha una perdita uditiva al tavolo più vicino alla band passerà la serata ad annuire a frasi che non ha colto. Se le casse non sono segnate sulla tua pianta, chiedi dove saranno. È la cosa più utile da sapere su una sala ed è quella che le sale si dimenticano di dire.

Con persone che riesce a sentire. Un angolo più tranquillo vale più di una bella vista. A chi non riesce a seguire la conversazione del proprio tavolo hai dato un bel posto e una lunga serata.

Non al tavolo degli sposi solo perché è famiglia. Il tavolo degli sposi è spesso il più lontano dalla porta, il più vicino alle casse e il più difficile da lasciare. Se un nonno starebbe più comodo al tavolo 2, non è una retrocessione.

Che cosa la sala deve sentirsi dire da te

L'ambiente viene allestito prima che tu arrivi, di solito la mattina stessa, da persone che non hanno mai incontrato i tuoi invitati. Ciò su cui possono agire è concreto e poco appariscente.

Di' loro:

• quanti invitati hanno bisogno di arrivare al proprio posto senza gradini, e di quali tavoli si tratta;
• se qualcuno di loro usa la carrozzina, perché una carrozzina richiede uno spazio lasciato libero al tavolo e non una sedia tolta il giorno stesso, e la tua sala conosce la misura con cui lavora;
• quali tavoli devono stare più vicini alla porta;
• verso dove preferiresti che le casse non fossero puntate;
• se qualcuno ha bisogno di una sedia senza braccioli, che è un'esigenza reale e viene regolarmente dimenticata.

Non devi spiegare perché, e non dovresti dover nominare la condizione di nessuno davanti a un estraneo. «Il tavolo 4 ha bisogno di accesso senza gradini e di spazio per una carrozzina» basta, e tiene il dettaglio con te invece che con la sala.

La parte che nessuno mette in conto

Chiedi alla sala dov'è il bagno accessibile prima di chiudere la pianta, non dopo. Se è oltre il bar, o dopo un gradino, o dall'altra parte dell'edificio, questo cambia a quale tavolo dovrebbe stare qualcuno, ed è una domanda da 2 minuti che diventa imbarazzante solo se la lasci al giorno stesso.

Ognuna di queste note deve arrivare a qualcuno il giorno stesso, ed è il compito della consegna. Che cosa serve davvero a ciascun fornitore è spiegato in che cosa serve ai tuoi fornitori dalla disposizione dei tavoli.