Ce dont vos prestataires ont besoin dans le plan de table
Ce que le lieu, le traiteur et l'imprimeur reçoivent réellement d'un plan terminé, quels repas sont comptés, et les questions à poser à chacun.
À un moment, le plan de table cesse d'être le vôtre et devient 3 documents sur lesquels d'autres travaillent. Le lieu installe la salle à partir de l'un, le traiteur compte à partir d'un autre, et l'imprimeur imprime des noms à partir d'un troisième. Si ces 3 documents divergent, vous le découvrez le jour J.
Voici ce que chacun en fait, et ce qu'il vaut la peine de demander avant d'envoyer quoi que ce soit.
Nous ne pouvons pas vous dire ce que vos prestataires exigent
Cela mérite d'être dit clairement, car bien des conseils de mariage vous tendront une liste péremptoire.
Les formats de cartons, le nombre d'assiettes, les délais de prévenance et les formats de fichier sont fixés par l'entreprise que vous avez engagée, et ils varient. Nous n'avons jamais vu la cuisine de votre traiteur ni les presses de votre imprimeur. Tout ce qui serait écrit ici sous la forme « les traiteurs ont besoin de X » serait une supposition déguisée en norme, et vous découvririez qu'elle est fausse au moment où cela compte.
Ce qui suit est donc ce que CONTIENT un plan de table, et les questions qui vous donnent leur réponse plutôt que la nôtre.
Le lieu de réception
Ils installent une salle. Ce sur quoi ils agissent, c'est sa forme : combien de tables, de quelle forme, où elles vont, et dans quel sens la table d'honneur est orientée.
Un plan de salle qu'ils peuvent tenir en main vaut mieux qu'une description. Des tables numérotées comptent davantage que des tables nommées, car le matin même personne ne cherche « Vérone ».
À demander : jusqu'à quand la disposition peut changer, si les numéros de votre plan correspondent à ceux qu'ils utilisent, et où se trouvent les enceintes et les toilettes accessibles.
Le traiteur
Ils comptent des assiettes, et le compte doit se réconcilier avec une liste de noms, sinon quelqu'un n'a rien.
Ce qui déraille ici, ce n'est pas le total. Ce sont les repas que personne n'a mis sur la liste : le photographe, l'orchestre, le vidéaste, un enfant avec une portion réduite, un accompagnant venu avec un invité. Certaines de ces personnes sont à une table, d'autres non, et certaines mangent à un autre moment.
Faites une seule liste de toutes les personnes qui mangent, qu'elles aient une place ou non. C'est le nombre dont le traiteur a besoin, et il est presque toujours différent de votre nombre d'invités.
Les régimes alimentaires doivent leur parvenir rattachés à une place, et non sous forme de note séparée. « 3 végétariens » n'est pas exploitable au service. « Table 6, place 2, végétarien » l'est.
À demander : quand ils ont besoin des effectifs définitifs, ce qui se passe si cela bouge après, si les repas des prestataires sont facturés différemment, et sous quelle forme ils veulent les régimes.
L'imprimeur
Ils impriment des noms, et un nom faux est faux définitivement et en public.
Ils ont besoin des noms exactement comme vous voulez qu'ils se lisent, y compris ceux que vous orthographiez autrement à dessein. Envoyez la liste que vous détenez réellement, et non une version resaisie, car c'est de la resaisie que viennent les erreurs.
Relisez avant impression, à voix haute, avec quelqu'un qui connaît la famille.
À demander : leur date limite, le coût d'une réimpression, et le format dans lequel ils veulent la liste.
Envoyez la même version aux 3
L'échec le plus courant n'est pas un document faux. Ce sont 3 documents justes, mais de trois après-midis différents.
Exportez-les ensemble, le même jour, après le dernier changement que vous prévoyez. Si quelque chose bouge ensuite, renvoyez les 3 plutôt que celui que vous croyez concerné, car celui que vous croyez concerné n'est en général pas le seul.
Ce qui va à chacun des trois est détaillé dans le dossier de passation.
Les prestataires emploient les mots différemment, et la différence compte au moment de commander : panneau, plan de table et cartons d'accueil explique ce qui est quoi.