Placer les invités qui ont besoin de plus de facilité

Quelque part sur votre liste d'invités, il y a un grand-parent qui ne marche pas loin, un oncle qui a perdu presque toute l'audition d'un côté, et une amie enceinte de 7 mois qui voudra partir avant les danses. Certains vous diront ce dont ils ont besoin. D'autres ne voudront pas faire d'histoires le jour de votre mariage, et c'est pour cela qu'il vaut mieux demander plutôt qu'attendre qu'on vous le dise.

Ils ne compliquent pas les choses. Personne ne veut être l'invité qui a fait déplacer une table.

C'est donc l'une des rares parties d'un plan de table que vous devez régler sans qu'on vous le demande.

À qui penser

Parcourez votre liste et marquez toute personne qui correspond à l'un de ces cas. Cela prend environ 10 minutes et c'est tout le travail.

• Utilise un fauteuil roulant, un déambulateur ou une canne. A besoin d'un chemin d'entrée et de sortie qui ne passe pas entre deux dossiers de chaise.
• Marche lentement ou se fatigue vite. La distance jusqu'à la porte, au bar et aux toilettes compte plus que la vue.
• Entend mal. Le problème, ce sont les enceintes fortes, un orchestre en direct et un sol dur, pas la chaise.
• A une déficience visuelle. Un trajet constant compte plus qu'un trajet court.
• Est enceinte, ou a un nourrisson. Veut une sortie qui ne traverse pas la piste de danse.
• Partira probablement tôt. Un taxi à 21 h ne devrait pas obliger 12 personnes à se lever.
• Est accompagnée d'un aidant. Ils forment un binôme. Placez-les comme une seule unité.

Où les placer vraiment

Près de la porte par laquelle ils sont entrés, pas de la porte la plus proche. Les lieux ont souvent une porte de service plus proche et fermée à clé.

En bout de table, ou du côté extérieur de la salle. Les deux permettent de sortir sans demander à quiconque de bouger.

Loin des enceintes, et jamais directement dessous. Une personne malentendante à la table la plus proche de l'orchestre passera la soirée à hocher la tête sur des phrases qu'elle n'a pas saisies. Si les enceintes ne figurent pas sur votre plan de salle, demandez où elles seront. C'est l'information la plus utile à connaître sur une salle, et c'est celle que les lieux oublient de mentionner.

Avec des gens qu'ils peuvent entendre. Un coin plus calme vaut mieux qu'une belle vue. Quelqu'un qui ne peut pas suivre la conversation de sa table a reçu une jolie place et une longue soirée.

Pas à la table d'honneur simplement parce que c'est de la famille. La table d'honneur est souvent la plus éloignée de la porte, la plus proche des enceintes et la plus difficile à quitter. Si un grand-parent serait plus à l'aise à la table 2, ce n'est pas une rétrogradation.

Ce que le lieu doit entendre de votre part

La salle est installée avant votre arrivée, en général le matin même, par des gens qui n'ont jamais rencontré vos invités. Ce sur quoi ils peuvent agir est précis et prosaïque.

Dites-leur :

• combien d'invités ont besoin d'un accès de plain-pied jusqu'à leur place, et de quelles tables il s'agit ;
• si l'un de ces invités utilise un fauteuil roulant, car un fauteuil demande un espace laissé libre à la table plutôt qu'une chaise retirée le jour même, et votre lieu connaît l'écart qu'il applique ;
• quelles tables doivent être les plus proches de la porte ;
• vers où vous préféreriez que les enceintes ne soient pas dirigées ;
• si quelqu'un a besoin d'une chaise sans accoudoirs, ce qui existe vraiment et passe souvent à la trappe.

Vous n'avez pas à expliquer pourquoi, et vous ne devriez pas avoir à nommer l'état de santé de quiconque devant un inconnu. « La table 4 a besoin d'un accès de plain-pied et de la place pour un fauteuil roulant » suffit, et cela garde le détail chez vous plutôt que chez le lieu.

Ce que personne ne prévoit

Demandez au lieu où se trouvent les toilettes accessibles avant de figer le plan, pas après. Si elles sont derrière le bar, ou après une marche, ou de l'autre côté du bâtiment, cela change la table à laquelle quelqu'un devrait être, et c'est une question de 2 minutes qui ne devient gênante que si vous la laissez pour le jour J.

Chacune de ces notes doit parvenir à quelqu'un le jour même, et c'est le rôle de la passation. Ce dont chaque prestataire a réellement besoin est détaillé dans ce dont vos prestataires ont besoin dans le plan de table.