Hvad jeres leverandører har brug for fra bordplanen
Hvad stedet, cateringen og trykkeriet faktisk får ud af en færdig plan, hvilke måltider der tælles med, og de spørgsmål der er værd at stille hver af dem.
På et tidspunkt holder bordplanen op med at være jeres og bliver til 3 dokumenter, som andre arbejder ud fra. Stedet stiller lokalet op efter det ene, cateringen tæller efter det næste, og trykkeriet sætter navne efter det tredje. Hvis de 3 er uenige, finder I ud af det på dagen.
Her er, hvad hver af dem bruger den til, og hvad der er værd at spørge om, før I sender noget som helst.
Vi kan ikke fortælle jer, hvad jeres leverandører kræver
Det er værd at sige lige ud, for masser af bryllupsrådgivning rækker jer en selvsikker liste.
Kortstørrelser, tallerkenantal, varsler og filformater fastsættes af den virksomhed, I har hyret, og de er forskellige. Vi har aldrig set jeres caterings køkken eller jeres trykkeris presse. Alt, der stod her som "caterere har brug for X", ville være et gæt forklædt som en standard, og I ville opdage, at det var forkert præcis når det gjaldt.
Det følgende er derfor, hvad en bordplan INDEHOLDER, og de spørgsmål der giver jer deres svar frem for vores.
Stedet
De stiller et lokale op. Det, de handler ud fra, er dets form: hvor mange borde, hvilken form, hvor de skal stå, og hvilken vej bordet for enden vender.
En plantegning, de kan holde i hånden, er mere værd end en beskrivelse. Nummererede borde betyder mere end navngivne, for om morgenen leder ingen efter "Verona".
Værd at spørge om: hvor sent opstillingen kan ændres, om numrene på jeres plan svarer til dem, de bruger, og hvor højttalerne og handicaptoilettet er.
Cateringen
De tæller tallerkener, og tallet skal stemme med en navneliste, ellers går nogen forgæves.
Det, der går galt her, er ikke totalen. Det er de måltider, ingen fik skrevet på listen: fotografen, bandet, videografen, et barn med en mindre portion, en ledsager der kommer med en gæst. Nogle af dem sidder ved et bord, andre gør ikke, og nogle spiser på et andet tidspunkt.
Lav én liste over hver eneste person, der spiser, uanset om de har en plads. Det er det tal, cateringen har brug for, og det er næsten aldrig det samme som jeres gæsteantal.
Kosthensyn skal nå frem til dem hæftet på en plads, ikke som en løsrevet note. "3 vegetarer" kan man ikke handle på under serveringen. "Bord 6, plads 2, vegetar" kan man.
Værd at spørge om: hvornår de skal have de endelige tal, hvad der sker, hvis det flytter sig bagefter, om leverandørmåltider afregnes anderledes, og hvordan de vil have kosthensynene stillet op.
Trykkeriet
De trykker navne, og et navn, der er forkert, er forkert permanent og offentligt.
De skal bruge navnene præcis, som I vil have dem læst, også dem I med vilje staver anderledes. Send den liste, I faktisk har, ikke en renskrevet udgave, for det er renskrivningen, fejlene kommer fra.
Læs korrektur, før det går i trykken, højt, sammen med en der kender familien.
Værd at spørge om: deres deadline, hvad et genoptryk koster, og hvilket format de vil have listen i.
Send den samme version til alle 3
Den mest almindelige fejl er ikke et forkert dokument. Det er 3 rigtige dokumenter fra tre forskellige eftermiddage.
Eksportér dem sammen, samme dag, efter den sidste ændring I regner med at lave. Flytter noget sig bagefter, så send alle 3 igen frem for den, I tror er berørt, for den, I tror er berørt, er som regel ikke den eneste.
Hvad der går til hver af de tre, står i overleveringspakken.
Leverandører bruger ordene forskelligt, og forskellen betyder noget, når I bestiller: tavle, bordplan og bordkort gør rede for, hvad der er hvad.